Worldwide: Os prós e contras de Centros de Serviços Compartilhados para finanças e contabilidade

Empresas que estejam buscando consolidar e centralizar suas funções de finanças e contabilidade tipicamente têm este desejo pelos seguintes motivos:

• Padronização de processos e eficiência: com processos padrão, é mais fácil desenhar e atualizar o ambiente de controle e construir relatórios consistentes de entradas e saídas. O trabalho de revisão é agilizado e as iterações são reduzidas.
• Economia de gastos: este é óbvio. Automação e melhorias de processos podem reduzir os custos substancialmente.
• Visão de negócios: empresas com funções decentralizadas de contabilidade gastam uma quantidade significativa de tempo coletando dados – mas não os analisam. Quando finalmente a informação é coletada e os relatórios são disponibilizados, eles podem estar desatualizados e irrelevantes.

Estabelecer Centros de Serviços Compartilhados (CSCs) pode ajudar empresas a economizar dinheiro e a operar de maneira mais efetiva. No entanto os prós também devem ser considerados juntamente com os contras.

Os pros

1. Cultura guiada pela performance

A maioria das empresas não usam KPIs para monitorar as atividades das funções internas de contabilidade e finanças. Elas tendem a focar em KPIs tradicionais que olham para o externo, incluindo contas a receber e contas a pagar. A abordagem muda completamente com CSCs. As funções de contabilidade e finanças são gerenciadas como um serviço e medidas de uma perspectiva de eficiência e produtividade.

Os KPIs mais populares usados em medidas de CSCs são o número de notas fiscais pelo ETI (equivalente de tempo integral), Custo de ETI como porcentagem da receita, porcentagem de erros, número de entradas e assim por diante. O monitoramento contínuo destes KPIs ajuda as organizações a identificar áreas de melhorias e automação.

2. Gestão de talentos

Em muitos países, funcionários de finanças reclamam dos desafios de se obter o nível correto de capacidade e expertise. A centralização das funções de contabilidade e finanças pode ajudar a resolver alguns destes problemas localizando as atividades em países com talentos disponíveis. 

3. Organização enxuta

Mover-se para um modelo de CSC faz com que as organizações reconsiderem inteiramente a maneira como operam. É uma oportunidade de olhar não só para como algumas tarefas podem ser feitas de maneira mais eficaz, mas também de perguntar se elas são realmente necessárias.

Os contras

1. Riscos de compliance

Como você pode garantir que o CSC continue em compliance com regras locais em todos os países onde sua empresa opera? Ainda que a contabilidade transacional possa ser facilmente acomodada em um CSC, ainda haverá uma necessidade de cumprir requerimentos locais fiscais e de relatórios financeiros. Processos adicionais, incluindo reconciliação de dados e ferramentas para supervisão e monitoramento, podem ter que ser desenvolvidos e monitorados – e pode ser necessário buscar uma assistência especializada para cobrir quaisquer falhas de conhecimento.

2. Falta de know-how local

Regras locais de contabilidade e impostos diferem de país para país. Sim, há coisas iguais, mas cada país tem suas próprias regulações e requerimentos de relatórios. Nossa pesquisa mostra que em 70% das jurisdições pesquisadas, as autoridades locais definem o formato de relatórios contábeis. Há muitos países onde o GAAP local (Generally Accepted Accounting Principles – Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, em português) é diferente do IFRS (International Financial Reports Standards – Padrões Internacionais de Relatórios Financeiros, em português). Ambos ainda precisam ser convertidos para o GAAP local e de acordo com as regras de depreciação, reavaliação de moeda estrangeira ou consideração de capitalização de ativos fixos.

Ainda que haja uma tendência na direção do alinhamento de regras com o IVA (Imposto Sobre Valor Agregado) e o IGV (Imposto Geral sobre Vendas), o imposto de renda corporativo e os impostos retidos na fonte seguem regras específicas de cada país, e as provisões para a dedutibilidade de gastos ou o que determina documentos suficientes para prova-los podem variar.  É muito difícil que um centro de serviços compartilhados tenha 100% de conhecimento e que ele esteja completamente atualizado em todas as jurisdições do mundo. Os experts da TMF Group em mais de 80 jurisdições não só mantêm o compliance com os padrões atuais como monitoram mudanças regulatórias a atualizam os clientes em tempo. 

3. Falta de relacionamentos locais

Contatos constantes com as autoridades fiscais locais são um fator importante para manter suas operações em compliance. A habilidade de conversar com autoridades na língua local e responder às suas perguntas rapidamente é imprescindível. Os fusos horários são importantes também. Não responder a tempo e da maneira correta pode resultar em multas e penalidades.

Outro problema fundamental é a localização e a adequação cultural. Você deve ficar próximo ou off-shore? CSCs mais próximos estão ficando cada vez mais populares. Ainda que as economias sejam menores, os aspectos não financeiros (tais como a adequação cultural) podem ser vantajosos.

Fale conosco

Quando estiver considerando uma mudança para um CSC, é uma boa ideia começar o processo de transição com uma região menos complexa e obter recomendações especializadas para ajudar a identificar os relatórios de saídas que podem ser padronizados e quais variações específicas às jurisdições devem ser consideradas.

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