European Union: GDPR Update: One Stop Shop (Dutch)

Last Updated: 19 January 2018
Article by Marc Elshof and Celine Van Es

Inleiding

In deze eerste AVGB-update van 2018 staat het One Stop Shop-mechanisme centraal. Het One Stop Shop-mechanisme houdt in dat organisaties die grensoverschrijdende gegevensverwerkingen uitvoeren, in beginsel nog maar met één toezichthouder zaken hoeven te doen. Deze toezichthouder heet de 'leidende toezichthouder'.

De Richtlijn 95/46/EG kent een dergelijk mechanisme niet, waardoor het in de praktijk voorkomt dat een organisatie met meerdere vestigingen in de Europese Unie (EU) te maken heeft met inconsistente besluitvorming van verschillende lokale toezichthouders. De One Stop Shop-regel moet hier verandering in brengen. Vanaf 25 mei 2018 kunnen bepaalde organisaties profiteren van het feit dat zij vanaf dat moment grotendeels nog maar met één toezichthouder te maken hebben. Dit leidt waarschijnlijk tot een meer uniforme toepassing van de AVGB en de daaraan gerelateerde besluitvorming van de toezichthouders.

Grensoverschrijdende verwerking

De One Stop Shop-regel geldt slechts in het geval van grensoverschrijdende gegevensverwerking. Dit is volgens de AVGB:

  1. een verwerking van persoonsgegevens in het kader van activiteiten van vestigingen in meer dan één lidstaat van een verantwoordelijke of een verwerker in de EU die in meer dan één lidstaat is gevestigd; of
  2. een verwerking van persoonsgegevens in het kader van de activiteiten van een vestiging van een verantwoordelijke of van een verwerker in de EU, waardoor in meer dan één lidstaat betrokkenen wezenlijke gevolgen ondervinden of waarschijnlijk zullen ondervinden;

De AVGB geeft geen definitie van het begrip wezenlijke gevolgen. Enkel het feit dat een specifieke verwerking van persoonsgegevens een groot aantal personen in meerdere lidstaten betreft, betekent nog niet dat deze verwerking voor deze personen wezenlijke gevolgen heeft of waarschijnlijk zal hebben. Toezichthouders moeten rekening houden met de context van de verwerking, het type gegevens en het doel van de verwerking. De Artikel 29 Werkgroep (de WG29) heeft daarbij een aantal factoren geformuleerd dat toezichthouders mee zullen wegen bij de interpretatie van het begrip wezenlijke gevolgen. Volgens de WG29 is het relevant of de verwerking:

  • individuen al dan niet schade, verlies of moeilijkheden toebrengt of kan toebrengen;
  • al dan niet gevolgen heeft of kan hebben voor wat betreft het beperken van rechten of het ontzeggen van kansen;
  • al dan niet de gezondheid, het welzijn of de gemoedsrust van individuen beïnvloedt of kan beïnvloeden;
  • al dan niet de financiële of economische status of situatie van individuen beïnvloedt of kan beïnvloeden;
  • individuen al dan niet blootstelt aan discriminatie of oneerlijke behandeling;
  • al dan niet de analyse omvat van speciale categorieën van persoonsgegevens of andere gegevens die een inbreuk maken op de persoonlijke levenssfeer van een individu, met name waar het persoonsgegevens van kinderen betreft;
  • individuen al dan niet aanzet of kan aanzetten hun gedrag significant te veranderen;
  • al dan niet onwaarschijnlijke, onverwachte of ongewenste gevolgen heeft voor individuen;
  • al dan niet het individu in verlegenheid brengt of andere negatieve effecten teweegbrengt, met inbegrip van reputatieschade; of
  • al dan niet de verwerking van een grote hoeveelheid persoonsgegevens betreft.

Leidende toezichthoudende autoriteit

De 'leidende autoriteit' is de autoriteit die primair verantwoordelijk is voor het toezicht op een grensoverschrijdende gegevensverwerking, bijvoorbeeld in het geval dat een betrokkene een klacht indient over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens. De leidende autoriteit heeft de leiding over het onderzoek en kan daar andere 'betrokken toezichthoudende autoriteiten' bij betrekken. Welke nationale autoriteit de leidende autoriteit is, is afhankelijk van de vraag waar de hoofdvestiging of enige vestiging van de verantwoordelijke respectievelijk verwerker zich in de EU bevindt. Indien er slechts één vestiging van een bepaalde organisatie in de EU bestaat, is het al dan niet aanwijzen van de leidende toezichthoudende autoriteit eenvoudig. Mogelijk ingewikkelder is het aanwijzen van een hoofdvestiging wanneer een organisatie meerdere vestigingen in de EU heeft. Wij bespreken enkele voorbeelden.

Hoofdvestiging in de EU

De locatie van de centrale administratie

De AVGB bepaalt dat de hoofdvestiging van de verantwoordelijke de plaats is waar zich zijn centrale administratie in de EU bevindt. De locatie van de centrale administratie is de locatie waar de beslissingen over de doeleinden van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens worden genomen. Om te bepalen welke toezichthouder de leidende autoriteit is, is het voor organisaties met meerdere vestigingen in de EU het essentieel om te bepalen waar de beslissingen omtrent de doeleinden en middelen met betrekking tot de gegevensverwerking plaatsvinden.

De locatie van de centrale administratie ligt niet in de EU

Op het moment dat de beslissingen over de doeleinden van en de middelen voor de verwerking niet binnen een vestiging in de EU worden genomen, moet worden bekeken waar de effectieve en reële managementactiviteiten plaatsvinden die de belangrijkste beslissingen over de doelstellingen van en de middelen voor de verwerking via vaste regelingen bepalen. De AVGB bepaalt expliciet dat de aanwezigheid en het gebruik van technische middelen en technologieën voor de verwerking van persoonsgegevens of verwerkingsactiviteiten niet bepalend zijn voor het belang van een vestiging. Dit zijn dan ook geen doorslaggevende criteria om te bepalen of het om de hoofdvestiging van een concern gaat. Onderstaande vragen, die zijn geformuleerd door de WG29, kunnen helpen bij het formuleren van een antwoord op de vraag waar deze effectieve en reële managementactiviteiten plaatsvinden:

  • Waar worden beslissingen over de doelstellingen van en de middelen voor de verwerking definitief goedgekeurd?
  • Waar worden beslissingen genomen over bedrijfsactiviteiten waarbij gegevens worden verwerkt?
  • Waar ligt de feitelijke bevoegdheid om beslissingen te implementeren?
  • Waar bevindt zich de leidinggevende (of bevinden zich de leidinggevenden) met algemene managementverantwoordelijkheid voor de grensoverschrijdende verwerkingsactiviteit?

Naast de situatie dat de centrale administratie zich niet in de EU bevindt, kunnen bovenstaande criteria ook helpen bij het bepalen van de hoofdvestiging wanneer alle vestigingen van een verantwoordelijke zich in de EU bevinden, maar er niet één vestiging is die kan worden aangeduid als de locatie waar de centrale administratie zich bevindt. Dit kan zich voordoen bij decentraal georganiseerde multinationals.

'Forumshoppen' is verboden. Op het moment dat een organisatie zich op het standpunt stelt dat haar hoofdvestiging zich in Nederland bevindt, maar daar vervolgens geen echte managementactiviteiten plaatsvinden of geen beslissingen over de verwerking van persoonsgegevens worden genomen, zullen de toezichthoudende autoriteiten op basis van objectieve criteria en het bewijs beslissen welke toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit is. Toezichthoudende autoriteiten hebben het recht om de keuze die een verantwoordelijke maakt voor zijn hoofdvestiging (en daarmee voor de leidende autoriteit) aan te vechten. Mede met het oog op het accountability-beginsel wordt organisaties derhalve aangeraden overwegingen omtrent bovenstaande schriftelijk vast te leggen.

Verwerkers

Ook verwerkers kunnen profiteren van de One Stop Shop-regel. Ook bij verwerkers wordt de locatie van de centrale administratie als de hoofdvestiging beschouwd. Indien er geen centrale administratie in de EU is, dan is de hoofdvestiging van de verwerker de vestiging waar de belangrijkste verwerkingsactiviteiten plaatsvinden. Echter, in zaken waarin zowel een verantwoordelijke als een verwerker zijn betrokken, wordt de leidende toezichthoudende autoriteit van de verantwoordelijke als bevoegde leidende toezichthoudende autoriteit beschouwd. In dat geval is de toezichthoudende autoriteit van de verwerker een 'betrokken toezichthoudende autoriteit' die aan de zogenaamde samenwerkingsprocedure moet deelnemen. In de praktijk zal dit betekenen dat een verwerker die diensten verleent aan meerdere verantwoordelijken die in verschillende lidstaten gevestigd zijn (bijvoorbeeld aanbieders van clouddiensten), alsnog met meerdere toezichthouders te maken krijgen.

