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9 September 2024

CONVINUS Global Mobility Alert - Week 36.2024

C
CONVINUS

Contributor

CONVINUS is since 2002 the leading specialist in the field of cross-border employment, international employee assignments, and is the only global mobility provider in Switzerland with a comprehensive range of services. Benefit from our unique combination of professionalism and expert know-how as well as the high level of commitment and involvement for clients.
With effect from September 1, 2024, the Walloon Region has significantly relaxed the regulations for work permits.
Worldwide Immigration

Belgium: Changes to immigration policy for foreign workers in the Walloon Region

With effect from September 1, 2024, the Walloon Region has significantly relaxed the regulations for work permits.

Below you will find the most important changes:

  • New work permit exemptions
  • Greater flexibility for low or medium-skilled foreign worker
  • Relaxed requirements for applying for an EU Blue Card, including shorter contract periods, relaxed rules for changing employers and new ways to gain work experience for applicants in the information technology sector

and

  • New pathways to work experience for intracorporate transferee EU permit holders and highly skilled individual permit holders.

Belgien: Änderungen der Einwanderungspolitik für ausländische Arbeitnehmer in der Region Wallonien

Mit Wirkung vom 1. September 2024 hat die Region Wallonien die Vorschriften für Arbeitsbewilligungen erheblich gelockert.

Nachfolgend finden sie die wichtigsten Änderungen:

  • Neue Ausnahmen bezüglich Arbeitsbewilligungen
  • Grössere Flexibilität für gering oder mittel qualifizierte ausländische Arbeitnehmer
  • Gelockerte Anforderungen für die Beantragung einer Blauen Karte EU, einschliesslich kürzerer Vertragslaufzeiten, gelockerte Regeln für den Wechsel des Arbeitgebers und neue Wege zur Erlangung von Berufserfahrung für Bewerber im Bereich der Informationstechnologie

und

  • Neue Wege zur Erlangung von Berufserfahrung für Inhaber einer EU-Genehmigung für unternehmensinterne Transferees und Inhaber einer Einzelgenehmigung für Hochqualifizierte.

EU / Schengen Staates: Start of the entry/exit system for short-term travelers in the Schengen countries

On November 10, 2024, all Schengen countries will start using the automatic entry and exit system (EES). This digital system will largely replace passport stamps throughout Europe. However, with the exception of Cyprus and Ireland, where passports will continue to be stamped manually.

The new system will help to identify overstayers, improve security and promote the exchange of information between European authorities in real time.

The EES is an automated IT system for the registration of non-EU citizens traveling within a period of 180 days up to 90 days when crossing the external borders of one of the following European countries using the system.

EU / Schengenstaaten: Start des Einreise-/Ausreisesystems für Kurzzeitreisende in den Schengen - Länder

Am 10. November 2024 werden alle Schengen-Länder mit dem automatischen Ein- und Ausreisesystem (EES) beginnen. Dieses digitale System wird den Passstempel in ganz Europa weitgehend ersetzen. Allerdings mit Ausnahme von Zypern und Irland, denn dort werden die Pässe auch weiterhin manuell abgestempelt.

Das neue System wird dazu beitragen, «Overstayer» zu identifizieren, die Sicherheit zu verbessern und den Informationsaustausch zwischen den europäischen Behörden in Echtzeit zu fördern.

Das EES ist ein automatisiertes IT-System zur Registrierung von Nicht-EU-Bürgern, die innerhalb eines Zeitraums von 180 Tagen bis zu 90 Tage reisen, wenn sie die Aussengrenzen eines der folgenden europäischen Länder überqueren, die das System nutzen.

Indonesia: MPox declaration form required for all entrants

All inbound travelers (foreign nationals and residents of Indonesia) arriving in Indonesia are now required to submit an online health declaration form to be tested for the MPox virus. Travelers must complete the form before boarding a flight from their country of departure. International travelers who do not submit the form online will have to complete it upon arrival in Indonesia, which may cause delays at immigration and check-out at the airport.

