Dirigir una empresa multinacional no es tarea fácil. Los requisitos legales y los procesos normativos pueden diferir enormemente de una jurisdicción a otra, y pueden cambiar en cualquier momento. Esto significa que mantenerse al tanto de la gestión y administración de las entidades más allá del país de origen de una empresa pueda ser un proceso laborioso y complejo. No obstante, realizar revisiones periódicas de la integridad de las entidades es una buena forma de garantizar que su empresa esté en cumplimiento, sin importar los desafíos.
La administración de una empresa internacional es un gran compromiso. Las empresas se encuentran con la responsabilidad de seguir la evolución legislativa y reglamentaria en varias jurisdicciones. Las normas y reglamentos locales pueden cambiar a menudo, lo que da lugar a descuidos o confusiones que pueden hacer que las empresas no cumplan con la normativa y se vean expuestas a sanciones y daños en su reputación.
A veces, las entidades se crean a toda prisa para cumplir con los plazos y se reúnen equipos jurídicos chicos, lo que significa que los recursos están poco distribuidos y las acciones necesarias pueden pasarse por alto. Esto puede llevar a que la dirección no sea plenamente consciente de las obligaciones locales e internacionales que conlleva, y de cómo y cuándo deben mantenerse y actualizarse.
Incumplimiento: consecuencias y consideraciones
Las consecuencias por incumplimiento pueden ser muy duras. Las organizaciones pueden enfrentarse a sanciones económicas, o incluso perder el privilegio de hacer negocios en una jurisdicción específica. En situaciones más graves, los directores de la empresa pueden ser considerados personalmente responsables y, dependiendo de la jurisdicción, podrían incluso enfrentarse a penas de prisión.
En base a los últimos acontecimientos a nivel mundial, muchas jurisdicciones se han visto obligadas a adaptarse rápidamente y a optimizar sus procesos operativos adoptando la digitalización. Típicamente, esto suele ser un paso positivo para reducir la fricción empresarial. Sin embargo, la introducción apresurada de procesos digitales para sustituir las interacciones tradicionales en persona ha introducido, en algunos casos, cierta complejidad a corto plazo. El último informe del Índice Global de Complejidad Corporativa de TMF Group analiza estos desafíos en detalle.
Con el aumento de la digitalización, combinado con los planes de constitución y expansión de los negocios en nuevas jurisdicciones, es fundamental que se realicen evaluaciones del estado de las entidades para garantizar que toda la documentación se mantiene al día, y para averiguar si se han introducido nuevas normas o reglamentos en cualquier jurisdicción.
Teniendo esto en cuenta, es claro que las empresas multinacionales se beneficiarían de contar con recursos dedicados a revisar periódicamente sus estructuras y procesos en el extranjero y se asegurasen de que todos los negocios cumplen plenamente con las jurisdicciones en las que operan.
Pero, ¿qué implica esto exactamente y por dónde hay que empezar?
Cómo planificar la próxima revisión de la entidad y qué se debe tener en cuenta
Cuando se trata de garantizar que una entidad se mantenga en cumplimiento, la planificación es a menudo la clave del éxito. Realizar evaluaciones frecuentes del estado de la entidad no sólo es una buena práctica, sino que es muy recomendable para mantener todas las bases legales cubiertas. Esto es especialmente importante cuando se adquiere una entidad en una operación de fusiones y adquisiciones, o cuando se realiza la transición de un modelo de gobierno descentralizado a uno centralizado. Por ejemplo, medidas sencillas, como la introducción de un calendario de cumplimiento para cada jurisdicción y tipo de entidad, pueden ayudar a la empresa a mantenerse al tanto de los plazos de presentación, etc.
También es aconsejable contratar expertos locales que le ayuden a mantenerse al día con las normas y reglamentos locales más recientes. No sólo hablarán el idioma local dentro de la jurisdicción, sino que también estarán familiarizados con la cultura empresarial local y, por lo tanto, estarán bien posicionados para mantenerse al tanto de cualquier cambio que se produzca desde una perspectiva legal y administrativa.
Una revisión de la integridad de la entidad debería cubrir algunos de los aspectos básicos, tales como:
- nombre de la empresa
- número de registro
- fecha de constitución
- estado comercial
- domicilio social y domicilio comercial principal.
Además, debe extenderse a la información relativa a:
- acciones (tipos, números, valores, capital)
- accionistas (y juntas de accionistas)
- los estados financieros (presentación, cierre del ejercicio, informes, plazos, última fecha de presentación)
- reuniones del consejo de administración
- directores y funcionarios
- poderes de representación
Realizar un health check
Siempre que disponga de tiempo y recursos, es posible realizar una revisión de la entidad por cuenta propia. Sin embargo, tendría que estar seguro de que entiende los requisitos de cada jurisdicción en la que opera su empresa.
Esto implicaría saber dónde y cómo obtener la confirmación de las autoridades locales de que su empresa cumple plenamente, y si hay alguna norma o reglamento actualizado que requiera su atención inmediata. En algunas jurisdicciones tendrá que acudir personalmente a las oficinas gubernamentales y solicitar archivos específicos para completar los documentos requeridos. El claro inconveniente es que esto puede ser un proceso bastante largo.
Es entonces cuando un proveedor de servicios local y con amplia experiencia, con un amplio conocimiento de la jurisdicción y sus normas empresariales, puede ser una gran ventaja.
La ayuda está a su alcance
Si no está seguro de cómo empezar, TMF Group puede ayudar a su empresa con revisiones regulares de integridad de la entidad y mantener su negocio en compliance durante todo el año.
Somos líderes globales en la gestión global de entidades y servicios relacionados. Estamos presentes en 87 países, con 11.000 expertos en el mundo. Dondequiera que usted opere, nuestros profesionales hablan el idioma local, tienen el conocimiento local, conocen la cultura empresarial local y pueden ayudarle a lidiar con cualquier cuestión en términos de cumplimiento.
También ofrecemos un conjunto completo de servicios de contabilidad e impuestos y de recursos humanos y nómina, para ayudarle a mantener la regularidad de su entidad durante todo su ciclo de vida, desde la constitución hasta la disolución.
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