Buiten de EU gevestigde organisaties

Het One Stop Shop-mechanisme geldt alleen voor organisaties met één of meer vestigingen in de EU. Indien de betreffende organisatie geen vestiging in de EU heeft, is bijvoorbeeld de enkele aanwezigheid van een vertegenwoordiger in een bepaalde lidstaat niet voldoende om te kunnen profiteren van het One Stop Shop-mechanisme. Organisaties die geen vestiging in de EU hebben, krijgen via hun vertegenwoordiger te maken met lokale toezichthoudende autoriteiten in iedere lidstaat waarin zij op het gebied van gegevensverwerking actief zijn.

Tot slot

Voor organisaties die grensoverschrijdend persoonsgegevens verwerken en wensen te profiteren van het One Stop Shop-mechanisme, is een correcte bepaling van de hoofdvestiging van de betreffende organisatie van groot belang. Wij raden organisaties daarom aan in kaart te brengen in welke vestiging (of vestigingen) de beslissingen over de doeleinden van en de middelen voor de verwerking worden genomen en of deze vestiging zich binnen de EU bevindt. Aan de hand daarvan, en met behulp van de in deze nieuwbrief vermelde criteria van de WG29, kan een organisatie vervolgens bepalen welke vestiging zijn hoofdvestiging is. Door de overwegingen hierbij schriftelijk vast te leggen, kan een organisatie deze keuze achteraf beter verdedigen tegenover een toezichthouder die de bepaling van de leidende autoriteit betwist.

To view the full article, please click here

Dentons is the world's first polycentric global law firm. A top 20 firm on the Acritas 2015 Global Elite Brand Index, the Firm is committed to challenging the status quo in delivering consistent and uncompromising quality and value in new and inventive ways. Driven to provide clients a competitive edge, and connected to the communities where its clients want to do business, Dentons knows that understanding local cultures is crucial to successfully completing a deal, resolving a dispute or solving a business challenge. Now the world's largest law firm, Dentons' global team builds agile, tailored solutions to meet the local, national and global needs of private and public clients of any size in more than 125 locations serving 50-plus countries. www.dentons.com.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
Events from this Firm
27 Sep 2018, Conference, Budapest, Hungary

Dentons will be sponsoring the Future Law conference taking place on September 27 in Budapest. The event aims at providing a global view on the possible responses of legal industry to technological challenges and will host leading experts in the field.

2 Oct 2018, Other, London, UK

The Build-to-rent (BTR) market in the UK has grown substantially in recent years. In ever-increasing numbers, investors and developers are buying up land and properties for the purpose of BTR - benefitting from both value rises in their acquired assets and from rising rents.

2 Oct 2018, Other, London, UK

Dentons is pleased to invite you to register for a place at an interactive debate, "Is Franchising Good or Bad? And if so, for whom?", which is part of Dentons' International Retail Franchising programme.

 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Register for Access and our Free Biweekly Alert for
This service is completely free. Access 250,000 archived articles from 100+ countries and get a personalised email twice a week covering developments (and yes, our lawyers like to think you’ve read our Disclaimer).
 
Email Address
Company Name
Password
Confirm Password
Position
Mondaq Topics -- Select your Interests
 Accounting
 Anti-trust
 Commercial
 Compliance
 Consumer
 Criminal
 Employment
 Energy
 Environment
 Family
 Finance
 Government
 Healthcare
 Immigration
 Insolvency
 Insurance
 International
 IP
 Law Performance
 Law Practice
 Litigation
 Media & IT
 Privacy
 Real Estate
 Strategy
 Tax
 Technology
 Transport
 Wealth Mgt
Regions
Africa
Asia
Asia Pacific
Australasia
Canada
Caribbean
Europe
European Union
Latin America
Middle East
U.K.
United States
Worldwide Updates
Registration (you must scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions