Turkey: Avrupa Komisyonu dosyaya girişte data room kullanmaya başladı!

Last Updated: 12 April 2019
Article by Dilara Yeşilyaprak

Savunma hakkının en önemli unsurlarından birini oluşturan dosyaya giriş hakları ve koşulları bakımından oldukça gelişmiş olan Avrupa Komisyonu bu konuda yeniliklere yenilik katıyor. Öyle ki, yakın zamanda dosyaya girişlerde gizli bilgilerin paylaşımı için oluşturulan sanal veri odaları –çoğumuzun corporate hayattan aşina olduğu data room, confidentiality ring gibi araçlar kullanılmaya başladı. Bu uygulama sıkça başvurulan hale gelmeye başlayınca da Komisyon rekabet dosyalarında kullanılan data roomlara dair bir Kılavuz yayınladı. Rekabet Kurumu da bu gelişmeleri takip ederek benzer bir yaklaşım benimseyecek mi? – Her rekabet hukukçusu gibi bizim de aklımızı kurcalıyor!

Dosyaya girişte data room kullanılmasının amacı ne ve uygulama nasıl işliyor?

Dosyaya giriş hakkı bakımından hassasiyetle tartılması gereken iki unsur bulunuyor:

  1. Hakkında soruşturma yürütülen taraflara ilişkin kullanılan ve delil niteliği taşıyan bilgilerin erişimine hakkaniyetli bir savunma hakkı tanınması adına izin verilmesi
  2. Bilgileri paylaşılan üçüncü tarafların ticari sır vb. niteliğindeki bilgi bilgilerinin soruşturmaya taraf teşebbüsler dahil tüm herkesten gizli tutulması

Genellikle bu iki unsur arasındaki dengeyi rekabet otoriteleri kuruyor ve bu kapsamda soruşturmaya taraf teşebbüslerin hangi bilgilere erişim sağlayabileceğini belirliyor. Bu uygulama ise bazı durumlarda taraflardan birinin ayağına basılmasına sebep olabiliyor. Örneğin; otoriteler gizlilik konusunda fazla korumacı yaklaşarak soruşturmaya taraf teşebbüslere ifşa edilmesinde sorun olmayacak nitelikteki bilgileri ve belgeleri de gizleyebiliyor. Tabi burada insan faktörü, usul ekonomisi gibi pek çok unsurun değerlendirmelerde denge bozabilecek nitelikte işlemesi işin cabası.

Komisyon tarafından yeni benimsenmeye başlayan data room uygulaması kapsamında ise bilgi sunan taraf ve soruşturmaya taraf teşebbüs arasında bir nevi ifşa sözleşmesi imzalanıyor. Bu doğrultuda Komisyon'a bilgi sunan taraf, söz konusu bilgilerinin hepsine ya da kısmi olarak soruşturmaya taraf teşebbüslerin bir kısmı ya da hepsiyle paylaşılmasına izin veriyor ve bilgilere erişim bu şekilde sağlanıyor.

Bilgi akışı her iki taraf bakımından kısıtlanıyor ve genellikle harici danışmanların yardımı ile bilgilerin data rooma konulması ve bilgilere data roomdan erişim sağlanması öngörülüyor. Bazı durumlarda başkaca yetkililer ile iktisatçıların da gizlilik halkası içerisinde bulunmasına izin verilebileceği anlaşılıyor. İfşa sözleşmesinde ayrıca bilgilerin kullanımından sonra yok edilmesine yönelik bir hükmün yer alması gerekiyor. Bu kapsamda, ifşa sözleşmesinin harici danışmanlar vb. tarafından ihlal edilmesi durumunda profesyonel disiplin cezaları resmin içine giriyor.

E bu durumda Komisyon'un rolü ne?

