Dans le contexte de télétravail entraîné par la COVID-19, nous constaterons vraisemblablement une automatisation accrue des activités et des processus juridiques. Dans ce billet, nous allons nous intéresser à certains des obstacles liés à l'automatisation des documents, notamment les processus, l'ingénierie et la technologie du savoir, et aux façons dont vous pouvez relever les défis afin de tirer parti des occasions ou consignes visant à automatiser et à simplifier davantage votre travail juridique.
Pourquoi l'automatisation des documents et pourquoi maintenant?
Les projets d'automatisation des documents peuvent aller du projet très simple au projet très complexe. Cependant, le principe de base d'un projet d'automatisation demeure le questionnaire servant à déterminer les champs à remplir et l'information à inclure. Chez Stikeman Elliott, nous l'utilisons dans de nombreux cas, notamment pour les mandats transactionnels répétés avec des clients spécifiques, la documentation juridique technique où la gestion des risques est importante et les séries de documents connexes dans divers types de dossiers.
Les outils d'automatisation des documents ne sont pas nouveaux, mais leur adoption dans le domaine juridique a été plutôt lente. Ces outils sont devenus plus populaires à mesure que les services juridiques et les cabinets d'avocats ont cherché à être plus efficaces, et ils pourraient le devenir encore plus dans le contexte actuel de télétravail entraîné par la COVID-19. Ces projets sont à votre portée, que vous disposiez ou non d'un logiciel d'automatisation des documents. C'est pourquoi nous avons voulu partager quelques idées sur les processus, l'ingénierie et la technologie du savoir.
Meilleures pratiques associées au processus d'automatisation des documents
Nous avons été parmi les premiers à adopter le DealBuilder de Business Integrity (aujourd'hui Contract Express de Thomson Reuters). Nous avons donc eu le temps d'affiner notre processus et de développer des pratiques exemplaires. Celui-ci est documenté dans notre processus en matière de projets d'innovation, qui fonctionnera aussi bien pour les cabinets d'avocats que pour les contentieux, et qui ne repose pas sur la technologie. Chaque étape du processus comporte des obstacles qui nécessitent des conseils et des astuces pour les surmonter.
Lancement et réception des projets
« J'ai une idée! » C'est ainsi que démarrent la plupart des projets d'automatisation. Même si vos avocats et vos utilisateurs pensent savoir ce dont ils ont besoin, il est important d'écouter ce qu'ils souhaitent accomplir et de confirmer que l'automatisation des documents est l'approche adaptée à leurs attentes. Parfois, ce n'est pas le cas.
Sélection du précédent
Cela peut sembler évident, mais il est préférable de finaliser le document et ses variations avant l'automatisation. Selon notre expérience, si vous sautez cette étape, vous créez essentiellement un précédent tout en l'automatisant, et le projet peut prendre plus de temps.
Ingénierie du savoir
Il s'agit du processus qui consiste à prendre un document et à le déconstruire pour identifier les variables et les règles qui seront nécessaires pour créer les différents résultats. Voir ci-dessous les détails de cette étape importante.
Codage
Il s'agit de la partie la plus facile du processus d'automatisation des documents. Toutefois, cela ne signifie pas que nous demandons à des avocats de pratique traditionnelle de coder des modèles. Nous avons constaté qu'il faut qu'une personne connaisse la technologie sous-jacente et l'utilise régulièrement. Il est avantageux que cette personne ait également des connaissances juridiques. Nous disposons d'avocats en gestion du savoir et de spécialistes du savoir qui appuient le codage nécessaire à nos projets d'automatisation.
Test, examen et révision
Vous devez élaborer des stratégies pour travailler avec vos avocats ou vos experts du sujet visé afin d'obtenir leur avis à mesure que le projet avance. Ce ne sont pas tous nos avocats qui testeront l'automatisation par eux-mêmes. Dans ce cas, le moyen le plus efficace de faire avancer les projets est de les rencontrer, de leur montrer l'automatisation, de recueillir leurs commentaires et de réviser les projets.
Phase d'essai et détails finaux
La clé pour finaliser un document automatisé est de l'utiliser avec des exemples réels. C'est pourquoi nous incluons toujours une phase d'essai dans nos projets.
Communication, déploiement et formation
Votre approche variera selon que vous avez un grand ou un petit nombre de personnes qui génèrent les documents en question. Nous avons constaté qu'il est important de former les utilisateurs à la fois sur la technologie d'automatisation et sur le document sous-jacent.
Maintenance
Enfin, les précédents et les modèles sont des documents qui évoluent. Les règles et les variables utilisées dans différentes circonstances changent également. Il y a lieu d'établir un processus pour recueillir les commentaires des utilisateurs et apporter des mises à jour au document, y compris des modifications au précédent et des changements à l'automatisation.
Mieux comprendre l'ingénierie du savoir
Il s'agit probablement de la partie la plus intimidante de l'automatisation des documents et l'un des grands obstacles à la réussite des projets. Vous avez besoin d'un expert du sujet visé qui connaît bien le document. Vous devez également créer des instructions très détaillées sur la façon de coder le document. Il peut être difficile de combler cet écart et c'est souvent là que le processus d'automatisation peut ralentir ou bloquer.
Par le biais d'essais et d'erreurs, nous avons décomposé le processus en trois étapes et avons mis au point des outils simples que nos avocats peuvent utiliser lorsqu'ils nous accompagnent dans l'ingénierie du savoir.
Étape 1 : Identifier vos variables
Une variable est un morceau de texte ou un renseignement qui sera entré dans le document, généralement à la place d'une puce. La première étape consiste à parcourir le document et à identifier toutes les variables, à les mettre entre [crochets gras] et à les surligner d'une couleur distinctive. Par exemple, [Nom de la société].
Étape 2 : Identifier vos règles
Une règle dicte quand une partie du texte du document doit apparaître. La deuxième étape du processus d'ingénierie du savoir consiste à parcourir le document et à identifier les règles du texte optionnel du document. Une façon simple de le faire est d'utiliser la fonction de commentaire dans Word. Pour chaque règle, insérez un commentaire qui couvre le texte soumis à la règle. Le commentaire doit ensuite être utilisé pour décrire la règle avec suffisamment de détails pour fournir des instructions à la personne qui va coder le document. Par exemple, « inclure ce texte s'il s'agit d'une entente de confidentialité de gré à gré ».
Étape 3 : Créez vos questions et vos calculs
La troisième étape consiste à créer les questions et les calculs nécessaires pour chaque variable et règle que vous avez identifiée. Les questions sont utilisées si l'information n'existe pas encore et les calculs sont effectués sur la base des réponses aux questions précédentes. Par exemple, si vous avez des variables dans une convention de souscription pour (i) le nombre d'actions souscrites, (ii) le prix par action et (iii) la contrepartie totale payée, vous aurez besoin de questions pour les variables (i) et (ii), mais vous pourriez utiliser un calcul pour déterminer la variable (iii) sur la base des réponses aux questions (i) et (ii).
Nous utilisons dans ce contexte une feuille de calcul Excel qui contient des colonnes accueillant les informations dont le codeur aura besoin. Cette étape est plus susceptible d'être axée sur la technologie donc, en gardant cela à l'esprit, les informations dont nous avons besoin sont les suivantes :
- le nom de la variable ou de la règle;
- s'il s'agit d'une question ou d'un calcul;
- le type de réponse – texte, date, nombre, sélection unique, sélection multiple, etc.;
- la question à poser et les options éventuelles si une sélection doit être effectuée, ou le calcul à effectuer;
- les instructions, le cas échéant, qui devraient être fournies à la personne qui répond à la question.
Les avocats qui travaillent avec nous sur ces projets reçoivent un guide étape par étape, un exemple d'annotation d'un document et un exemple de feuille de calcul Excel correspondante.
Votre logiciel d'automatisation des documents (s'il y a lieu?)
Un obstacle auquel vous pensez peut-être est que vous n'avez pas de logiciel d'automatisation des documents ou, si vous en avez un, que vous n'avez pas réussi à l'utiliser.
Scénario 1 : Vous disposez d'un logiciel d'automatisation des documents
Vous pouvez vous compter chanceux! Si vous utilisez activement un logiciel d'automatisation des documents, vous pouvez passer à la fin du document. Cependant, si vous avez l'impression de ne pas l'utiliser à son plein potentiel (ou pas du tout), continuez à lire.
Vous pouvez faire plusieurs choses pour « dépoussiérer » votre plateforme d'automatisation de documents et la préparer pour de nouveaux projets d'automatisation :
- Familiarisez-vous avec le logiciel dont vous disposez et reprenez contact avec votre fournisseur;
- Déterminez comment le logiciel a été utilisé dans le passé et pourquoi les projets ont été ou n'ont pas été couronnés de succès;
- Déterminez si quelqu'un à l'interne connaît le fonctionnement du logiciel et si vous pouvez faire la programmation à l'interne ou si vous avez besoin d'une aide extérieure;
- Demandez à votre fournisseur de vous aider à mettre à jour le logiciel selon les besoins et à former les personnes à l'interne qui seront chargées de vos nouveaux projets d'automatisation.
Scénario 2: Vous ne disposez pas d'un logiciel d'automatisation des documents
Ne désespérez pas! Vous pouvez encore faire avancer vos projets d'automatisation de plusieurs manières. Voici trois possibilités :
Achetez votre propre logiciel : Obtenir une licence d'utilisation d'une plateforme d'automatisation des documents peut être ou non réalisable. Comme toute acquisition de technologie juridique, il s'agit d'un projet en soi et la décision ne sera vraisemblablement pas prise rapidement.
Vérifiez au sein de l'entreprise : Si le service juridique ne dispose pas d'une plateforme d'automatisation des documents, un autre service pourrait en avoir une. Le logiciel d'automatisation des documents n'a pas à être conçu pour le secteur juridique pour automatiser bon nombre de documents juridiques. Communiquez avec vos collègues et voyez s'ils disposent d'un outil d'automatisation que vous pourriez exploiter, même dans le cadre d'un projet pilote.
Faites appel à un conseiller externe : De nombreux cabinets d'avocats disposent de « licences clients » pour leur logiciel d'automatisation des documents. Cela signifie que nous pouvons travailler avec nos clients pour automatiser leurs documents en utilisant notre logiciel, ce qui présente plusieurs avantages. Les clients n'ont pas à investir eux-mêmes dans une plateforme, ils peuvent nous demander de tirer parti de notre expertise en matière d'automatisation et ils n'obtiennent que les licences dont ils ont besoin.
Vous pouvez réussir
L'automatisation des documents est une technologie juridique qui nécessite un plan, une certaine expertise et beaucoup de persévérance. Mais lorsque vous identifiez le bon cas d'utilisation, que vous travaillez avec des avocats qui ont l'expertise juridique appropriée et que vous disposez d'un groupe de personnes ayant un intérêt direct à la réussite du projet, l'automatisation et tous ses avantages peuvent se concrétiser. Nous aimerions connaître vos succès et vos défis en matière d'automatisation des documents et nous serons heureux de discuter plus en détail avec vous des outils et des ressources qui facilitent l'ingénierie du savoir!
Originally published 20 July, 2020
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.
