Belirsizlik nedeniyle yön duygumuzun kaybolduğu bir dönemden geçiyoruz. Toplum olarak, adını dahi anmak istemediğimiz küresel salgın, afet, savaş hâllerinin ekonomiye etkisini öngörmenin neredeyse olanaksız olduğu bir ortama uyum sağlamak için beceri kazanmaya çalışıyoruz. Öyle ki, birçok firma iş sürekliliğini sağlamak için oluşturdukları felaketten kurtulma planlarında, yaşadığımız Covid-19 pandemisi boyutunda bir virüs salgınının etkilerini doğal olarak dikkate almamış durumda. Çoğunlukla, hazırlıklar görece daha kısa süreli iş kayıplarına neden olabilecek doğal afetler ve sistemsel altyapı sorunlarına dönüktür ve küresel çapta sorunlar dikkate alınmamıştır.

Kriz ortamında rota belirlemek ve süreklilik sağlamak için, firmalar temel olarak üç farklı olgu üzerinde yoğunlaşmışlardır.

  • çalışanların ve ailelerinin hayatı ve sağlık koşulları
  • iş süreçleri ve finansal güçlüklerin üstesinden gelmek
  • iş ortaklıkları, müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin devamlılığını sağlayarak aktif iş süreçlerini yeniden yapılandırmak

Operasyonel Maliyetlerin Yönetimi ve Sürekli Değişen Mevzuat Konusunda Destek İhtiyacı

İş hayatındaki güncel gelişmelere baktığımızda, veriler bize belirli sektörlerin küresel salgın nedeniyle durma noktasına geldiğini, bazı organizasyonların ise artık varlıklarını sürdüremediklerini söylüyor. Faaliyetine devam eden işletmeler ise daha dayanıklı bir operasyon ve finansal yapılanma çabasıyla, likidite, fon sağlama, uzaktan çalışma, üretimin devamlılığını sağlama, operasyonel maliyetleri azaltma konusunda bir arayışa girdiler.

Salgın sürecinde yaşanan gelişmelere paralel olarak, çalışanların desteklenmesine yönelik yeni yasal düzenlemeler, işletmelerin mevzuat konusunda daha zengin ve doğru bilgiye ulaşma ihtiyacını ortaya çıkardı. Bu süreçte çalışma hayatında yaşanan olumsuzlukları bertaraf etmek için yürürlüğe giren fesih yasağı, kısa çalışma ödeneği gibi konuların yanında, İş Sağlığı ve Güvenliği alanında yapılması gerekenler ve devam eden Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyum gereksinimleri hem şirket yönetiminin hem de İnsan Kaynakları departmanlarının yükünü oldukça arttırdı.

Uzaktan Çalışma Biçiminde Artan Dış Kaynak Kullanımı İhtiyacı

Covid-19 salgını ile çeşitli kadroların uzaktan çalışmaya başlaması ve bu durumla birlikte ortaya çıkan operasyonel güçlükler, kurumlara önemli bir deneyim kazandırdı. Bu deneyim, gitgide karmaşık hâle gelen mevzuat konusundaki danışmanlık ihtiyaçları ile birleşince, firmalar bu alanda uzman bir kuruluş ile iş birliği yapma fikrine daha sıcak bakmaya başladılar. Dış Kaynak desteği arayışında yaygın görülen talep, ücret bordrosu hesaplama ve ilgili tüm süreçlerin (işe giriş, işten çıkış, banka ödeme listesi, raporlama gibi...) bir bordro hizmet tedarikçisi yürütülmesi (payroll outsource) alanında olmaktadır. Bu konuda ihtiyacın artmasının başlıca nedenleri aşağıdaki gibidir,

  • sürekli değişen mevzuatın yanlış uygulanması hâlinde oluşacak riskleri azaltmak.
  • Kişisel Verilerin Korunması konusunda daha güçlü bir alt yapı sunan sistemler üzerinde bordro hesaplanması ve gerektiğinde özlük bilgilerinin tutulması (özellikle saklama sürelerinin takibi ve veri güvenliği bakımından).
  • uzaktan çalışma döneminde daha dağınık yapılar yerine, tek bir sorumlu taraf ile iş birliği geliştirme ihtiyacı.
  • değişen takvimlere, yasal sürelere, sokağa çıkma yasaklarına uygun olarak; puantaj, ödeme ve bordro kapanış tarihlerine göre oluşturulacak esnek zaman çizelgeleri ile hızlı aksiyon alma.
  • yeni nesil self-service İnsan Kaynakları yazılımları ile ekip üyeleri arasında etkin bir iş birliği sağlamak.
  • yöneticilerin izin süreçlerini online olarak yönetebilmesi ve gelişmiş onay süreçlerinden yararlanma.
  • yeni yasalar, destek ve teşvikler sonucunda ortaya çıkan detaylı ve esnek rapor ihtiyaçları.
  • bordro outsource yöntemiyle elde edilen, global olarak ortalama kabul edilen %51 maliyet avantajı.
  • hem şirket yönetiminin hem de İnsan Kaynakları Departmanının gizlilikten ödün vermeden diğer iş süreçlerine odaklanmasının sağlanması yoluyla artan verimlilik.
  • ücret bordrosunun çalışan tarafından her ay ödeme öncesinde görüntülenebilmesi.
  • işe giriş ve işten çıkışların hızlı ve merkezî hâle getirilmesi.

Servis Sağlayıcının Operasyonel ve Teknolojik Kapasitesi Belirleyici Olacak

Yaşanan gelişmelerin mevcut bordro dış kaynak tedarikçilerinin hizmetlerine nasıl yansıdığı sorusu, teknolojik kapasite, gizlilik ve güvenlik açısından oldukça önem arz etmektedir. Koronavirüs Pandemisi öncesinde alt yapısına yatırım yapmayan ve süreçlerini tamamen dijitalleştiremeyen dış kaynak sağlayıcıları hem süreklilik hem de kişisel verilerin korunması konusunda önemli sıkıntılar yaşamaktadırlar.

Sonuç olarak kurumlar; ekonomik kriz, sokağa çıkma yasağı ve diğer kısıtlamaların yarattığı olumsuz koşullara, bulut tabanlı sistemler ve dijital hizmetler ile cevap verilebileceğini yaşayarak tecrübe ettiler. Bir organizasyonun bu birikimi, bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel bir şekilde süreçlerine yansıtması, önemli bir değişim gerektirmektedir. Bu noktada belirsizliklere karşı dirençli bir iş ortağının da geleneksel hizmet sunmanın ötesinde dijital çağın ihtiyaçlarına uygun hızlı, verimli ve kaliteli hizmet sağlayan bir organizasyon olması fark yaratacaktır.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.