Canada: MISE À JOUR COVID-19 - Éléments à prendre en considération lorsqu'un employeur envisage d'effectuer des ajustements ou une réduction de la main-d'œuvre

La COVID-19 et les directives sur la distanciation sociale, l'auto-isolement et la quarantaine qui en résultent ont forcé les entreprises à prendre des décisions difficiles dans l'intérêt du maintien de leurs activités et, ultimement, de leur survie à long terme.

Même si ce n'est pas ce que la plupart des employeurs souhaitent avoir à faire cette semaine, il est inévitable que plusieurs doivent envisager des ajustements de la main-d'Suvre (tels que des réductions d'heures, des réductions de la taille des équipes, des réaffectations de tâches, etc.) ou même une réduction du personnel, en particulier lorsque l'entreprise est confrontée à un ralentissement ou à une fermeture temporaire (qu'elle soit volontaire ou ordonnée par les autorités de la santé publique ou le gouvernement). Face à ces décisions difficiles, les employeurs ne doivent pas perdre de vue leurs obligations légales. Afin de vous aider à prendre des décisions en toute connaissance de cause, nous avons résumé notre position sur les questions clés en matière d'ajustements et/ou de réduction des effectifs dans la situation actuelle.

Que doivent prendre en considération les employeurs lorsqu'ils planifient des ajustements de la main-d'Suvre ?

• Avis statutaire requis concernant les modifications d'horaire: certaines juridictions canadiennes ont des exigences légales en matière d'heures de travail qui obligent entre autres les employeurs à donner un préavis aux employés lorsque surviennent des changements d'horaire de travail ou des changements liés aux heures effectuées. Ces exigences légales existent indépendamment du fait que les employeurs envisagent de réduire ou d'augmenter les heures de travail. Par exemple, au Québec, un employé a le droit de refuser de travailler si l'employeur ne lui donne pas un préavis d'au moins cinq (5) jours concernant un changement d'horaire. 
• Exceptions statutaires potentielles: dans certaines juridictions, il existe des exceptions à l'obligation de fournir un avis concernant les changements d'horaires lorsque la modification de l'horaire de l'employé est due à des circonstances inattendues, inhabituelles ou urgentes.
• Considérations sur les droits de la personne: les employeurs, lorsqu'ils modifient les heures de travail d'un employé, devraient examiner si ce changement d'heures ou d'horaire pourrait avoir des répercussions sur les employés en matière de droits et libertés de la personne, y compris et surtout par rapport à l'obligation de prendre des mesures d'accommodement en fonction de la situation familiale de l'employé, et ce jusqu'à la limite de la contrainte excessive. Cela constituera probablement un défi accru dans les juridictions où des fermetures d'écoles et de garderies ont été ordonnées, ce qui a entraîné des besoins accrus en matière de garde d'enfants pour de nombreux employés.
• Considérations internes: lorsqu'ils modifient un horaire de travail, les employeurs doivent tenir compte des pratiques antérieures, des politiques, des procédures et, le cas échéant, des conventions collectives pertinentes.

Les employeurs peuvent-ils réduire unilatéralement les heures de travail de leurs employés ?

• Pour les employés dont les heures fluctuent et ne sont pas garanties (par exemple, les employés occasionnels ou à temps partiel), une réduction unilatérale des heures ne peut pas être considérée comme un licenciement ou un congédiement déguisé, à moins que les heures d'un employé soient réduites à zéro (c'est-à-dire que l'employé soit effectivement licencié). Cela dépendra également des pratiques de l'employeur en matière d'horaires et de la cohérence des heures de travail passées.
• Pour les employés ayant des horaires réguliers ou fixes, une réduction unilatérale importante des heures normales de travail peut être considérée comme un licenciement et/ou peut exposer l'employeur à un recours pour congédiement déguisé ou, dans le milieu syndiqué, à des griefs si la convention collective n'autorise pas la réduction. Si un employeur est en mesure de démontrer qu'un employé ou le syndicat a accepté les horaires de modification, ce risque peut être atténué.
• Les employeurs doivent également être conscients de leurs éventuelles obligations légales de fournir un salaire minimum lorsque les employés sont renvoyés à la maison avant d'avoir terminé leurs heures de travail prévues. Dans de nombreuses juridictions canadiennes, cette obligation survient lorsqu'un employé qui devait travailler plus de trois (3) heures, arrive au travail et est renvoyé à la maison avant de commencer son quart de travail ou de terminer ses trois (3) heures de travail.

Qu'en est-il de la possibilité de la mise à pied temporaire ?

• Pour répondre à l'évolution des besoins des entreprises et de la situation économique, les employeurs peuvent préférer mettre à pied temporairement leurs employés plutôt que de réduire les heures ou le travail. Pour plus d'informations sur les mises à pied temporaires, veuillez consulter notre récente mise à jour ici.

Les employés peuvent-ils accepter de faire des heures supplémentaires en plus du nombre d'heures maximum autorisé par jour/semaine ?

• Dans le cas où un grand nombre d'employés refusent de se présenter au travail ou deviennent indisponibles pour cause de maladie, d'isolement ou de quarantaine, un employeur peut vouloir se tourner vers ses employés disponibles pour faire des heures supplémentaires. Dans certaines juridictions canadiennes, un employeur et un employé peuvent convenir que l'employé travaillera plus que les limites légales quotidiennes et/ou hebdomadaires des heures de travail normalement autorisées. Indépendamment de cet accord, les employés admissibles ont droit à la rémunération des heures supplémentaires pour toutes les heures supplémentaires effectuées.
• Les employeurs doivent être attentifs aux exigences légales de leur juridiction en ce qui concerne les heures de travail maximales, les périodes de pause requises, le temps supplémentaire et les ententes visant à dépasser ces exigences, afin de ne pas par inadvertance au respect d'une exigence légale. Les employeurs syndiqués devraient également revoir leurs conventions collectives et, le cas échéant, travailler avec leurs syndicats pour remédier à tout manque de personnel ou toute difficulté de fonctionnement.

En l'absence d'un accord, un employeur peut-il imposer davantage d'heures et/ou des heures supplémentaires ?

• En général, il n'est pas permis d'exiger d'un employé qu'il travaille plus que le nombre d'heures maximum légal par semaine ou de fixer unilatéralement des heures supplémentaires. Cela peut, entre autres, créer un risque de congédiement déguisé ou de s'exposer à des recours pour le respect des normes du travail et, dans un milieu syndiqué, donner lieu à des griefs si cela enfreint la convention collective. Un employeur doit évaluer les caractéristiques propres à son entreprise, sa main-d'Suvre et à la législation/convention collective applicable en matière de normes du travail avant de procéder.
• Dans certaines juridictions canadiennes, dans des circonstances exceptionnelles précises, il est permis à un employeur d'exiger d'un employé qu'il travaille plus que le nombre d'heures maximal légal par semaine. Dans ces circonstances, l'employeur doit s'assurer qu'il continue à respecter les périodes de repos, les périodes de repas et les exigences en matière d'heures de travail (y compris les exigences en matière d'heures excédentaires) prévues par la loi. Par exemple, dans certaines provinces, des exceptions au nombre d'heures maximal légal par semaine peuvent s'appliquer pour faire face à une urgence, fournir des services essentiels, s'assurer que le processus ou les opérations continues ne soient pas interrompus, ou encore pour effectuer un travail urgent.

Les employeurs peuvent-ils exiger de leurs employés qu'ils prennent des vacances pour faire face à des difficultés opérationnelles ?

• Les employeurs ont généralement le droit de déterminer le droit aux vacances de leurs employés, sous réserve des exigences législatives en matière de droit du travail et de l'emploi et des politiques de l'employeur applicables. Cela dit, les employeurs doivent s'assurer que la planification unilatérale des vacances n'entre pas en conflit avec les exigences du contrat de travail de l'employé ou d'une convention collective applicable.
• Un certain nombre de provinces exigent qu'un employeur fournisse à ses employés un avis écrit avant de pouvoir leur demander de prendre leurs vacances. En outre, de nombreuses juridictions canadiennes exigent que les vacances soient prises par périodes ininterrompues d'au moins une semaine, à moins que l'employé ne demande le contraire.
• Les employeurs peuvent également offrir à leurs employés la possibilité d'utiliser leurs droits aux vacances dans le cas où ils s'isolent eux-mêmes, afin de recevoir une compensation qu'ils n'auraient pas reçue autrement. Cette possibilité doit être volontaire, et non pas exigée par les employeurs.

Que se passe-t-il si un employeur doit réduire sa main-d'Suvre ?

• Dans le pire des cas, si un ajustement des effectifs ou un licenciement temporaire ne résout pas le problème opérationnel ou l'impact financier de la COVID-19, les employeurs peuvent être contraints d'envisager une réduction permanente de leurs effectifs.
• Il est important que les employeurs reconnaissent que les licenciements permanents dans ces circonstances seront considérés comme des congédiements « sans motif » et qu'à ce titre, les exigences applicables de la loi, de la common law et, au Québec, du Code civil du Québec, s'appliqueront. Sous toutes réserves, aucune exception résultant de la COVID-19 ne permettrait de réduire ces exigences. En fait, en ce qui concerne la common law, il peut y avoir un risque accru de demandes de délais de préavis plus longs en raison de l'incertitude du marché et de l'économie découlant de la crise COVID-19.
• Avant de procéder, les employeurs devraient revoir leurs contrats de travail afin d'évaluer leur responsabilité en matière d'indemnités de licenciement.

Les circonstances et les conséquences potentielles pour les employeurs en rapport avec la COVID-19 continuent d'évoluer chaque jour. Lorsque vous prenez des décisions visant à protéger votre personnel et votre entreprise, nous vous recommandons vivement de demander conseil à un avocat. Par conséquent, notre groupe national en droit du travail et de l'emploi est disponible pour aider les clients 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à contacter un membre de notre équipe à tout moment.

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