1. Yabancı Resmî Belgelerin Türkiye'de Kullanılması

Yabancı devlet makamları tarafından hazırlanan resmî belgelerin Türkiye'de de resmî belge olarak kullanılabilmesi için belirli şartların gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu şartları ise HMK madde 244 ihtiva etmiş olup işbu madde,

'' (1) Yabancı devlet makamlarınca hazırlanan resmî belgelerin, Türkiye'de bu vasfı taşıması, belgenin verildiği devletin yetkili makamı veya ilgili Türk konsolosluk makamı tarafından onaylanmasına bağlıdır.

(2) Türkiye'nin taraf olduğu milletlerarası sözleşmelerin yabancı resmî belgelerin tasdiki ile ilgili hükümleri saklıdır.'' şeklindedir.

Buna göre; yabancı ülkenin yetkili makamları tarafından düzenlenen veya onaylanan resmî belgenin Türkiye'de geçerli olabilmesi için, verildiği devletin yetkili makamı veya ilgili Türk konsolosluk makamı tarafından onaylanması gerekmektedir. Onaylamanın ne şekil olacağı ise kanun koyucu tarafından ilgili ülkenin mevzuatına ve uluslararası sözleşmelere bırakılmıştır.

2. Apostille Şerhi

Yukarıda açıklanan tasdik usulü, gelişen uluslararası ilişkiler noktasında pratik görülmemiş olacak ki, 05.10.1961 tarihli 'Lahey Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi' Türkiye tarafından 08.05.1962 tarihinde imzalanmış olup, 3028 sayılı ve 20.06.1984 tarihli Kanun'la uygun bulunarak, 29.09.1985 tarihinde yayımlanmak suretiyle Türkiye açısından yürürlüğe girmiştir. Kısaca Apostille Sözleşmesi olarak bilinen bu sözleşme, çok taraflı bir uluslararası sözleşmedir. Bu sözleşme ile yukarıda açıklanan tasdik usulü kolaylaştırılmıştır. Apostille Şerhi ile sözleşmeye taraf olan devletlerin birinin ülkesinde düzenlenen resmî belge, sözleşmeye taraf diğer devletin ülkesinde kullanılabilir hale gelir.

Apostille Sözleşmesi'nin 3. maddesi,

''İmzanın doğruluğunun, belgeyi imzalayan kişinin sıfatının ve gerektiğinde, bu belge üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidi için zorunlu görülebilecek tek işlem 4'üncü maddede tanımlanan onay şerhinin belgenin verildiği Devlet yetkili makamınca bu belgeye konulmasından ibarettir.'' şeklindedir.

Bu hüküm uyarınca, HMK madde 224'te belirtilen ilgili Türk konsolosluk makamının onayı şartına gerek kalmamaktadır. Zira yabancı ülke tarafından verilen resmî belge, sadece yetkili makamın Apostille onayı ile Türkiye'de de geçerli olacaktır.

Ayrıca anılan maddenin devamı, "...Ancak yukarıdaki fıkrada belirtilen işleme uyulması, gerek belgenin kullanıldığı ülkede yürürlükte bulunan yasa, yönetmelik veya uygulamalarla, gerekse iki veya daha çok Akit Devlet arasındaki bir anlaşma ile böyle bir işlemin kaldırılmış, basitleştirilmiş veya onaydan tüm bağışık tutulmuş olması hallerinde istenemez." şeklinde düzenlenmiştir. O halde, taraf devletler daha sonra kendi aralarında Apostille Şerhinin aranmayacağına dair bir sözleşme akdederek bu usulü de basitleştirebilirler.

İlgili belge üzerinde birtakım hususların bulunması zorunludur. Bu hususların başında ''Convention de La Haye du 5 octobre 1961'' başlığının Fransızca yazılması gelir. Buna göre; yabancı ülke tarafından verilen resmî belge, belgenin verildiği ülkenin yetkili makamı tarafından Apostille Sözleşmesi'ne göre tasdik edilerek tasdik şerhinin yanına Fransızca, ''Convention de La Haye du 5 octobre 1961'' ibaresinin eklenmesi gerekmektedir. Diğer kısımların ise, yetkili makam tarafından kendi resmi dilinde yazılabilmesi mümkündür. Bundan başka zorunluluğu aranan hususlar ise sözleşmede:

  • Belgenin düzenlendiği ülke,
  • Belgeyi imzalayan kişi,
  • Belgeyi imzalayan kişinin sıfatı,
  • Belgedeki mühür/damganın ait olduğu makam,
  • Belgenin onaylandığı yer ve tarih,
  • Apostili düzenleyen makam,
  • Apostilin numarası,
  • Apostili düzenleyen makamın mühür veya kaşesi,
  • Yetkili kişinin imzası şeklinde sıralanmaktadır.

Apostille Sözleşmesi, ilgili resmî belgenin, sözleşen devletlerden birinin ülkesinde düzenlenmiş olması ve sözleşen diğer devlet ülkesinde kullanılması durumunda tatbik edilir. Sözleşmeye taraf olmayan devletler bakımından yukarıda bahsi geçen tasdik usulü uygulanacaktır. İşbu sözleşmenin kapsamında bulunan resmî belgeler ise sözleşmenin 1. maddesinde sayılmış olup,

"a) Savcı, zabıt kâtibi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dahil olmak üzere, Devletin bir yargı organına veya mahkemesine bağlı bir makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler,

b) İdarî belgeler,

c) Noter senetleri,

d) Kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmî makam ve noterlerce onaylanması gibi resmî beyanlar. "şeklindedir.

Yine işbu sözleşme kapsamına girmeyen yani apostillenemeyen resmî belgeler ise ilgili maddenin devamında sınırlı olarak sayılmıştır. Bu belgeler ise:

"a) Diplomasi veya konsolosluk memurları tarafından düzenlenmiş belgelerle,

b) Ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan doğruya ilgili olan idarî belgelere, uygulanmaz.'' şeklinde düzenlenen hükmün devamında görülmektedir.

O halde sayılan bu belgeler haricinde tüm resmî belgelerin taraf devletlerin ülkesinde de resmî belge sayılabilmesi için Apostille şerhinin eklenmesi gerekecektir.

Apostille şerhini vermeye yetkili makamlar; adli nitelikteki belgeler için Ağır Ceza Mahkemesi kurulmuş olan yerlerde Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları, idari nitelikteki belgeler için ise valiliklerdir.

Üzerinde durulması gereken son husus ise onay işleminin kapsamının; ilgili resmî belgedeki imzanın doğruluğu, imzayı atan kişinin sıfatı ve belgenin üzerindeki mühür veya damganın aslı ile aynı olduğunun teyidinden ibaret olmasıdır.

3. Apostille Sözleşmesi'ne Taraf Olmayan Ülkeler Bakımından Vekaletnamenin İncelenmesi

Apostille Sözleşmesi'ne taraf olmayan yabancı bir ülkede düzenlenen vekaletnamenin Türkiye'de de geçerli olabilmesi için, yukarıda bahsi geçen HMK madde 244'ün yanı sıra Noterlik Kanunu'nun 195. maddesindeki düzenlemenin de işletilmesi gerekmektedir. Noterlik Kanunu'nun anılan hükmü ise,

"Yabancı memleketlerde usulü uyarınca yapılan noterlik işlemlerinin altındaki o memleketin yetkili merciinin imza ve mühürü, konsolos tarafından onanır. Özel kanun hükümleri saklıdır." şeklindedir.

O halde sözleşmeye taraf olmayan yabancı ülkenin mevzuatına uygun düzenlenen vekaletnamenin; ilgili noterin bağlı bulunduğu resmi makam tarafından imzalanıp mühürlenmesi, bu imza ve mührün ise o yerdeki Türk konsolosluğu tarafından tasdik edilmesi gerekmektedir. Ancak bu işlemlerden sonra vekaletname ile işlem yapılabilecektir.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.