A differenza della posizione di socio e di amministratore, i cui ruoli e funzioni sono noti o più facilmente comprensibili anche ai profani, quella del supervisor è meno conosciuta, spesso sottovalutata, se non a volte persino del tutto trascurata. Sovente, soprattutto nelle società cinesi a capitale estero, la carica di supervisor è ricoperta da una o più persone che non sono pienamente consapevoli di ciò che tale ruolo richiede e delle conseguenze che possono derivare dall'incarico.
In verità, in alcune circostanze il ruolo di supervisor nelle società cinesi si rivela di notevole importanza.
In questo articolo descriveremo brevemente il ruolo, le funzioni, i doveri e le responsabilità del supervisor nelle società di capitali cinesi, così come stabilito dalle disposizioni della Company Law cinese. La nostra analisi riguarderà solo i supervisor delle società private di diritto cinese, senza prendere in considerazione le norme particolari che si applicano alle società a proprietà pubblica della Cina Popolare.
Ai sensi della Company Law, una società costituita in Cina deve nominare un consiglio di vigilanza (board of supervisors) composto da non meno di tre membri. Solamente le società a responsabilità limitata con un numero relativamente basso di soci, o di dimensioni particolarmente ridotte, possono nominare uno o due supervisor al posto del consiglio di vigilanza. Quando nominato, il consiglio di vigilanza deve comprendere, nelle proporzioni previste dalla legge, membri che siano rappresentanti dei soci e del personale (su indicazione dei dipendenti).
In pratica, molto spesso la maggior parte delle società private a responsabilità limitata non nomina un consiglio di vigilanza, ma un solo supervisor.
I supervisor sono nominati dai soci e le loro attività e il loro ruolo sono indipendenti da quelli degli amministratori della società. Per la specificità dei compiti loro attribuiti, i supervisor non possono essere scelti tra gli amministratori o tra i membri del personale della società con funzioni manageriali di vertice.
Il compito principale dei supervisor è quello di tutelare gli interessi della società e dei soci. Nello svolgimento del proprio ruolo, i supervisor sono soprattutto tenuti a vigilare sull'attività della società e, a tal fine, hanno il diritto di controllare le attività finanziarie della società e di prendere visione dei libri sociali. In generale, i supervisor sono tenuti ad indagare ogni volta che rinvengono un'anomalia nel normale funzionamento della società.
I supervisor devono inoltre vigilare sull'operato degli amministratori e degli altri dirigenti della società; in caso di violazioni di legge, disposizioni statutarie o deliberazioni dell'assemblea che ledano gli interessi della società, i supervisor possono richiedere che vengano apportate correzioni, proporre la rimozione di amministratori o manager dalla loro posizione, e anche intraprendere azioni legali nei loro confronti per conto della società ove sia richiesto dai soci. Gli amministratori e i manager di livello superiore di una società hanno l'obbligo di collaborare con i supervisor e di fornire loro tutte le informazioni e il materiale eventualmente richiesto.
I supervisor svolgono un ruolo più attivo quando sono chiamati, in particolari circostanze, a integrare le funzioni degli amministratori. In particolare, ciò può verificarsi in caso di mancata convocazione dell'assemblea, o di mancata partecipazione alla stessa, da parte degli amministratori; in questo caso, i supervisor devono convocare le assemblee e parteciparvi. In altre circostanze, i supervisor possono anche convocare assemblee ordinarie e presentare proposte di deliberazioni in assemblea.
I supervisor devono inoltre partecipare alle assemblee dei soci ogni volta che ciò sia richiesto dai soci. Allo stesso modo, i supervisor possono partecipare, senza diritto di voto, alle riunioni del consiglio di amministrazione e presentare domande o suggerimenti sui temi all'ordine del giorno discussi dal consiglio.
Quanto precede descrive sinteticamente i normali poteri dei supervisor così come previsti nella Company Law cinese. I soci, tuttavia, possono ampliare tali poteri con specifiche disposizioni inserite nello statuto della società.
I supervisor svolgono quindi un ruolo importante all'interno della società private cinesi in quanto assicurano che le attività sociali siano effettivamente svolte nell'interesse della società, nel rispetto dello statuto e delle norme di legge.
Uno dei motivi per cui nell'organizzazione delle società a capitale estero (cioè non cinese) a questo ruolo e a queste funzioni spesso non viene riservata l'attenzione che meriterebbero è che molto spesso in queste società coloro ai quali sono affidate posizioni dirigenziali di alto livello (e cioè gli amministratori e i manager) sono selezionati tra persone note ai soci e in stretto contatto con loro, rendendo così meno immediatamente necessaria la vigilanza di terzi sulle loro attività. Ciò è particolarmente vero per quelle società a capitale estero con socio unico e che, di fatto, esercitano già una forma rigorosa di controllo sulle attività sociali.
Tuttavia, la situazione cambia drasticamente per quelle società con più soci (ancora di più quando vi siano soci sia cinesi sia esteri) e nelle quali la pluralità dei soci e dei loro interessi è riflessa nella composizione del consiglio di amministrazione. In tali casi, la vigilanza sulle operazioni sociali e l'attività di gestione posta in essere dall'organo amministrativo acquista maggiore importanza e, di conseguenza, la scelta di supervisor competenti e qualificati costituisce una tutela supplementare di rilievo.
All'atto pratico, la vigilanza da parte dei supervisor consiste essenzialmente nel controllare le attività finanziarie e societarie e, in particolare, che la relativa documentazione a supporto ne rifletta correttamente l'esistenza e la sostanza. Tale ruolo, quindi, presuppone e richiede che i supervisor abbiano, tramite regolari accessi agli uffici della società, la possibilità di visionare i libri sociali e la documentazione creata o ricevuta dalla società e, in generale, di ricevere informazioni dagli organi amministrativi.
Al pari degli amministratori e dei dirigenti di una società, i supervisor sono tenuti al rispetto delle leggi, dei regolamenti amministrativi e delle disposizioni statutarie della società. Hanno un dovere di lealtà e diligenza nei confronti della società. Il consiglio di vigilanza deve tenere riunioni annuali (o semestrali per le società per azioni), ma può anche riunirsi ogniqualvolta sia ritenuto necessario.
In caso di violazione dei propri doveri o di mancato, inadeguato o insufficiente esercizio delle loro funzioni di controllori, i supervisor sono responsabili e tenuti a risarcire eventuali danni causati alla società.
È degno di nota il fatto che, se un supervisor si dimette durante il corso del suo mandato e riduce il numero dei componenti del consiglio di vigilanza al di sotto del minimo richiesto, il supervisor dimissionario è tenuto a continuare a svolgere le proprie funzioni fino a quando non entri in carica un nuovo supervisor. Ciò significa che un supervisor non può abbandonare le proprie funzioni immediatamente e a suo piacimento, ma può lasciare il proprio incarico solo con la nomina del suo sostituto, in modo che sia così garantita la continuità della relativa posizione e dell'incarico.
È importante tenere presente che i supervisor non hanno un ruolo meramente passivo all'interno di una società di capitali cinese, ma precisi doveri e conseguenti responsabilità in caso di omissione o insufficiente o inadeguato esercizio degli stessi. È quindi fondamentale nominare supervisor che abbiano (o siano disposti a sviluppare) una buona conoscenza del processo decisionale aziendale e una buona comprensione delle attività finanziarie normalmente intraprese in una società, in modo da essere in grado di porre le giuste domande alle giuste persone all'interno dell'organizzazione societaria e, se necessario, condurre le dovute indagini in maniera efficace, e così garantire il pieno e corretto assolvimento dei propri doveri.
I supervisor devono, pertanto, essere persone affidabili, di comprovata integrità, professionalmente competenti e godere della piena fiducia dei soci.
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