Indonesien: MPox-Erklärungsformular für alle Einreisende erforderlich

Alle Einreisenden (ausländische Staatsangehörige und Einwohner Indonesiens), die in Indonesien ankommen, müssen ab sofort ein Online-Formular zur Gesundheitserklärung einreichen, um sich auf das MPox-Virus untersuchen zu lassen. Die Reisenden müssen das Formular ausfüllen, bevor sie einen Flug aus ihrem Abflugland antreten. Internationale Reisende, die das Formular nicht online einreichen, müssen es bei der Ankunft in Indonesien ausfüllen, was zu Verzögerungen bei der Einreise und beim Check-out am Flughafen führen kann.

SERIES - Selected withholding tax topics

Part 1: Withholding tax liability even without a legal employer in Switzerland

FRIEDERIKEV.RUCH, CONVINUS

In principle, there can only be a withholding tax liability in Switzerland if there is an employer in Switzerland.

It should also be noted that the following group of persons resident in Switzerland are exempt from the withholding tax obligation:

  • Swiss nationals
  • Foreign nationals with a C permanent residence permit and foreign nationals without a C permanent residence permit but with a spouse who holds a C permanent residence permit or Swiss citizenship.

In Part 1, we turn to practical cases where employees are employed outside Switzerland. According to the previous section, one would therefore conclude that there would be no withholding tax liability for these persons. However, this approach would not be sufficient to make a complete assessment of the facts.

A few years ago, influenced by neighbouring countries, Switzerland implemented the concept of the "de facto employer". Based on the following practical example from the Canton of Zurich, we refer to the "Information sheet on de facto employers - practice in the Canton of Zurich" published by the Cantonal Tax Office of Zurich on 5 November 2020.

With this "de facto employer" construct, it is now possible to levy withholding tax for employees with an employment relationship outside of Switzerland. In neighbouring countries, the construct of the so-called "economic employer" is used.

The following case study illustrates this topic in detail:

Case study

Peter Meister is a German citizen and is employed by Finance Management AG in Frankfurt am Main (Germany). He also resides in Frankfurt am Main. In recent years, Finance Management AG has realised that the demand for its services in Switzerland has steadily increased to a high degree. For this reason, Finance Management Schweiz AG was founded in Zurich last year. The company is in the process of being established and still requires the support of employees in and from Germany.

Mr Meister is one of the employees who comes to Switzerland every month for around 5 to 8 days to support the Swiss office in Zurich.

For this reason, a 120-day permit was obtained for Mr Meister so that he can travel flexibly to Switzerland every month.

He will continue to receive his salary from Germany and will also remain insured under the German social security system. For the assignments in Switzerland, he is paid the costs of accommodation in a hotel, travelling expenses by plane or train, and a daily allowance of CHF 55 for meals.

His salary corresponds to the Swiss salary level so that Finance Management AG (in accordance with Swiss law) does not have to compensate for any additional salary difference.

Finance Management AG has decided not to charge the costs for 2023 and 2024, as the Swiss company is still being established. Only from 2025 onwards will the costs for such employee assignments be passed on internally to the Swiss company.

When he is in Switzerland, Mr Meister is assigned to existing projects and the Swiss project manager allocates him accordingly. He also has a fixed workstation in the office in Switzerland from which he works.

What is the tax situation in this constellation?

Finance Management AG in Frankfurt am Main deducted wage tax for Mr Meister, regardless of whether he worked in Switzerland or Germany.

The company came to this conclusion because the employee retains his place of residence in Germany and

  • stays in Switzerland for less than 183 days per calendar year,
  • he receives his salary from Germany from Finance Management AG and
  • no costs are passed on to Finance Management Schweiz AG.

Based on the criteria fulfilled above, the company assesses that there is no tax liability in Switzerland. These are also basically the three conditions of Art. 15 para. 2 of the double taxation agreement between Switzerland and Germany, which must be fulfilled.

IMPORTANT:

However, there is the practical regulation on the de facto employer in the Canton of Zurich and additional points to consider. It should be noted that even if all three conditions of Art. 15 para. 2 of the DTA are met, a tax liability may still arise for the foreign employee if

  • the work performed by the employee is an integral part of the Swiss company's business activities, or
  • the Swiss company bears the responsibility and risk for the employee's performance, or
  • the employee is subordinate to the Swiss company with regard to the authority to issue instructions, or
  • the employee is integrated into the Swiss company or the Swiss company organisation.
  • The individual case is considered in each case, which is why each individual case must be examined separately.

In our example of Mr Meister, he reports to the Swiss project manager and has a permanent job at the Swiss company in Zurich. This would lead to the conclusion that Finance Management Schweiz AG is Mr Meister's de facto employer.

As a result, Finance Management Schweiz AG would have to take Mr Meister's Swiss working days into account as part of the withholding tax procedure in Switzerland.

In principle, the withholding tax paid in Switzerland would also represent Mr Meister's definitive tax burden in Switzerland.

To determine the correct withholding tax rate in Switzerland, Finance Management Schweiz AG would have to use the withholding tax rate A0N of the Canton of Zurich, as Mr Meister is single, has no children, and does not belong to a church. As Mr Meister is not resident in Switzerland, the withholding tax rate of the Canton of Zurich, the canton in which Finance Management Schweiz AG is domiciled, is used.

To calculate the taxable income, the total earned income for the month in question must be used and then viewed from the Swiss tax perspective.

Among other things, the following can be stated in this regard:

In Germany, the employer pays the contributions to health insurance and long-term care insurance. In Switzerland, these employer contributions represent a non-cash benefit and must be taken into account accordingly when calculating taxable income. If there is no comparable pension fund solution in Germany for Mr Meister, a corresponding offset of the income would have to be made, as there is a deduction for pension fund contributions in the withholding tax rate.

These lists are not exhaustive, however, but are merely intended to show by way of example that every detail is important and must be examined carefully.

CONCLUSION

The concept of the de facto employer must be examined carefully in these individual cases.

About determining the correct taxable income, the various elements of remuneration must be examined carefully, as the Swiss employer is ultimately responsible and liable for this.

SERIES - Selected withholding tax topics in Switzerland

Part 1: Withholding tax liability even without a legal employer in Switzerland

Part 2: Border crossers

Part 3: Artists, athletes, speakers, and board members

Part 4: The relationship between withholding tax and tax returns

Part 5 - Monthly Special: Withholding tax on various remuneration elements (bonus payments, secondment allowances, employee participation, crypto payments)

SERIE - Ausgewählte Quellensteuerthemen

Teil 1: Quellensteuerpflicht auch ohne rechtlichen Arbeitgeber in der Schweiz

FRIEDERIKEV.RUCH, CONVINUS

Grundsätzlich kann eine Quellensteuerpflicht in der Schweiz nur dann bestehen, wenn es einen Arbeitgeber in der Schweiz gibt.

Zusätzlich ist zu beachten, dass der folgende Personenkreis mit Wohnsitz in der Schweiz von der Quellensteuerpflicht ausgenommen ist:

  • Schweizer Staatsangehörige
  • ausländische Staatsangehörige mit einer Niederlassungsbewilligung C sowie auch ausländische Staatsangehörige ohne eine Niederlassungsbewilligung C, aber mit einem Ehepartner, welcher eine Niederlassungsbewilligung C oder die Schweizer Staatsangehörigkeit besitzt.

In diesem Teil 1 wenden wir uns den Praxisfällen zu, in denen die Arbeitnehmer ausserhalb der Schweiz angestellt sind. Gemäss dem vorherigen Abschnitt würde man entsprechend zum Schluss kommen, dass es für diese Personen somit zu keiner Quellensteuerpflicht kommen würde. Diese Betrachtungsweise wäre allerdings nicht ausreichend, um eine vollständige Beurteilung des Sachverhaltes vorzunehmen.

