Turkey: Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişilerin Şubelerinin de Veri Siciline Kayıt Olması Gerekiyor

Last Updated: 6 November 2019
Article by Selin Ozbek Cittone

Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'de yer alan şubeleri ve irtibat bürolarının, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") uyarınca Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt zorunlulukları olup olmadığı çok net değildi.

Kişisel Verilerin Korunması Kurulu ("Kurul"), kendisine bu konuyla ilgili gelen görüş talebi neticesinde, "Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişilerin Türkiye'deki Şubeleri ile İrtibat Bürolarının Sicile Kayıt Yükümlülüğü Hakkındaki Görüş Talebi" ile ilgili 23.07.2019 tarihli ve 2019/225 sayılı Kurul kararını 7 Ekim 2019 tarihinde yayınlamıştı.

Bu kararla, yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'de yer alan şubelerinin, Türkiye'de yerleşik veri sorumlusu sayılacağı ve bu nedenle de Verbis'e kayıt yükümlülüğü altında olduklarına kanaat getirildi. İrtibat bürolarının ise Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt olmaları gerekmiyor.

Konuya dair detaylı değerlendirmemizi bu yazımızda bulabilirsiniz. İngilizce blog yazımız için bakınız.

Yurtdışında Yerleşik Tüzel Kişiler

Kanun'da veri sorumlusu "kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi" olarak tanımlanmaktadır. Tüzel kişi tanımı ise kamu kurumları, şirketler, dernekler veya vakıflar gibi kişileri de kapsamaktadır.

Kurul yayınladığı kararda, veri sorumlusunun tespiti için "kişisel verilerin ilk aşamada elde edilmesi ve bunun yasal dayanağı, hangi kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği ve kişisel veri elde etme yöntemleri, işlenecek kişisel veri türleri, kimlerin kişisel verilerinin işleneceği, ilgili kişinin erişimi ve diğer hakların kullanılıp kullanılmadığı, kişisel verilerin paylaşılıp paylaşılmayacağı, paylaşılacaksa kimlerle paylaşılacağı ve kişisel verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği gibi hususlarda kimin karar verdiği"nin dikkate alınabileceğini tekrarladı. Buna ek olarak, merkez şirketten bağımsız olarak yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerin de veri sorumlusunun tespitte önemli olduğunu vurguladı.

Yurtdışında yerleşik veri sorumluları için bilindiği üzere, Kanun'un uygulaması açısından özel bir hüküm yok. Ancak yurtdışında yerleşik veri sorumlularının Veri Sorumluları Sicili'ne kaydı gerekmekte ve bu çerçevede Türkiye'de bir temsilci atamaları istenmekte. Yeri gelmişken yurtdışında yerleşik tüzel kişiler açısından Sicil'e kayıt yükümlülüğünün uzatıldığını ve son tarihin 31.12.2019 olduğunu hatırlatmakta fayda var.

Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'deki şubeleri

Yayınlanan karar uyarınca, Kurul'un yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'de bulunan şubelerinin, veri sorumlusu sıfatını haiz olup olmadıklarına ilişkin yaptığı değerlendirmede göz önünde bulundurduğu kriterler şu şekildedir:

  • Kurul, merkez ve şube kavramlarına ilişkin olarak mevzuat hükümleri uyarınca yaptığı inceleme sonucunda şubenin, işletme politikası, kar ve zarar ile elde edilen hak ve üstlenilen borçlar bakımından merkeze bağlı olduğu sonucuna ulaşmıştır.
  • Ancak Kurul; Türk Ticaret Kanun, Ticaret Sicili Yönetmeliği, Bankacılık Kanunu düzenlemelerini dikkate alarak şubelerin sicile kayıt yükümlülükleri olduğu, dış ilişkide bağımsız oldukları ve yönetim ayrılığı kuralı gereği merkezden ayrı bir yönetime sahip olmaları gerektiğini açıklamıştır.
  • Diğer yandan, kararda, Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğünün (GDPR) bölgesel kapsam ile ilgili hükümlerine atıf yapılmakta ve veri sorumlusu tanımı bu çerçevede yorumlanmaktadır.

GDPR'ın "Bölgesel kapsam" başlıklı (3) (1) maddesini hatırlayalım:

"Bu Tüzük, işlemenin Birlik dahilinde gerçekleştiğine bakılmaksızın, kişisel verilerin bir veri sorumlusunun veya veri işleyenin Birlik dahilindeki işletmesinin faaliyetleri kapsamında işlenmesine uygulanır."

  • Kurul'a göre söz konusu hüküm uyarınca, GDPR hükümlerine tabi olmak için Avrupa Birliği içerisinde yer alan şube veya irtibat bürosunun kendisinin veri işleyip işlemediği önem arz etmiyor. Burada, Avrupa Birliği dışında bulunan şirketlerin, veri sorumlusu / veri işleyen olarak GDPR hükümlerine tabi olmasına ilişkin bir kriter olarak "işletme" kavramının dikkat çektiği vurgulanıyor. Yine GDPR'ın 4 üncü maddesinin 7 inci fıkrasındaki[1] veri sorumlusu tanımına atıfta bulunularak, bu tanımın Kanun'da yer alan veri sorumlusu tanımı ile benzer şekilde ve daha kapsamlı olduğu açıklanıyor. Bu çerçevede "GDPR'ın sınır aşan şekilde uygulanmasına ilişkin olarak, yabancı veri sorumlusu / veri işleyen bir girişimin / oluşumun (şirket vb.), Avrupa Birliği'nde bulunan işletmesi aracılığıyla (bu işletmenin faaliyetleri çerçevesinde) GDPR hükümlerine tabi olması sonucu doğabilmektedir" deniliyor.

Kurul, belirtilen kriterleri kullanılarak şu önemli kanaatlere varıyor:

  • Sicile kayıt yükümlülüğü için veri sorumlusu sıfatını taşımak gerektiğinde herhangi bir tereddüt yok. Başka bir deyişle gerçek veya tüzel bir kişiliğin bulunması şart.
  • Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'deki şubelerinin ise ayrı bir tüzel kişiliği olmadığı son derece açık.

Ancak:

  • Bu şubeler, Türk Ticaret Kanunu uyarınca yerli ticari işletmeler gibi tescil oluyor ve
  • GDPR'ın veri sorumlusu tanımı uyarınca, veri sorumlusu olmak için "tüzel kişi" olmanın şart olarak öngörülmüyor.

Bu nedenle Kurul, şubelerin kişisel veri işleme süreçleri bakımından merkezden bağımsız bir şekilde Türkiye'de veri sorumlusu kriterlerine uygun olarak hareket ettiğine kanaat getirerek, veri sorumlusu sayılmalarına ve buradan hareketle yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'de bulunan şubelerinin de Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğü olduğuna karar veriyor.

Kurul kararında, genel olarak şubelerin kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirlemesi ve veri kayıt sisteminin kurulması ile yönetilmesinden sorumlu oldukları varsayılmış ve Kanun ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik çerçevesinde veri sorumlusunun "tüzel kişiliğin bulunması" gereği, GDPR hükümleri dikkate alınarak, Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğü açısından geniş yorumlanmıştır.

Son olarak bu şubeler açısından Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğünün kriterleri korunmuştur. Buna göre Kurul'un 2018/88 ve 2019/265 sayılı kararı uyarınca "yıllık çalışan sayısı 50'de fazla" ve "yıllık mali bilanço toplamı 25 milyondan çok" olma kriterlerine bakılarak yapılacak olan bir değerlendirmeden sonra bu şartları sağlayan şubelerin Veri Sroumluları Sicili'ne kaydolması gerekmektedir.

Yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'deki irtibat büroları

Kurul kararında irtibat büroları için şu değerlendirmeleri yapıyor:

  • İrtibat büroları için ise aynı durum söz konusu değil.
  • Bu bürolar, herhangi bir ticari faaliyette bulunmaya yetkili olmadığından ve haberleşme, bilgi sağlama, sosyal çalışmalar yapma gibi görevler yürüttüğünden şube olma özelliğine sahip değildir.
  • Bu nedenle de yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'deki irtibat bürolarının Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt olma yükümlülüğü yoktur.

Kısa Bir Değerlendirme

Kurul kararı, sonuç olarak sadece yurtdışında yerleşik tüzel kişilerin Türkiye'deki şubelerinin Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt olması gerektiğine kanaat getiriyor.

Şubelerin veri sorumlusu olabilecekleri yönünde Kurul'un bu değerlendirmesine bazı açılardan katılmakla birlikte, bir kaç hususun altını çizmek istiyoruz:

1) Kanun'un yurtdışında yerleşik veri sorumlularına uygulanması açısından Kanun, GDPR madde 3'te olduğu gibi bir çerçeve çizmemektedir. Bu nedenle, Kanun'un uygulaması açısından Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt yükümlülüğünden kaynaklanan bir bölgesel kapsam ortaya çıkmaktadır. Bu ise, ciddi sıkıntılar yaratmaktadır.

2) GDPR madde 3 hükmü esasen, Avrupa Birliğinde yerleşik olmasa da veri sorumlusunun/veri işleyenin, Avrupa Birliği kapsamında bir işletmesinin veri işleme faaliyetinin olması nedeniyle (bir tüzel kişiliği olmasa da), ilgili işleme faaliyetleri açısından GDPR'a tabi kılmaktadır. Yani bu madde, veri sorumlusunu, "Birlik'teki işletmesi dolayısıyla" GDPR'a tabi kılmaktadır. Genel uygulama açısından ise, veri sorumlusunun tespiti, Kurul'un bu kararında da detaylı olarak açıklandığı üzere, "kontrol" kriterine bağlanmaktadır.

3) Bu noktada, Türkiye'deki tüm yabancı tüzel kişi şubelerinin, veri işleme faaliyetinin özelliklerine bakılmaksızın, genel prensiplere atıfla, kişisel veri işleme süreçleri bakımından merkezden bağımsız bir şekilde hareket ettiklerini varsaymak ne kadar doğru olacaktır?

Örneğin bankacılık, sigorta, havacılık vb regüle sektörlerde faaliyet gösteren şubeler açısından veri işleme faaliyetleri bakımından bağımsız oldukları söylenebilecek iken, regüle olmayan sektörlerde faaliyet gösteren ve tamamen yabancı ana şirketin talimatları ile hareket eden bir şube açısından bu geçerli olacak mıdır?

Şubeler her ne kadar, yerel organizasyonları açısından göreceli bir bağımsızlığa sahip olsalar da, esasen hukuki ilişki içine girdikleri kurumlar, müşteriler ve sair üçüncü taraflar açısından muhatap (yani nihai olarak sorumlu) merkez yani ana şirkettir. Kontrol de bu itibarla, prensip olarak, ana şirkettedir. Bu durumda, şubelerin merkezi temsile dair zaten var olan yetkileri dikkate alınarak, Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt açısından zaten herhangi bir istisnaya tabi olmayan yabancı veri sorumlusunun (yani merkezin) Türkiye'deki şube tarafından temsilini zorunlu kılarak da amaca ulaşılabilir miydi? (Elbette bu noktada daha önce değindiğimiz gibi, regüle sektörler ya da veri işleme faaliyetleri dolayısıyla merkezden bağımsız hareket eden şubeleri ayrı tutmak gerekecektir.)

Bu konuda ortaya çıkabilecek yorumsal sıkıntının, şubelerin Veri Sorumluları Sicili'ne kayıt istisnası kapsamında "yıllık çalışan sayısı" ve "yıllık mali bilanço toplamı" na dair belirlenen kriterlere tabi tutulmuş olmaları sebebiyle pratikte çözümlenebilmesini umuyoruz.

4) Son olarak, veri sorumlusu olarak kabul edilecek şube ile yine veri sorumlusu olacak yabancı ana şirket (merkez) arasında verilerin aktarılması açısından nasıl bir ilişki kurulması gerekecektir? Zira zaten veri sahipleri açısından, yabancı veri sorumlusu şirket ile kurulan ilişki nedeniyle verilerin yurtdışında herhangi bir aktarım olmadan doğrudan işlenmesi söz konusudur. Bu itibarla, veri sahipleri verilerinin yabancı bir veri sorumlu tarafından işlendiğini bilerek bu ilişkiye girmektedir. Diğer yandan şube ile veri sahibi arasındaki ilişki (var ise) bu kapsamda nasıl değerlendirilecek ve şubenin ana şirkete veri aktarmak için rızaya dayanması ya da Kurul'dan izin alması mı gerekecektir?

Kurul'un en baştan beri, kararlarında AB düzenlemeleri ve özellikle de GDPR ile paralel yorumlar yapıyor olması ve bu noktada istikrarlı bir duruş sergilemesini son derece önemli ve bir o kadar da olumlu buluyoruz. Ancak bunun veri sorumluları açısından bir belirsizliğe neden olmaması gerektiğini düşünüyoruz. Bu yönde oluşabilecek tereddütlerin, başta Kanun değişikliği olmak üzere yeni yasal düzenlemeler veya Kurul kararları ile giderilecek olmasını umuyoruz.

Footnotes

1. GDPR'ın 4 üncü maddesinin 7 inci fıkrasında veri sorumlusu (kontrolör); "yalnız başına veya başkalarıyla birlikte kişisel verilerin işlenmesine ilişkin amaçlar ve yöntemleri belirleyen gerçek veya tüzel kişi, kamu kuruluşu, kurumu veya diğer herhangi bir organdır; söz konusu işleme amaçları ve yöntemlerinin Birlik ya da üye devlet hukukuna göre belirlenmesi durumunda, kontrolör veya kontrolörün belirlenmesine özgü kriterler Birlik ya da üye devlet hukukuna göre belirlenebilir" şeklinde tanımlanmıştır .

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions