Germany: Unterzeichnung Von Unternehmensdokumenten Unter Abwesenden Personen

Änderungen im Leben von Unternehmen gehen in der Regel mit einer Reihe von gesellschaftsrechtlichen Erklärungen einher, die sehr häufig von Personen an verschiedenen geografischen Standorten abgegeben werden.

1. Unterzeichnung von Unternehmensdokumenten gemäß der aktuellen Praxis

Die Eintragung der geänderten Daten des Unternehmens in das Firmenregister erfolgt im Rahmen des Änderungsregistrierungsverfahrens bei dem zuständigen Firmengericht. Dem Antrag sind dabei Unterlagen beizufügen, aus denen die zu registrierenden Daten hervorgehen und die mindestens die volle Beweiskraft haben müssen.

Wann ein in Ungarn ausgestelltes Dokument als voll beweiskräftig angesehen werden kann, wird durch die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen klar und relativ einfach bestimmt. Die Situation ist jedoch komplizierter für eine im Ausland ausgestellte Vollmacht und für Dokumente, die in einigen inländischen Verfahren verwendet werden sollen.

2. Im Ausland unterzeichnete Vollmacht und für inländische Verfahren abgegebene Erklärungen

Wenn beispielsweise die anwaltliche Vollmacht - welche (bei einer GmbH) durch den Geschäftsführer unterzeichnet werden muss - nicht im Inland unterschrieben werden kann, sollte das Dokument von der zuständigen ungarischen diplomatischen Vertretung authentifiziert oder überauthentifiziert werden, es sei denn, es liegt eine internationale Vereinbarung mit dem ausstellenden Staat vor, welche keine Anforderung der Authentifizierung des Dokumentes (bzw. der Unterschrift) vorschreibt.

Ein solcher Vertrag könnte ein bilaterales Abkommen zwischen Ungarn und einem anderen (normalerweise ehemaligen sozialistischen) Land oder die am 5. Oktober 1961 in Den Haag unterzeichnete Internationale Apostille-Konvention sein, an der fast alle Industrieländer beteiligt sind (aber Kanada beispielsweise nicht). Auf der Grundlage des ersteren bilateralen Abkommens kann eine notarielle Zertifizierungsklausel für die Vollmacht unseres Anwalts ausreichen, im letzteren Fall zusätzlich zur notariellen Zertifizierung die sogenannte Ein Apostille-Zertifikat ist ebenfalls erforderlich.

3. Inländische Gegenzeichnung des im Ausland unterzeichneten Beschlusses eines Gesellschafters

Im Falle einer Entscheidung eines Gesellschafters zur Änderung der Satzung ist das Verfahren noch komplizierter, da der Beschluss auch von dem Anwalt gegengezeichnet werden muss, der den Antrag auf Registrierung der Änderung beim Firmengericht einreicht.

Nach der Hauptregel kann ein Anwalt ein Dokument nur dann gegenzeichnen, wenn es vom Unterzeichner vor dem Anwalt unterschrieben wurde, nachdem der Anwalt seine Identität überprüft hat oder wenn er seine Unterschrift als seine eigene bestätigt hat. Und wenn der Unterzeichner nicht persönlich vor dem Anwalt erscheint, kann die Urkunde nur gegengezeichnet werden, wenn die Unterschrift von einer anderen Person ordnungsgemäß beglaubigt wurde.

Im Falle eines ausländischen Dokuments kann dies durch eine notarielle Beglaubigung, eine notarielle Beglaubigung und eine Apostille-Bescheinigung oder durch einen Konsularbeamten erfolgen, abhängig von den internationalen Verträgen, an denen das Unterschriftenland beteiligt ist.

4. Bereits verfügbare technologische Lösungen - qualifizierte elektronische Signatur

Ein elektronisches Dokument gilt als Privaturkunde mit voller Beweiskraft, wenn es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Im Fall z.B. der Unterzeichnung der oben erwähnten Vollmacht könnte eine Person, die im Ausland unterschreibt, diese in weniger als einer halben Minute elektronisch unterzeichnen, anstatt sich bei Behörden vorstellig zu machen und die Unterschrift zeit- und kostenintensiv authentifizieren, bzw. bescheinigen zu lassen.

Ein weiterer großer Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass der Unterzeichner praktisch überall sein kann, wenn er eine qualifizierte elektronische Signatur auf dem Dokument anbringt, da der Ort der Signatur im digitalen Raum nicht interpretiert werden kann. Obwohl diesbezüglich noch keine Rechtsprechung vorliegt, spielt es nach jetzigem Stand keine Rolle, in welchem Land sich der elektronische Unterzeichner befand, als er das Dokument mit dem Gerät des Unterzeichners auf seinem Laptop unterschrieb.

All dies passt aus in das logische System, nach dem qualifizierte Vertrauensdienstleister gemäß der eIDAS-Verordnung, die in der EU direkt anwendbar ist, ihren qualifizierten elektronischen Signaturdienst bereitstellen. Wenn der Benutzer dies anfordert, muss er persönlich beim Vertrauensdienstleister erscheinen, der durch Überprüfung der Ausweisdokumente seinen Kunden identifiziert und ihm ein Gerät (z. B. eine Signaturkarte oder einen Signaturschlüssel) ausstellt, von dem nur eines im Besitz des Benutzers ist und sein kann. Nur der Benutzer kann den PIN-Code kennen. Wenn dies alles in der EU gemäß der eIDAS-Verordnung geschehen ist, ist es wohl unerheblich, ab welchem geografischen Standort der Benutzer seine Signaturkarte verwendet.

Gemäß der oben genannten eIDAS-Verordnung muss eine qualifizierte elektronische Signatur auf der Grundlage eines in einem Mitgliedstaat ausgestellten qualifizierten Zertifikats in allen anderen Mitgliedstaaten als qualifizierte elektronische Signatur anerkannt werden. Mit anderen Worten, im Änderungsregistrierungsverfahren vor dem ungarischen Registrierungsgericht kann die Vollmacht eines Anwalts beispielsweise nicht nur dann akzeptiert werden, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur mit Signaturkarten erstellt wurde.

Darüber hinaus dürfen Vertrauensdienstleister gemäß der eIDAS-Verordnung, obwohl sie in der EU niedergelassen werden müssen, ihre Dienste nicht nur Staatsangehörigen von Mitgliedstaaten anbieten. Infolgedessen kann sogar ein US-Bürger ein qualifiziertes Zertifikat beantragen, um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erstellen, und von da an sein Signaturgerät überall verwenden.

5. Auf Identifizierung zurückgeführte Dokumentenauthentifizierung (AVDH)

Der in Ungarn durch NISZ Zrt. - Nationale Infokommunikative Dienstleistende AG - ermöglichte, auf Identifizierung zurückgeführte Dokumentenauthentifizierung können Personen in Anspruch nehmen, die in Ungarn über einen elektronischen sog. Kundenportal-Zugang verfügen. Es steht auch ausländischen Staatsbürger die Möglichkeit offen, so ein Kundenportal in Ungarn einrichten zu lassen, sodass diese auch AVDH nutzen können. Noch wichtiger ist jedoch, dass im Fall von AVDH der geografische Standort des Unterzeichners ebenfalls keine Rolle spielt.

6. Fern-Gegenzeichung

Wir bereits oben in dem vorliegenden Artikel erwähnt, für die Gegenzeichnung eines Anwalts muss der Unterzeichner in der Regel persönlich vor dem Anwalt erscheinen, um die Urkunde vor dem Anwalt zu unterzeichnen oder seine Unterschrift auf der Urkunde als seine eigene anzuerkennen. Der Prozess soll durch die Bestimmung im Gesetz über die Tätigkeit des Anwalts vereinfacht werden, die es ermöglicht, dass die Gegenzeichnung über ein Videoanruf erfolgen kann. (dh eine Anwendung, die Ton und Video gleichzeitig aufzeichnet, z. B. Skype, Zoom usw.).

Dies kann durch den Anwalt und den Unterzeichner an einer anderen Stelle erfolgen, die an demselben Videoanruf teilnimmt, den der Anwalt aufzeichnet. Aus der Aufzeichnung muss hervorgehen, dass der Mandant das Dokument mit seiner eigenen Hand unterschreibt, die dann per Post oder Kurier an den Anwalt geschickt wird, der es auf herkömmliche Weise mit seinem trockenen Stempel gegenzeichnet. In dem anderen akzeptierten Szenario unterschreibt der Mandant zuerst die Urkunde und sendet sie dann an den Anwalt. Er erkennt die Unterschrift auf der im Videoanruf dargestellten Urkunde als seine eigene, woraufhin der Anwalt gegenzeichnet.

Neben der Tatsache, dass sich der Anwalt und sein Mandant nicht persönlich treffen müssen, besteht ein weiterer großer Vorteil von Telefonkonferenzen darin, dass der Ort, an dem das Dokument unterzeichnet wird, irrelevant ist, sodass der Mandant sich nicht um eine notarielle Authentifizierung oder eine Apostille-Zertifizierung kümmern muss.

7. Gegenzeichnung eines elektronischen Dokuments

Noch einfacher als die Fern-Gegenzeichnung kann die Gegenzeichnung eines Anwalts vorgenommen werden, wenn die elektronische Version des Dokuments vom Mandanten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder AVDH versehen wird. Danach kann der Anwalt das Dokument elektronisch gegenzeichnen, indem er seine eigene qualifizierte elektronische Unterschrift und seinen Zeitstempel gemäß dem Gesetz über die Tätigkeit von Rechtsanwälten auf dem Dokument anbringt.

8. Elektronisches Apostille-Programm

Abschließend ist zu erwähnen, dass immer mehr Länder dem Electronic Apostille Programm (kurz e-APP) beitreten. Ein elektronisches Apostille-Zertifikat kann verwendet werden, um an öffentliche Dokumente anzubringen, die von einer Behörde in elektronischer Form ausgestellt wurden und in einem Drittland verwendet werden sollen. Dies kann beispielsweise der Registerauszug eines im Ausland ansässigen Unternehmens-Gesellschafter sein, die in bestimmten Fällen dem beim ungarischen Firmengericht eingereichten Antrag auf Registrierung von Änderungen beigefügt werden muss.

Obwohl Ungarn diesem Programm noch nicht beigetreten ist, ist die e-APP wahrscheinlich nur für elektronische Dokumente relevant, die in Nicht-EU-Ländern verwendet werden sollen, da die eIDAS-Verordnung die qualifizierte elektronische Signatur oder den qualifizierten elektronischen Stempel der ungarischen Behörden auf dem von ihnen ausgestellten elektronischen Dokument vorschreibt.

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