Die Schweiz hat vor wenigen Jahren, von den Nachbarländern beeinflusst, das Konstrukt des «faktischen Arbeitgebers» implementiert. Aufgrund des nachfolgenden Praxisbeispiels zum Kanton Zürich verweisen wir auf das «Informationsblatt zur faktischen Arbeitgeberschaft – Praxis im Kanton Zürich» des Kantonalen Steueramtes Zürich vom 5. November 2020.

Mit diesem Konstrukt «des faktischen Arbeitgebers» besteht nun die Möglichkeit, eine Quellensteuer für Arbeitnehmer mit einem Anstellungsverhältnis ausserhalb der Schweiz zu erheben. In den Nachbarländern wird das Konstrukt des sogenannten «wirtschaftlichen Arbeitgebers» verwendet.

Das nachfolgende Fallbeispiel soll diese Thematik aus ausführlicher Form verdeutlichen:

Fallbeispiel

Peter Meister ist deutscher Staatsangehöriger und ist bei der Finance Management AG in Frankfurt am Main (Deutschland) angestellt. Seinen Wohnsitz hat er ebenfalls in Frankfurt am Main. Die Finance Management AG hat in den letzten Jahren festgestellt, dass die Nachfrage nach ihren Dienstleistungen in der Schweiz stetig in hohem Umfang angestiegen ist. Aus diesem Grund wurde im letzten Jahr die Finance Management Schweiz AG in Zürich gegründet. Die Gesellschaft befindet sich im Aufbau und es benötigt weiterhin die Unterstützung durch die Mitarbeiter in bzw. aus Deutschland.

Herr Meister ist einer der Mitarbeiter, der jeden Monat für circa 5 bis 8 Tage in die Schweiz kommt und das Schweizer Büro in Zürich unterstützt.

Für Herrn Meister wurde aus diesem Grund eine 120 Tages-Bewilligung eingeholt, so dass er jeden Monat flexibel in die Schweiz reisen kann.

Er erhält sein Salär weiterhin aus Deutschland bezahlt und verbleibt auch im deutschen Sozialversicherungssystem versichert. Für die Einsätze in der Schweiz werden ihm die Übernachtungskosten im Hotel, die Reisekosten mit dem Flugzeug oder Zug sowie eine Tagespauschale für die Verpflegung von CHF 55 bezahlt.

Sein Salär entspricht dem Schweizer Salärniveau, so dass die Finance Management AG (gemäss den Schweizer Gesetzesregelungen) keine Salärdifferenz noch zusätzlich ausgleichen muss

Die Finance Management AG hat sich dazu entschieden für das Jahr 2023 und 2024 keine Weiterbelastung der Kosten vorzunehmen, da sich die Schweizer Gesellschaft noch im Aufbau befindet. Erst ab dem Jahre 2025 möchte man intern die Kosten für solche Mitarbeitereinsätze an die Schweizer Gesellschaft weiterbelasten.

Herr Meister wird, wenn er in der Schweiz ist, in den bestehenden Projekten eingesetzt und der Schweizer Projektleiter teilt ihn entsprechend ein. Im Büro in der Schweiz hat er auch einen fixen Arbeitsplatz, von dem aus er arbeitet.

Wie sieht bei dieser Konstellation die steuerrechtliche Situation aus?

Die Finance Management AG in Frankfurt am Main hat für Herrn Meister die Lohnsteuer in Abzug gebracht, unabhängig davon, ob er in der Schweiz oder in Deutschland gearbeitet hat. Das Unternehmen kam zu diesem Schluss, da der Mitarbeiter seinen Wohnsitz in Deutschland beibehält und

  • sich weniger als 183 Tage im Kalenderjahr in der Schweiz aufhält
  • er seinen Lohn aus Deutschland von der Finance Management AG erhält und
  • keine Kosten an die Finance Management Schweiz AG weiterbelastet werden

Aufgrund der obigen erfüllten Kriterien beurteilt das Unternehmen, dass keine Steuerpflicht in der Schweiz besteht. Dies sind auch grundsätzlich die drei Bedingungen des Art. 15 Abs. 2 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Schweiz und Deutschland, welche es zu erfüllen gilt.

WICHTIG:

Allerdings gibt es hierzu die Praxisregelung zum faktischen Arbeitgeber im Kanton Zürich und noch zusätzliche Punkte zu beachten. Hier gilt es zu beachten, dass auch wenn alle drei Bedingungen des Art. 15 Abs. 2 des DBA erfüllt sind, dennoch eine Steuerpflicht für den ausländischen Arbeitnehmer entstehen kann, wenn

  • die erbrachte Leistung des Arbeitnehmers einen integralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit des Schweizer Unternehmens darstellt, oder
  • das Schweizer Unternehmen die Verantwortung und das Risiko für die Leistung des Arbeitnehmers trägt, oder
  • der Arbeitnehmer dem Schweizer Unternehmen bezüglich der Weisungshoheit unterstellt ist, oder
  • der Arbeitnehmer in das Schweizer Unternehmen bzw. die Schweizer Betriebsorganisation eingegliedert ist.

Es wird jeweils der Einzelfall betrachtet, deshalb gilt es eine Prüfung jedes einzelnen Falles separat vorzunehmen.

In unserem Beispiel von Herrn Meister ist er dem Schweizer Projektleiter unterstellt und hat er einen fixen Arbeitsplatz bei der Schweizer Gesellschaft in Zürich. Demzufolge würde man hier zum Schluss kommen, dass die Finance Management Schweiz AG der faktische Arbeitgeber von Herrn Meister ist.

Demzufolge müsste die Finance Management Schweiz AG die Schweizer Arbeitstage von Herrn Meister im Rahmen des Quellensteuerverfahrens in der Schweiz berücksichtigen.

Auf diesen Tagen müsste dementsprechend die deutsche Lohnsteuer nicht in Abzug gebracht werden, denn die Schweiz hätte auf diesen Tagen das Besteuerungsrecht.

Grundsätzlich würde auch die in der Schweiz abgeführte Quellensteuer die definitive Steuerbelastung von Herrn Meister in der Schweiz darstellen.

Für die Ermittlung des korrekten Quellensteuersatzes in der Schweiz müsste die Finance Management Schweiz AG den Quellensteuertarif A0N des Kantons Zürich verwenden, da Herr Meister ledig ist, keine Kinder hat und keine Kirchenzugehörigkeit besitzt. Da Herr Meister keinen Wohnsitz in der Schweiz hat, wird der Quellensteuertarif des Kantons Zürich, dem Sitzkanton der Finance Management Schweiz AG, verwendet.

Für die Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens muss das Total-Erwerbseinkommen des entsprechenden Monats verwendet werden und dies dann aus der Schweizer Steuersicht betrachtet werden.

Unter anderem kann hierzu das Folgende festgestellt werden:

In Deutschland bezahlt der Arbeitgeber die Beiträge an die Krankenversicherung und Pflegeversicherung. Diese Arbeitgeberbeiträge stellen in der Schweiz einen geldwerten Vorteil dar und müssen entsprechend für die Berechnung des steuerpflichtigen Einkommens berücksichtigt werden. Sofern keine vergleichbare Pensionskassenlösung in Deutschland für Herrn Meister besteht, müsste eine entsprechende Aufrechnung des Einkommens vorgenommen werden, da im Quellensteuertarif ein Abzug für Pensionskassenbeiträge vorhanden ist

Diese Aufzählungen sind jedoch nicht abschliessend, sondern sollen lediglich exemplarisch aufzeigen, dass jedes Detail wichtig ist und genau geprüft werden muss.

FAZIT

Das Konzept des faktischen Arbeitgebers ist in diesen Einzelfällen genau zu prüfen.

Bezüglich der Ermittlung des korrekten steuerpflichtigen Einkommens sind die verschiedenen Vergütungselemente genau zu prüfen, denn letztendlich steht der Schweizer Arbeitgeber hier in der Verantwortung und haftet hierfür.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

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