Komisyon data room kapsamında paylaşılabilecek bilgilere yönelik ifşa sözleşmesi imzalanması konusunda ve bilgilerin derlenmesinde yardımcı oluyor. Komisyon data roomun hangi durumlarda kullanılabileceğine karar veriyor ve taraflar data room uygulanmasını talep edebilmekle beraber Komisyon'un uygun görmediği durumlarda bu uygulama benimsenemiyor. İfşa sözleşmesinin Komisyon, bilgi sunan taraf ve soruşturmaya taraf teşebbüs arasında imzalanması üzerine data room paylaşımı başlayabiliyor – dolayısıyla  data room uygulamasının nasıl benimseneceği noktasında da Komisyon'un onayı aranıyor. Belgelerin içeriği bakımından, Komisyon bilgi sunan tarafın gerekli belgeleri ifşa etmesini isteyebiliyor.

Bu noktada Türkiye'de bulunmayan ancak Komisyon bünyesindeki dosyalarda sıklıkça başvurulan hearing officerların – Türkçe mealiyle savunmaların tarafsız bir şekilde gerçekleştirilmesinde ve sürecin izlenmesinde görevli olan duruşma görevlilerinin – rolü unutulmuyor ve taraflara uyuşmazlık çıktığı durumlarda hearing officerlara başvurma hakkı tanınıyor.

Peki Kılavuz'da neler var?

Kılavuz Komisyon'un bu zamana kadar benimsediği data room uygulamalarını derleyen ve ileriye yönelik etkilenebilecek paydaşları bilgilendirecek nitelikte.

Örnek vermek gerekirse; Kılavuz Komisyon'un süregelen uygulamasında iki tip data room uygulamasını benimsediğine yer veriyor. Birinci tipte harici danışmanlar belgeleri inceleyerek hakikaten önemli olabilecek potansiyele sahip belgeleri seçiyor ve seçtikleri belgeleri soruşturmaya taraf teşebbüsler ile gizli bilgilerden arındırılmış olarak paylaşıyor. Bu durumda gizli bilgi içermeyen seçilen belgeler açık açık savunmalarda kullanılabiliyor. İkinci tipte ise gizli bilgilerden arındırılmayan belgeler harici danışmanlar tarafından inceleniyor ve gizlilik teşkil edilen unsurlar kullanılmadan savunma yapılması sağlanıyor.

Data room uygulamalarında bilgi sağlayan taraf ile bilgiye erişime sahip taraf arasında imzalanan ifşa sözleşmesi bakımından taraflar arasında uyarlanarak akdedilebilecek bir taslak Kılavuz'da yer alıyor. Burada ifşa sözleşmesine konu belgeler ve bilgilerin ifşa edileceği tarafı temsil eden kişilere dair bilgilerin detaylı bir şekilde belirtilmesi gerektiği dikkat çekiyor. Zira sözleşme kapsamında bilgilere haiz kişilere de gizli bilgiye erişim, gizli bilginin muhafaza edilmesi, kullanılması ve yok edilmesi gibi hususlarda önemli sorumluluklar yükleniyor.

Biz rekabet hukukçusu gözlüğümüzü taktığımızda bu uygulamayı nasıl değerlendiriyoruz?

Oldukça iyi – zira data room uygulaması tüm belgelere erişim hakkının daha şeffaf bir şekilde kullanılmasını sağlayacak gibi duruyor. Geleneksel dosyaya girişlerde hemen hemen her rekabet danışmanını kafasını "yahu acaba boş yere fazla karartmalar mı oldu, diğer belgelerde neler vardı?" sorusu kurcalıyor. Data room uygulaması bu noktadaki bazı soruların silinmesine yardımcı olabilecek nitelikte! Öte yandan, bu uygulama Soruşturma Heyeti'nin de iş yükünü ve sorumluluk yükünü azaltabilir.  

Tabi bu noktada, harici danışmanlara oldukça önemli bir sorumluluk yüklenmesinden dolayı data room incelemesinin hangi tür dosyalarda hangi tür verileri incelemeyi bilen tecrübeli danışmanlar tarafından gerçekleştirilmesi teşebbüsler bakımından da oldukça önem kazanıyor.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Mondaq Free Registration
Gain access to Mondaq global archive of over 375,000 articles covering 200 countries with a personalised News Alert and automatic login on this device.
Mondaq News Alert (some suggested topics and region)
Select Topics
Registration (please scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions