Premessa
Il 5 dicembre 2011 è stata presentata al mercato la nuova edizione del Codice di Autodisciplina delle società quotate (il "Nuovo Codice"), elaborato dal Comitato per la Corporate Governance 1.
Il Nuovo Codice aggiorna la precedente edizione, pubblicata nel marzo 2006 e parzialmente rivista nel 2010 con la sostituzione dell'articolo 7 in materia di remunerazione degli amministratori.
Il Nuovo Codice, in linea con le esperienze a livello internazionale, indica alle società quotate italiane le best practices in materia di governo societario. L'applicazione delle raccomandazioni contenute nel Nuovo Codice è rimessa, come nella precedente edizione, alla libera scelta della società quotata secondo il principio comply or explain, secondo cui la società che non abbia fatto proprie una o più raccomandazioni fornisce adeguate informazioni in merito alle motivazioni della mancata o della parziale applicazione (fermo restando che, in caso di contrasto con norme primarie o secondarie, non si deve dare specifica informativa). L'informativa è fornita nella relazione sul governo societario e gli assetti proprietari prevista dall'art. 123-bis del d.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58.
Il Nuovo Codice è composto da dieci articoli dedicati rispettivamente: al ruolo del consiglio di amministrazione (articolo 1), alla composizione del consiglio di amministrazione (articolo 2), agli amministratori indipendenti (articolo 3), all'istituzione e al funzionamento dei comitati interni al consiglio di amministrazione (articolo 4), alla nomina degli amministratori (articolo 5), alla remunerazione degli amministratori (articolo 6), al sistema di controllo interno e gestione dei rischi (articolo 7), ai sindaci (articolo 8), ai rapporti con gli azionisti (articolo 9) e ai sistemi di amministrazione e controllo dualistico e monistico (articolo 10). Sono stati eliminati l'originario articolo 4 dedicato al trattamento delle informazioni societarie 2 e l'originario articolo 9 dedicato agli interessi degli amministratori e alle operazioni con parti correlate 3.
Ogni articolo del Nuovo Codice continua ad essere suddiviso in principi (indicati con la lettera P), criteri applicativi (indicati con la lettera C) accompagnati da un commento. In particolare, i criteri applicativi indicano i comportamenti raccomandati in quanto tipicamente necessari per realizzare gli obiettivi indicati nei principi, mentre i commenti hanno la finalità di chiarire la portata dei principi e dei criteri applicativi a cui si riferiscono e di descrivere ulteriori condotte virtuose quali possibili modalità per perseguire gli obiettivi indicati nei principi e nei criteri applicativi.
Le modifiche introdotte con il Nuovo Codice riflettono i numerosi interventi di riforma normativa che si sono succeduti nel corso degli ultimi cinque anni in materia di governo societario delle società quotate e mirano a semplificare e rafforzare l'efficacia delle raccomandazioni, anche tenuto conto delle più recenti best practices nazionali e internazionali. In particolare quattro sono gli aspetti essenziali del sistema di corporate governance delle società quotate oggetto di modifica: (i) la composizione del consiglio di amministrazione, (ii) il ruolo e il funzionamento del consiglio di amministrazione, (iii) l'organizzazione e i compiti dei comitati interni al consiglio di amministrazione e (iv) il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi.
Il presente alert descrive le principali novità introdotte dal Nuovo Codice.
Composizione del consiglio di amministrazione
Una prima novità del Nuovo Codice è rappresentata dalla raccomandazione di dare adeguata informativa, nella relazione sul governo societario, in merito alla composizione del consiglio, indicando per ciascun componente la qualifica di amministratore esecutivo, non esecutivo o indipendente, il ruolo ricoperto all'interno del consiglio, le principali caratteristiche professionali nonché l'anzianità di carica dalla prima nomina4.
Un'ulteriore novità è rappresentata dalla raccomandazione, rivolta al presidente del consiglio di amministrazione, di curare che non solo gli amministratori, ma anche i sindaci possano partecipare durante il mandato a iniziative finalizzate a fornire loro un'adeguata conoscenza del settore di attività in cui opera l'emittente, delle dinamiche aziendali e della loro evoluzione, nonché del quadro normativo di riferimento, affinché essi possano svolgere efficacemente il loro ruolo 5.
Una tra le novità più rilevanti è poi rappresentata dalla circostanza che il Nuovo Codice introduce specifiche raccomandazioni per le società quotate appartenenti all'indice FTSE-Mib.
Si raccomanda innanzitutto che i consigli di amministrazione di tali società siano costituiti almeno per un terzo da amministratori indipendenti6, mentre in relazione ai consigli di amministrazione delle altre società quotate si raccomanda che ve ne siano almeno due7. Con riferimento ai criteri di indipendenza degli amministratori è stato precisato che la nomina di un amministratore indipendente dell'emittente quotato in società controllanti o controllate non comporta di per sé la perdita della qualifica di indipendente, dovendosi porre attenzione in tali casi, tra l'altro, al fatto che da tale pluralità di incarichi non derivi, secondo una valutazione da compiersi caso per caso, una remunerazione complessiva tale da compromettere l'indipendenza dell'amministratore (commento all'articolo 3).
E' stato rafforzato il ruolo del lead independent director, la cui nomina è raccomandata in relazione ai consigli di amministrazione delle società appartenenti all'indice FTSE-Mib qualora ciò sia richiesto dagli amministratori indipendenti, salvo diversa e motivata valutazione da parte del consiglio da rendere nota nella relazione sul governo societario8.
E' stata introdotta una raccomandazione specifica per scoraggiare le situazioni di cross directorship, nelle quali potrebbero emergere potenziali conflitti di interesse, prevedendo che il Chief Executive Officer di un emittente quotato non assuma l'incarico di amministratore di un altro emittente quotato, non appartenente allo stesso gruppo e del quale sia Chief Executive Officer un amministratore del primo emittente9.
Infine, per garantire un efficiente funzionamento dei comitati interni al consiglio di amministrazione, è stato suggerito agli azionisti dell'emittente quotato di tenere conto dell'esigenza di assicurare continuità nella gestione, eventualmente attraverso la previsione di una scadenza differenziata di tutti o di parte dei componenti dell'organo amministrativo (c.d. staggered board), purché ciò non pregiudichi le prerogative dei diversi azionisti10.
Ruolo e funzionamento del consiglio di amministrazione
Il Nuovo Codice ha ulteriormente precisato i compiti del consiglio di amministrazione delle società quotate, ora espressamente deputato a perseguire l'"obiettivo prioritario" della creazione di valore per gli azionisti in un orizzonte di medio-lungo periodo11.
In quest'ottica si comprende anche la scelta di ribadire la riserva all'esclusiva competenza consiliare di alcune materie in relazione alle quali pertanto il consiglio è invitato a non spogliarsi delle proprie prerogative.
Al consiglio è, tra l'altro, raccomandata l'effettuazione, con cadenza almeno annuale, di un'autovalutazione sul funzionamento del consiglio stesso e dei comitati interni, nonché sulla loro dimensione e sulla composizione. In particolare, in relazione alla composizione del consiglio, il Nuovo Codice raccomanda di verificare che siano adeguatamente rappresentate, in relazione all'attività svolta dall'emittente, le diverse componenti (esecutiva, non esecutiva, indipendente) e le competenze professionali e manageriali, anche di carattere internazionale, tenendo altresì conto dei benefici che possono derivare dalla presenza in consiglio di diversi generi, fasce d'età e anzianità di carica12.
Il Nuovo Codice ha anche introdotto raccomandazioni specifiche per garantire tempestività e completezza dell'informativa pre-consiliare e consiliare. Con riferimento all'informativa pre-consiliare, si raccomanda che il presidente del consiglio di amministrazione si adoperi affinché la documentazione relativa agli argomenti all'ordine del giorno sia portata a conoscenza degli amministratori e dei sindaci con congruo anticipo rispetto alla data della riunione consiliare, adottando le modalità necessarie per preservare la riservatezza dei dati e delle informazioni fornite. Nel caso in cui la documentazione messa a disposizione sia voluminosa o complessa, la stessa può essere utilmente corredata da un documento che ne sintetizzi i punti più significativi e rilevanti ai fini delle decisioni all'ordine del giorno, con la precisazione che il documento riassuntivo non può essere considerato in alcun modo sostitutivo della documentazione completa trasmessa ai consiglieri. Si prevede inoltre che nella relazione sul governo societario siano fornite informazioni in merito alla tempestività e completezza dell'informativa pre-consiliare e in merito al preavviso ritenuto generalmente congruo per l'invio della documentazione, indicando se tale termine sia stato normalmente rispettato13.
Per quanto riguarda l'informativa in sede consiliare, per valorizzare la riunione dell'organo amministrativo come momento nel quale tutti gli amministratori possono acquisire un'adeguata informativa sulla gestione sociale, si prevede che il presidente del consiglio di amministrazione, anche su richiesta di uno o più amministratori, possa chiedere agli amministratori delegati che i dirigenti dell'emittente e quelli delle società del gruppo che ad esso fa capo, responsabili delle funzioni aziendali competenti secondo la materia, intervengano alle riunioni consiliari per fornire gli opportuni approfondimenti sugli argomenti posti all'ordine del giorno14.
Organizzazione e compiti dei comitati interni al consiglio di amministrazione
Rilevanti novità riguardano la composizione e il funzionamento dei comitati interni al consiglio di amministrazione.
Pur confermando la raccomandazione che i comitati siano composti da non meno di tre membri, il Nuovo Codice consente però che i comitati siano composti da due amministratori indipendenti con riferimento agli emittenti il cui consiglio di
amministrazione sia composto da non più di otto membri, in luogo dei cinque previsti dalla precedente edizione del codice. Si raccomanda poi che ogni comitato provveda a nominare un presidente che ne coordini i lavori15.
Il Nuovo Codice consente di evitare l'istituzione di uno o più comitati affidando le relative funzioni al consiglio di amministrazione nella sua interezza, sotto il coordinamento del presidente, a condizione che i) gli amministratori indipendenti rappresentino almeno la metà del consiglio di amministrazione (con arrotondamento all'unità inferiore qualora il consiglio sia formato da un numero dispari di persone); (ii) nelle sedute consiliari siano dedicati adeguati spazi all'espletamento delle funzioni che il Nuovo Codice attribuisce ai comitati; (iii) limitatamente al comitato controllo e rischi, l'emittente non sia controllato da un'altra società quotata, o sottoposto a direzione e coordinamento. Al riguardo, inoltre, si raccomanda al consiglio di amministrazione di fornire analitica informativa nella relazione sul governo societario in merito ai motivi sottesi alla scelta di non istituire uno o più comitati, con particolare attenzione alla scelta di non istituire il comitato controllo e rischi, scelta che deve essere adeguatamente motivata in relazione al grado di complessità dell'emittente e al settore in cui esso opera16. Infine, si invita il consiglio di amministrazione a rivalutare periodicamente la scelta di non istituire uno o più comitati17.
L'istituzione del comitato nomine è ora oggetto di una specifica raccomandazione, che sostituisce quella prevista dalla precedente edizione del codice che si limitava a raccomandare di valutare l'opportunità di istituirlo18.
Infine, il Nuovo Codice raccomanda al consiglio di amministrazione di valutare l'opportunità di adottare un piano per la successione degli amministratori esecutivi. Qualora il consiglio adotti il piano, si raccomanda che l'istruttoria sulla sua predisposizione sia affidata al comitato nomine (o ad altro comitato interno incaricato allo scopo) e sia fornita informativa nella relazione sul governo societario in merito alle scelte compiute19.
Il sistema di controllo interno e di gestione dei rischi
Al fine di razionalizzare il sistema dei controlli, anche alla luce delle modifiche normative intervenute nei cinque anni che sono seguiti all'emanazione della precedente edizione del codice, il Nuovo Codice ridefinisce e razionalizza i ruoli e i compiti dei soggetti coinvolti nella configurazione e nella implementazione del sistema di controllo interno, ora definito "sistema di controllo interno e di gestione dei rischi" per evidenziare la centralità del rischio nel sistema dei controlli, che nel Nuovo Codice viene indicato come uno degli "snodi cruciali della governance delle società quotate". Per questa ragione il Nuovo Codice ribadisce che è il consiglio di amministrazione l'organo chiamato a definire "la natura e il livello di rischio compatibile con gli obiettivi strategici dell'emittente" nonché a valutare l'adeguatezza dell'assetto organizzativo, amministrativo e contabile dell'emittente e delle controllate aventi rilevanza strategica "con particolare riferimento al sistema di controllo interno e gestione dei rischi"20.
Alla modifica della denominazione del sistema dei controlli, si accompagnano le modifiche della denominazione del comitato per il controllo interno, ora definito "comitato di controllo interno e di gestione dei rischi", anche per distinguerlo dal comitato per il controllo interno e la revisione contabile, previsto dal recente d.lgs. 39/2010 attuativo della direttiva 2006/43/CE in materia di revisione legale dei conti. Peraltro tale distinzione appare particolarmente opportuna tenuto conto che le competenze del comitato per il controllo interno e la revisione contabile sono distinte rispetto alle funzioni propositive e consultive attribuite al comitato di controllo interno e di gestione dei rischi, chiamato essenzialmente a supportare il consiglio di amministrazione nelle decisioni e nella valutazioni relative al sistema dei controlli21.
Le funzioni del comitato di controllo interno e di gestione dei rischi sono state a loro volta chiaramente distinte da quelle del collegio sindacale al quale il Nuovo Codice riconosce un compito di vigilanza anche preventiva e non meramente successiva, che si traduce in una verifica sui processi il cui esito va portato all'attenzione degli amministratori affinché essi adottino le misure correttive eventualmente necessarie22. E proprio in considerazione di tale ruolo e al fine di razionalizzare il sistema dei controlli, il Nuovo Codice raccomanda alle società quotate di valutare l'opportunità di attribuire al collegio sindacale le funzioni di organismo di vigilanza ai sensi del d.lgs. 231/2011, in linea peraltro con quanto previsto dalla legge 12 novembre 2011, n. 183 (c.d. Legge di Stabilità 2012).
Infine, è stato eliminato ogni riferimento al preposto al controllo interno, univocamente identificato con il responsabile della funzione di internal audit23, la cui autonomia è stata rafforzata24 raccomandando che le decisioni riguardanti la nomina, revoca e retribuzione del responsabile della funzione debbano essere adottate dal consiglio di amministrazione con il parere favorevole vincolante del comitato controllo e rischi e sentito il collegio sindacale25.
Termini per l'applicazione del Nuovo Codice
Le società quotate che aderiscono al Nuovo Codice sono invitate ad applicare le nuove raccomandazioni entro la fine dell'esercizio che inizia nel 2012, informandone il mercato con la relazione sul governo societario da pubblicarsi nel corso dell'esercizio successivo. Fanno eccezione le modifiche che hanno effetto sulla composizione del consiglio di amministrazione e dei relativi comitati e, in particolare, quelle relative al comitato per le nomine26, alla composizione del comitato remunerazioni27 e alla composizione del comitato controllo e rischi28, nonché al lead independent director e alla cross directorship29, che trovano applicazione già a decorrere dal primo rinnovo del consiglio di amministrazione successivo alla fine dell'esercizio iniziato nel 2011.
Inoltre, le modifiche che riguardano la composizione del consiglio di amministrazione delle società appartenenti all'indice FTSE-Mib trovano applicazione a decorrere dal primo rinnovo del consiglio di amministrazione successivo alla fine dell'esercizio che inizia nel 2012. Le stesse società appartenenti all'indice FTSE-Mib sono infine invitate a fornire informazioni relative all'eventuale adozione di un piano per la successione degli amministratori esecutivi nella relazione sul governo societario da pubblicare nel corso del 2012.
Footnotes
1 Il Comitato per la Corporate Governance è promosso dalle principali associazioni di categoria italiane (ABI, ANIA, Assonime, Assogestioni, Borsa Italiana e Confindustria).
2 Le raccomandazioni contenute in tale articolo sono state mantenute in forma semplificata fra i compiti del consiglio di amministrazione (criterio applicativo 1.C.2) nei quali è incluso quello di adottare, su proposta dell'amministratore delegato o del presidente del consiglio di amministrazione, una procedura per la gestione interna e la comunicazione all'esterno di documenti e informazioni riguardanti l'emittente, con particolare riferimento alle informazioni privilegiate, al fine di assicurare la corretta gestione delle informazioni societarie.
3 Sono state così eliminate le possibili sovrapposizioni e incongruenze fra le raccomandazioni contenute in tale articolo e la più generale disciplina normativa in materia di operazioni con parti correlate, contenuta nel regolamento adottato dalla CONSOB con delibera n. 17221 del 12 marzo 2010 e successive modifiche e integrazioni.
4 Vedi criterio applicativo 1.C.1, lettera i).
5 Vedi criterio applicativo 2.C.2.
6 Al riguardo si precisa che se a tale quota corrisponde un numero non intero, quest'ultimo è arrotondato per difetto.
7 Vedi criterio applicativo 3.C.3.
8 Vedi criterio applicativo 2.C.3.
9 Vedi criterio applicativo 2.C.5.
10 Tale notazione si legge nel commento all'articolo 2.
11 Vedi principio 1.P.2.
12 Vedi criterio applicativo 1.C.1, lettera g) e relativo commento.
13 Vedi criterio applicativo 1.C.5 e relativo commento.
14 Vedi criterio applicativo 1.C.6 e relativo commento.
15 Vedi criterio applicativo 4.C.1, lettera a. 16 Il Nuovo Codice indica tra i fattori da tenere particolarmente in considerazione: la natura dell'attività svolta e l'appartenenza a un settore regolamentato, il fatturato o l'attivo di bilancio, il numero dei dipendenti, la capitalizzazione di mercato, il numero e la collocazione geografica dei soggetti giuridici partecipati o controllati, lo svolgimento di attività di impresa in regioni o stati che presentano fattori di rischio, il numero di componenti del consiglio di amministrazione, le loro qualifiche professionali e la loro disponibilità di tempo.
17 Vedi criterio applicativo 4.C.2.
18 principio 5.P.1.
19 Vedi criterio applicativo 5.C.2. Nel commento all'articolo 5 si precisa che la relazione sul governo societario descrive, qualora previsti dai piani di successione, appositi meccanismi in caso di sostituzione anticipata rispetto all'ordinaria scadenza dalla carica, gli organi sociali e i soggetti coinvolti nella predisposizione del piano, nonché le modalità e i tempi con cui lo stesso è, eventualmente, soggetto a revisione.
20 Vedi criterio applicativo 1.C.1, lettere b e c).
21 Vedi principio 7.P.3 e il criterio applicativo 7.C.2.
22 Vedi commento all'articolo 8.
23 Vedi principio 7.P.3.
24 Vedi criterio applicativo 7.C.5.
25 Vedi criterio applicativo 7.C.1.
26 Vedi principio 5.P.1.
27 Vedi principio 6.P.3.
28 Vedi principio 7.P.4.
29 Disciplinati nei criteri applicativi 2.C.3 e 2.C.5.
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