Die Nachfrage von Schweizer Unternehmen nach Beratungsdienstleistungen aus dem Ausland ist hoch und hat auch in der letzten Zeit weiter zugenommen. Dies lässt sich unter anderem auf die vielzähligen neuen Technologien, Vorschriften und Anforderungen beziehungsweise auf eine Neuausrichtung von Schweizer Unternehmen auf den globalen Märkten zurückzuführen.
Insbesondere auch für diese komplexen Themenbereiche beauftragen Schweizer Unternehmen hochspezialisierte Beratungsunternehmen aus dem Ausland, da diese gefragten Kompetenzen nicht oder nicht im ausreichenden Umfang intern oder in der Schweiz zur Verfügung stehen.
Diese aktuelle Thematik und die zahlreichen involvierten Aspekte, welche es hierbei zu berücksichtigen gilt, behandeln wir anhand des folgenden Praxisbeispiels:
Sachverhalt
Peter Müller ist bei der Strategic Consulting AG in München (Deutschland) seit 5 Jahren angestellt. Herr Müller ist 35 Jahre alt, deutscher Staatsangehöriger und wohnt zusammen mit seiner Partnerin in Deutschland. Er ist Senior Consultant (unterste Managementstufe) und erhält ein jährliches Bruttobasissalär von EUR 85'000. Er erhält zudem einen vierteljährlichen Bonus, dessen Höhe von dem generierten Umsatz abhängig und nicht fix ist.
Er hat einen Masterabschluss in Finance und arbeitet als Berater. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt gemäss seinem deutschen Arbeitsvertrag 40 Stunden.
Die Strategic Consulting AG hat einen Auftrag in Zürich bei einem Versicherungsunternehmen erhalten. Herr Müller soll auf diesem Projekt für insgesamt 80 Tage im Jahr 2024 arbeiten. Die 80 Tage verteilen sich auf das gesamte Jahr 2024 und sind verteilt auf verschiedene Monate. Nebenbei soll erwähnt sein, dass die Strategic Consulting AG mit der Strategic Consulting (Schweiz) AG eine Niederlassung in Basel (Schweiz) hat.
Beurteilung
Auch wenn der Sachverhalt vordergründig einfach und klar zu sein scheint, gilt es dennoch einige wichtige Punkte hierbei zu beachten, welche nachfolgend aufgeführt und beschrieben werden:
1) Vergütung
Für die Ausübung einer Tätigkeit in der Schweiz gilt, dass das vergleichbare Salär erhalten werden muss, welches eine in der Schweiz angestellte Person in der gleichen Funktion und mit der gleichen Ausbildung erhalten würde. Das Einhalten der massgebenden Salärvorschriften in der Schweiz gilt für alle Personen (inklusive Entsandte). Für im Ausland angestellte Personen kommt es hierbei jedoch häufiger zu Missverständnissen, da diese Personenkategorien im Ausland angestellt bleiben und in der Regel ihr Salär auch aus dem Ausland erhalten. In der Praxis sehen wir häufig, dass ausländische Unternehmen davon ausgehen, dass dies ausreichend sei. Erschwerend kommt hinzu, dass in jedem der 26 Schweizer Kantone die Salärhöhe grundsätzlich unterschiedlich geregelt ist.
Die Salärvorschriften werden in der Regel bei der Einreichung einer Arbeitsbewilligung überprüft oder im Rahmen von Arbeitsmarktkontrollen
Für den Vergleich des massgebenden Schweizer Salärs gib es einige sogenannte kantonale Lohnbücher sowie ein Tool (Lohnrechner), welches in der Regel alle Kantone abdeckt.
Dies ist der Internet-Link hierzu: https://entsendung.admin.ch/Lohnrechner/home
Neben dem, dass Herrn Müller somit für die 80 Tage den Lohnausgleich, welcher je nach Arbeitsbewilligung CHF 98.72 oder CHF 44.71 pro Tag beträgt, ausbezahlt werden muss, müssen ihm vom Unternehmen zudem noch die Unterbringungskosten, die Kosten für die Verpflegung sowie die Reisekosten in die Schweiz und wieder zurück nach Deutschland, wie auch die Reisekosten innerhalb der Schweiz übernommen werden.
Die Unterbringungskosten oder Hotelkosten sowie die Reisekosten in die Schweiz und wieder zurück werden häufig effektiv vom Arbeitgeber übernommen, die Kosten für die Verpflegung sowie die Reisekosten innerhalb der Schweiz allerdings in einem Pauschalbetrag bezahlt. Der Arbeitgeber ist dabei frei in der Ausgestaltung der Kostenübernahme, so lange die Kosten übernommen werden.
2) Arbeitsrecht und Arbeitsvertrag
Herr Müller ist in Deutschland bei der Strategic Consulting AG angestellt und in der Schweiz lediglich für 80 Tage tätig, dementsprechend gilt für ihn grundsätzlich die Unterstellung unter das deutsche Arbeitsrecht. Es muss für die Tätigkeit in der Schweiz auch kein separater Arbeitsvertrag erstellt werden. Allerdings sind die zwingenden massgebenden arbeitsrechtlichen Vorschriften für den Arbeitseinsatz in der Schweiz zu berücksichtigen, zu welchen die Folgenden zählen:
- Arbeits- und Ruhezeit
- Mindestdauer der Ferien
- Minimale Entlöhnung
- Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
- Schutz von Schwangeren, Wöchnerinnen, Kindern und Jugendlichen
- Gleichbehandlung von Frau und Mann
Auf Grund dessen, dass in der Regel in der Schweiz die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeiten sowie die gesetzliche Mindestdauer der Ferien eher unter den deutschen Vorgaben liegen, müssen diesbezüglich in diesen Fällen keine Anpassungen vorgenommen werden.
Wenn Herr Müller gemäss seinem deutschen Arbeitsverhältnis beispielsweise 40 Stunden in der Woche arbeiten muss sowie nicht mehr als 8 Stunden pro Tag arbeiten darf und einen Ferienanspruch von 30 Tagen im Jahr hat, dann steht dies mit dem Schweizer Arbeitsrecht in Einklang.
Es stellt sich ebenfalls die Frage, in wieweit die Schweizer Feiertage für ihn berücksichtigt werden müssen. Für den Fall, dass Herr Müller an einem gesetzlichen Schweizer Feiertag in der Schweiz ist, muss er sich an diesen halten und darf an diesem nicht arbeiten.
In der dargestellten Situation von Herrn Müller, sowie in allen gleichgelagerten Situationen, in denen Personen nur tageweise in die Schweiz zur Ausübung einer Tätigkeit kommen, und ansonsten in einem anderen Land arbeiten, kommt häufig der Verdacht auf, dass ein Mitarbeiter von den Feiertagen vom Ursprungsland sowie von der Schweiz profitieren kann. In solchen Fällen, wie auch im Fall von Herrn Müller, können die Arbeitseinsätze sicherlich so geplant werden, dass Herr Müller sich nur an «echten» Arbeitstagen in der Schweiz aufhält.
3) Arbeitsbewilligung
Für Herrn Müller sind aus bewilligungsrechtlicher Sicht zwei Möglichkeiten vorhanden: Für ihn kann entweder das sogenannte Meldeverfahren für die Tätigkeit in der Schweiz vorgenommen werden oder es kann eine 120 TagesBewilligung eingeholt werden.
Meldeverfahren
Die Strategic Consulting AG mit Sitz in München hat für das Jahr 2024 einen Anspruch auf 90 Kalendertage, an denen sie Mitarbeiter in die Schweiz entsenden kann und dafür das Meldeverfahren zur Anwendung bringen kann. Für den Fall, dass die Strategic Consulting AG mehrere Mitarbeiter hat, welche in der Schweiz arbeiten sollen und diese nicht alle an denselben Tagen, wird ihr das Meldeverfahren nicht ausreichen. Sind die 90 Kalendertage aufgebraucht, dann muss für jeden weiteren Tag an dem Mitarbeiter in der Schweiz zum Einsatz kommen sollen, eine andere Arbeitsbewilligung eingeholt werden.
Zudem gilt, dass im Rahmen des Meldeverfahrens das massgebende Salär das untere Quartil (siehe auch oben in der dargestellten Berechnungstabelle) ist. Dies würde für den Arbeitgeber von Herrn Müller bedeuten, dass er lediglich einen Differenzbetrag von CHF 44.71 pro Tag bezahlen müsste.
Des Weiteren müssen im Rahmen des Meldeverfahrens keine Verträge oder Beschreibungen über den Einsatz eingereicht werden. Das Meldeverfahren wird online erstellt. Nach erfolgter rechtmässiger Meldung darf der Mitarbeiter dann auch an den entsprechenden gemeldeten Tagen arbeiten. Es gilt lediglich zu beachten, dass vor allem bei der ersten Meldung, der erste Arbeitstag unter der Berücksichtigung einer 8-tägigen Voranmeldezeit zu erfolgen hat. Nachteilig ist, dass der Mitarbeiter lediglich an den gemeldeten Tagen arbeiten darf, welche den Behörden vorab gemeldet wurden.
120 Tage-Bewilligung
Eine weitere Option im dargestellten Fall wäre für die Strategic Consulting AG aus München die Beantragung und Einholung einer 120 Tages-Bewilligung für Herrn Müller. Diese könnte beispielsweise für den Zeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2024 eingeholt werden, so dass er dann mit der 120-Tage-Bewilligung in diesem Zeitraum an 120 Tagen bei dem Kunden in der Schweiz arbeiten dürfte.
Die Tage müssen nicht vorher bei einer Behörde gemeldet werden, wie es beim Meldeverfahren notwendig ist, so dass Herr Müller flexibel und je nach Bedarf beim Kunden in die Schweiz arbeiten darf. Er muss lediglich sicherstellen, dass er die 120 Tage in diesem Zeitraum nicht überschreitet.
Für den Erhalt einer 120-Tage-Bewilligung muss die Strategic Consulting AG bestätigen, dass Herr Müller das massgebende Schweizer Salär (Median) erhalten wird. Dies bedeutet er müsste pro geleisteten Arbeitstag in der Schweiz den zusätzlichen Ausgleichsbetrag von CHF 98.72 (siehe oben in der dargestellten Berechnungstabelle) erhalten.
Im Rahmen der Beantragung einer 120-Tage-Bewilligung muss bei der zuständigen Arbeitsmarktbehörde ein Bewilligungsgesuch eingereicht werden, welches den Projektvertrag / Kundenvertrag inklusive Nennung des einzusetzenden Mitarbeiters (in diesem Fall Herr Müller) beinhaltet sowie eine Beschreibung des Projektes und Begründung der Notwendigkeit des Arbeitseinsatzes von Herrn Müller für das Projekt in der Schweiz.
In der Regel muss mit einer Prozessdauer von circa 4 bis 8 Wochen für die Einholung der 120-Tage-Bewilligung gerechnet werden. Dieser Unterschied besteht insbesondere aufgrund der unterschiedlichen Bearbeitungsdauer in den verschiedenen Kantonen und des Zeitpunktes (hierbei sollten möglichst auch die Hauptferienzeiten beachtet werden) der Einreichung des Bewilligungsantrages bei den Behörden.
Die Strategic Consulting AG muss sich also überlegen, ob ihr die Flexibilität von Herrn Müller so wichtig ist, so dass sie sich für die Einholung einer 120-TageBewilligung entscheidet. Der administrative Aufwand für das Meldeverfahren, da man jeden einzelnen Arbeitstag in der Schweiz melden muss, ist im Vergleich zu der höheren zu bezahlenden Lohndifferenz, möglicherweise besser verkraftbar.
In der Regel entscheiden sich Unternehmen (insbesondere, wenn bei den Projekten eine Notwendigkeit von zeitlicher Flexibilität bei dem Einsatz der Mitarbeitenden besteht), in solchen Fällen überwiegend für eine 120-Tage-Bewilligung.
Allerdings gilt es für das beantragende Unternehmen zu beachten, dass der Projektvertrag in diesen Fällen bei dem Bewilligungsantrag mit eingereicht werden muss. Der Zeitraum für den eine 120-Tage-Bewilligung eingeholt werden kann, ist grundsätzlich abhängig von der Dauer des Projektvertrages. Sollte beispielsweise der Projektvertrag in diesen Fall von Herrn Müller nur für 6 Monate ausgestellt werden, dann kann die Behörde auch eine 120-Tage-Bewilligung nur für diesen Zeitraum ausstellen. In der Vergangenheit wurde dies von den Behörden so auch konsequent gehandhabt. Es ist allerdings zu beachten, dass mittlerweile einige Behörden trotz allem eine 120-Tage-Bewilligung für einen 12 Monatszeitraum ausstellen, auch wenn der Projektvertrag nicht über den gesamten Zeitraum ausgestellt ist.
4) Sozialversicherung
Zwischen der Schweiz und den EU-Mitgliedsstaaten ist das sogenannte Personenfreizügigkeitsabkommen vorhanden, welches für den dargestellten Sachverhalt von Herrn Müller zur Anwendung kommt. Basierend auf diesem Abkommen, welches sämtliche Versicherungszweige in der Schweiz sowie in Deutschland abdeckt, kann Herr Müller in dem deutschen Sozialversicherungssystem unterstellt bleiben und von den Schweizer Sozialversicherungen befreit werden
Hierfür muss die Strategic Consulting AG lediglich die A1-Bescheinigung in Deutschland einholen und eine Kopie an Herrn Müller aushändigen. Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass Herr Müller in Deutschland der Sozialversicherung unterstellt ist.
Lediglich in Bezug auf die Krankenversicherung ist es empfehlenswert, einen zusätzlichen Auslandsschutz für die Schweiz abzuschliessen. Allerdings besteht hierfür keine gesetzliche Notwendigkeit. Aufgrund dessen, dass Herr Müller nur tageweise in der Schweiz arbeitet und die restlichen Tage in Deutschland, könnte ebenfalls eine bestehtende Geschäftsreiseversicherung der Strategic Consulting AG mögliche Kosten im Zusammenhang eines Krankheitsausfalls in der Schweiz angewendet werden. Es gilt daher zu prüfen, in welchen Fällen eine solche Versicherung zum Tragen kommen kann.
Für Herrn Müller ist sicherlich der wichtigste Aspekt, dass es auf Grund seiner Tätigkeit in der Schweiz zu keiner Änderung seines Versicherungsschutzes kommt. Zu beachten gilt, dass die Einholung der A1-Bescheinigung grundsätzlich bereits schon ab dem ersten Tag notwendig ist.
In der Schweiz wird das Vorhandenseins einer A1-Bescheinigung in der Regel im Rahmen von Arbeitsmarktkontrollen oder wenn der Einsatz innerhalb des eigenen Konzerns ist, im Rahmen von AHV-Revisionen kontrolliert.
5) Steuern
Zwischen der Schweiz und Deutschland ist ein Doppelbesteuerungsabkommen in Kraft, welches zur Anwendung kommen kann. Gemäss Art. 15 Abs. 2 des DBA Schweiz – Deutschland, kann die Besteuerung in der Schweiz für Herrn Müller vermieden werden, wenn die nachfolgenden Punkte erfüllt sind:
- Aufenthalt in der Schweiz von weniger als 183 Tagen
- Keine Salärauszahlung aus der Schweiz
- Keine Weiterbelastung der Kosten an einer Betriebsstätte oder Niederlassung in die Schweiz
In dem vorliegenden Praxisbeispiel kommt Herr Müller lediglich für 80 Tage in die Schweiz zum Arbeiten, sein Salär erhält er weiterhin aus Deutschland und die Kosten werden nicht von einer Betriebsstätte oder Niederlassung in der Schweiz getragen. Demzufolge muss er das Erwerbseinkommen anfallend auf die Schweizer Arbeitstage in Deutschland entsprechend versteuern. Es kommt somit auch hier zu keiner Änderung.
Herr Müller erhält jedoch für die Schweizer Arbeitstage eine Lohnzulage, welche ebenfalls in Deutschland versteuert werden muss. Auch wenn die Lohnzulage einen Bruttobetrag darstellt, erhöht sich damit trotz allem sein zu versteuerndes Einkommen und dementsprechend auch der Steuersatz, der auf sein gesamtes Einkommen anwendbar ist. Die Strategic Consulting AG sollte sich in diesem Fall und auch grundsätzlich darüber Gedanken machen, in wieweit sie diese steuerliche Mehrbelastung übernehmen möchte und wenn ja, wie sie dies unternehmensintern regeln möchte.
In der Schweiz gilt neben den oben genannten drei Punkten aus dem Doppelbesteuerungsabkommen, welche es kumulativ zu erfüllen gilt (wenn man die Steuerpflicht im Einsatzland - hier die Schweiz - vermeiden möchte) ebenfalls die sogenannte faktische Arbeitgeberschaft zu prüfen. Im Fall von Herrn Müller kommt dies nicht zu tragen, da die Gesellschaft bei der er in der Schweiz tätig ist, ein Kunde der Strategic Consulting AG ist. Wäre der Einsatz jedoch in einer Schweizer Niederlassung der Strategic Consulting AG, dann müsste dieser Aspekt ebenfalls geprüft werden.
6) Payroll
Herr Müller erhält weiterhin sein Salär von der Strategic Consulting AG in München (DE). In der deutschen Lohnbuchhaltung muss auch keine Anpassung bis auf die Auszahlung der Lohndifferenz für die Schweizer Arbeitstage vorgenommen werden.
Es kommt zu keinen Anpassungen, da Herr Müller in Deutschland in vollem Umfang weiter versichert bleibt und keine zusätzlichen Schweizer Sozialversicherungsbeiträge entstehen, sodass er in Deutschland weiterhin vollumfänglich der Steuerpflicht untersteht.
Schlussfolgerung
Mit diesem Praxisbeispiel haben wir für sie die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte beleuchtet und aufzeigt, welche Sachverhalte es zu beachten und regeln gilt.
Wie an diesem Praxisbeispiel leicht zu erkennen ist, ist es für grenzüberschreitend tätige Unternehmen sehr ratsam, bereits bei der Planung und zur Umsetzung interne oder externe kompetente fachliche Unterstützung mit grosser Erfahrung bei diesen grenzüberschreitenden Sachverhalten (in diesem Fall zwischen Deutschland und der Schweiz) rechtzeitig zu involvieren.
Abschliessend möchten wir darauf hinweisen, dass es aus unserer langjährigen Praxis heraus ebenfalls zu empfehlen ist, bei neuen Projekten, auch wenn diese oberflächlich gesehen scheinbar gleichgelagert zu sein scheinen, diese einer fachlichen Prüfung zu unterziehen und nicht einfach ohne fachliche Prüfung einfach die Vorgehensweise aus früheren gleich- oder ähnlich gelagerten Sachverhalten zu übernehmen.
Da in solchen grenzüberschreitenden Sachverhalten mit zwei (oder mehreren) unterschiedlichen Rechtssystemen die Unterschiede sehr häufig gerade versteckt im Detail liegen, kann ein solches Vorgehen während oder im Nachgang eines Projektes zu ungewollten Komplikationen, rechtlichen Schwierigkeiten oder zum Beispiel zu überraschenden Mehrkosten für das Unternehmen führen.
To view the full article click here
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
