Geçtiğimiz hafta içerisinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu ("Kurul") tarafından "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi" ("Rehber") yayınlandığını duyurmuştuk.

Rehber, 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete'de yayımlanan ve 1 Ocak 2018 tarihinde yürürlüğe girecek olan "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik" ("Yönetmelik") hakkında silme, yok etme ve anonim hale getirmenin nasıl yapılacağı, nelere dikkat edileceği gibi merak edilen soruları yanıtlıyor.

Hangi imha yöntemleri?

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yöntemlerinin tümüne "imha" dendiğini daha önceki yazımızda açıklamıştık (bkz. http://www.ozbek.av.tr/yayinlar/). Kurul, farklı kullanımlar için ayrı imha yöntemleri öneriyor. Anonim hale getirme konusunda da dünya genelinde de uygulama bulan birkaç yöntem gösteriyor. Yöntemlerin çeşitlerine ve detaylı açıklamalarına Rehber'den ulaşabilirsiniz.

Rehber her ne kadar detaylı içeriğiyle birçok soruya cevap verse de, Rehber sonrası birkaç önemli hususa dikkat çekmek gerekir.

Rehber neyi amaçlıyor?

Bu konuda en çok dikkat edilmesi gerekenlerden biri, Rehber'in hukuki bir düzenleme olmadığıdır. Bu Rehber'in amacı, Yönetmelik'e dayanarak söz konusu işlemlerin nasıl yapılacağı hakkında uygulamada açıklık sağlamak ve iyi uygulama örnekleri oluşturması için çeşitli konu başlıklarına dikkat çekmektir. Bu yüzden, prensip olarak asıl dikkat edilmesi gereken Yönetmelik'te yer alan tanımlardır. Bunlardan yola çıkarak:

  • Silmenin gerçekleşmesi için, kişisel verilerin, verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere, veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi gerekir.
  • Yok etmenin gerçekleşmesi için, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi gerekir.
  • Anonim hale getirmenin gerçekleşmesi için, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi gerekir.

Rehber'de yer alan yöntemler sınırlayıcı mıdır?

Her ne kadar Rehber çeşitli yöntemler önerse de, veri sorumlusu tarafından yukarıda belirtilen sonuçların elde edilmesine yarayacak uygun yöntem seçilmelidir. Aynı şekilde, Rehber'in yöntem gösteriyor olması sadece o yöntemlerin kullanılmak zorunda olduğu anlamına da gelmez. Veri sorumlusu amaca uygun başka yöntemler de kullanabilir.

Dolayısıyla, Rehber'deki yöntemler ilgili imha yöntemi için tanımlı sonucu vermiyorsa uzmanlarca söz konusu sonuçları veren başka çözümlerin üretilmesi gerekir.

Rehber'de önerilen çözümler her ne kadar sınırlayıcı olmasa ve veri sorumlusu, silme, yok etme ve anonim hale getirmek için kendi teknik ve idari tedbirlerini alabilse de alacağı tedbirlerin silme, yok etme ve anonim hale getirme yöntemlerinden her birini mümkün kılması gerekir ki, bu imha yöntemlerinden biri gerektiğinde onu uygulayabilsin. Rehber, bulut ortamı dahil birçok kayıt ortamına ilişkin farklı farklı silme, yok etme veya anonim hale getirme teknikleri gösterdiğinden, veri sorumlusu açısından, "teknik olarak mümkün olmaması sebebiyle" bir veriyi imha edemediğini iddia etmek güç hale gelmektedir.

Örneğin Rehber, aşağıda da detaylı açıkladığımız üzere, bulut ortamında saklanan verilerin yok edilmesinin mümkün olabilmesi için verilerin, bulut sistemlerine kriptografik yöntemlerle şifrelenerek aktarılmasının gerekliliğinden bahsetmektedir. Bu durumda Kurul, bir veri sorumlusundan bulut ortamındaki verinin yok edilmesini talep etmesi halinde, veri sorumlusu, Rehber'de yer alan önerinin varlığına rağmen teknik olarak buluttaki veriyi yok etmenin imkansızlığından bahsederse, Kurul'un kendisinden yok etme talebinde bulunması halinde, Kurul nezdinde sorumlu tutulma riskiyle karşı karşıya kalacaktır.

Uygun imha yönetimi nasıl seçilir?

Uygulamacılar açısından en doğru ve uygun seçimi yapmak önemlidir.

Yönetmelik, veri sorumlusuna imha yöntemlerinden uygun olanını seçme şansı tanımıştır. "Uygun olanı seçme" düzenlemesinden yola çıkarak, bu seçimi, seçimlik bir hak olmaktan ziyade veri sorumlusunun imha kabiliyetini de dikkate alarak amacına en çok hizmet edecek yöntemi seçme olarak değerlendirmeyi öneririz.

Dolayısıyla yok etme yöntemleri, genellikle verinin bulunduğu fiziksel ortamı (Harddisk, CD gibi) bir daha kullanılamayacak hale getirdiğinden bunun genellikle çok hassas veriler, veri sahibine manevi zarar verebilecek veriler veya kamu sağlığına zarar verecek veriler gibi tehlike içeren veriler için yerine getirilmesi daha uygun olabilir.

Anonim hale getirme ise genellikle kişisel verilerin araştırma ve istatistik gibi kişisel verilerden sonuçlar elde etme amaçlarıyla kullanılmaları için tercih edilen bir yöntemdir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu madde 4'te yer alan kişisel verilerin "işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması" ilkesi gereği, kişisel verilerin mümkün olduğunca anonim hale getirilmesi, söz konusu işlemenin, kişiyle ilişkilendirilebilme bakımından olumsuz sorumluluklar doğurması riskini azaltacaktır.

Silme işlemi de, Yönetmelik kapsamında kişisel verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi anlamına geldiğinden, ilgili kullanıcıların yetkilerinin geri verilemeyecek şekilde kaldırılması ile de silme işleminin çözümü mümkün görünmektedir. Rehber'in de belirttiği gibi "ilgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılması" silme işlemi sayılmaktadır. Örneğin bir çalışan işten ayrıldığında çalışana ait kişisel veriler merkezi sunucuda yer alıyorsa, sistem yöneticisinin ilgili kullanıcıların söz konusu kişisel verilere erişimini kaldırması sonucu silme işlemi gerçekleşmiş sayılır. Ancak Rehber, sistem yöneticisinin ilgili kullanıcılardan biri olmaması gerektiği konusunda uyarmıştır. Böyle bir durum söz konusu olduğunda başka bir yönteme başvurulması gerekecektir. Bunlara ek olarak veri tabanlarında yer alan verilerin de silme komutları ile silinmesini önermiştir.

Rehber, ayrıca veri sorumlusunun kendi içindeki elektronik kayıt ortamları dışında kalan bulut sistemleri ve fiziksel kopyalar için de birtakım yöntemler önermiştir.

Bulut ortamında imha nasıl gerçekleşir?

Bulut ortamları, bilindiği üzere bulut hizmeti sağlayan üçüncü kişilerce sonradan erişilebilecek şekilde verilerin saklandığı depolama sistemleridir. Ağırlıklı olarak merkezi yurtdışında bulunan güvenilir bulut hizmetleriyle birlikte uygulamaların kendi bulut hizmetleri kullanılmaktadır.

Silme bağlamında, Rehber, uygulama türü bulut çözümleri (Office 365, Salesforce, Dropbox gibi) için silme komutu verilerek silinme yapılması gerektiğini; ancak bunun için ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmaması gerektiğini belirtmiştir.

Yok etme bağlamında ise durum özellikle önemlidir; çünkü Rehber, "bulut sisteminde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması gerektiğini" belirtmiştir.

Dolayısıyla yok etme işleminin gerçekleşmesi için şifre anahtarları yok edilecek ve buluttaki veriye erişim imkânsız hale gelecektir.

Yukarıda da bahsettiğimiz gibi, bu işlemlerin yapılmaması halinde ilgili imha işlemi imkânsız hale geliyorsa Kurul tarafından veri sorumlusuna sorumluluk yükletilmesi riski doğabilecektir.

Ancak yok etmeyi mümkün kılan başka bir çözüm, Kurul'un, yok etmenin gerçekleştiğine kanaat getirmesini sağlıyorsa, kullanılabilecektir.

Kağıt ve mikrofiş ortamlarında imha nasıl gerçekleşir?

Silme bağlamında, Rehber, kâğıt ortamında bulunan veriler için karartma yöntemini önermektedir. Rehber, karartma işlemini, "evrak üzerindeki verilerin mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünmez hale getirilmesi işlemi" olarak tanımlamıştır. Bir silme işleminin gerçekleşmesi için kişi ile ilişkilendirilebilecek bütün verilerin silinmesi gerektiğinden ilişkilendirilebilecek her bilginin dikkatle incelenerek tespit edilmesi gerekir (Örneğin ilgili belgede bir sosyal medya kullanıcı hesabı yer alıyorsa ilgili URL adresinde hem kişinin adı-soyadı geçebileceğinden, hem de ilgili URL adresine girildiğinde kişiyi belirleme riski olduğundan söz konusu verinin de karartılması önerilir).

Ancak böyle bir durumda URL adreslerinde de ad – soyad gibi kişisel verilerin yer alabilmesi mümkün olduğundan son durumda, kararlar, site üzerinden, ancak talep-onay prosedüründen geçtikten sonra üçüncü kişilerce görülebilmektedir. Karartma yapılırken kişilerle ilişkilendirilebilecek en ufak detayın dahi karartılması gerekecektir.

Yok etme bağlamında ise, Rehber, söz konusu fiziksel ortamın "kâğıt kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölerek" yok edilmesini önermiştir. Ancak tabi ki kâğıdın içeriği anlaşılamayacak hale gelinceye kadar yakılması gibi güçlü yok etme yöntemlerini kullanmak da mümkündür.

Anonim hale getirme nasıl yapılmalı?

Rehber, anonim hale getirme için birçok yöntem göstermiş ve anonim hale getirmedeki amacın veri ile bu verinin tanımladığı kişi arasındaki bağın koparılması olduğunun altını çizmiştir. Bu çerçevede, Rehber'de otomatik olan veya olmayan gruplama, maskeleme, türetme, genelleştirme, rastgele hale getirme gibi yöntemlerle yürütülen bağ koparma işlemlerinin hepsi anonim hale getirme yöntemi olarak sayılmıştır. Ancak bağ koparma yöntemleri, tek başına uygulandığında anonim hale getirmeyi sağlamayabilir. Bir kişisel verinin anonim hale gelebilmesi için başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale gelmesi gerekir. Bu amaca ulaşmak için de çoğunlukla farklı bağ koparma yöntemleri birlikte uygulanmaktadır.

Örneğin, bir hastanede yatan hastaların kan değerlerine ilişkin veriler işleniyorsa sadece kişilerin adları kapatılarak, yaş grupları da aralık verilerek maskelendiğinde o grupta hemoglobin değeri 18.5 olan belli yaş aralığında tek bir hasta varsa ilgili kişiyle ilişkilendirilebilecektir. Böylece maskeleme tek başına anonim hale getirme için yetersiz hale gelmiş olur. Böyle bir durumda alt ve üst sınır kodlama yapılarak hemoglobin değerleri 17.5'dan yüksek olan hastaların değerlerini "Yüksek", 13.5'tan düşük olan hastaların değerlerini de "Düşük" olarak kodlamak suretiyle alt ve üst sınır kodlama bağ koparma yöntemini uygulayarak anonim hale getirmeyi sağlamış oluruz. Özetle, bu örnekte, sadece maskeleme yeterli olmamış, bir de alt ve üst sınır kodlama yöntemi eklenerek anonim hale getirme sağlanmıştır.

Veriyi anonim hale getirdiğini düşünen veri sorumlusunun kontrol sorumluluğu var mı?

Anonimleştirme sözkonusu olduğunda, her somut olayda kişiyle ilişkilendirilebilirlik ölçütü değişecektir. Bunun analizi ve kontrolünün ise, veri sorumlusu tarafından yapılması beklenmektedir.

Kurul Rehber'de, "veri sorumlusu, kişisel veriyi aktardığı diğer kurum ve kuruluşların bünyesinde olduğu bilinen ya da kamuya açık bilgilerin kullanılması ile söz konusu verinin yeniden bir kişiyi tanımlar nitelikte olup olmadığını, yapacağı sözleşmelerle ve risk analizleriyle kontrol etmek sorumluluğundadır" diyerek veri sorumlusuna bu şekilde bir analiz ve kontrol sorumluluğu yüklemektedir.

Anonimlik Güvencesi nedir?

Bu bağlamda Rehber, anonim hale getirme kararı veren veri sorumlusuna aşağıdaki şartları yerine getirilmesini sağlama sorumluluğu getirmektedir:

  1. Anonim hale getirilmiş veri kümesinin bir başka veri kümesiyle birleştirilerek anonimliğin bozulamaması,
  2. Bir ya da birden fazla değerin bir kaydı tekil hale getirebilecek şekilde anlamlı bütün oluşturulmaması,
  3. Anonim hale getirilmiş veri kümesindeki değerlerin birleşip bir varsayım veya sonuç üretebilir hale gelmemesi.

Kurul, bu riskler sebebiyle, Rehber'de veri sorumlularının anonim hale getirdikleri veri kümeleri üzerinde bu özellikler değiştikçe kontroller yapmalarını ve anonimliğin sağlandığından emin olmalarını beklediğini belirtmektedir.

Veri sorumlusu anonimliğin bozulması riskine karşı da önlem almalı mı?

Anonimleştirmelerin re-identification olarak bilinen ve Kurum tarafından "tersine işlem" olarak adlandırılan yöntemlerle bozulması mümkündür. Örneğin, belli bölgelerde yaşayan kişilerin bir streaming sitesindeki videolara verdikleri puanlar üzerinden istatistiki bir tablo yayınlanıyorsa ve üçüncü bir web sitesinde (örneğin IMDB), kişilerin isimleri, yaşadıkları bölgeler gibi veriler varsa benzer puanları kıyaslayarak kişinin kendisine ulaşmak söz konusu olabilecektir. Bu durumda her ne kadar yalnızca istatistiki tabloya bakarak kişilerin kimliğine ulaşılamıyorsa da, üçüncü bir kaynak kullanılarak verilere ulaşıldığından farklı değerlendirebilecektir. Bu işlemde, anonim hale getirilmiş olarak sunulan bir tablodaki veriler ele alınmış ve dışarıdan edinilen kamuya açık diğer verilerle birleştirilerek anonim nitelik bozulmuştur. Bu tip tersine işlemleri gerçekleştiren kişiler adversary olarak bilinmektedir. Biz, metnin geri kalanında bu kişileri "muhalif" olarak adlandıracağız.

Kurum, tersine işlemeler açısından motivasyon bazında ve muhalifler açısından profilleri ve erişim yetkileri bazında sıralama yapmıştır. Tersine işlemler sonucu bakımından ise ilişkilendirilebilirlik oranına göre bir senaryo sıralaması yapmıştır. Söz konusu sıralamaya (Rehber'den ulaşılabilir).

Rehber, "anonim hale getirilmiş verinin yeniden kimliği tespit edici ve gerçek kişileri ayırt edici hale dönüşmesi riski olup olmadığının araştırılarak ona göre işlem tesis edilmesi" gerektiğini belirtmiştir. Ancak, bu durumun tespiti bazı muhalifler açısından zor olabilir. Örneğin, yazılım, istatistik, veri madenciliği konularında uzmanlaşmış profesyonel, akademisyen veya araştırmacıların sahip olduğu yetiler, veri sorumlusunun destek aldığı ve güvendiği uzmanlardan daha ileri olabilir. Böylece ilgili uzmanın tespit edilemez nitelikte bulduğu bir verinin uzman muhaliflerce tespit edilmesi gibi beklenmeyen durumlarla karşılaşılabilir. 2006 yılında gerçekleşen America Online ve Netflix veri paylaşımı vakalarında da benzer bir durumla karşılaşılmıştır (bilgi için: https://techcrunch.com/2006/08/06/aol-proudly-releases-massive-amounts-of-user-search-data/ ve https://www.wired.com/2010/03/netflix-cancels-contest/). Bu sebeple veri sorumlusunun anonim hale getirmeyi yerine getirip getirmediğine bakılırken veri sorumlusunun olumsuz olasılıkları tespit kabiliyetine göre değerlendirilme yapılması gerektiği kanaatindeyiz.

Bundan sonra ne yapılmalı?

Yukarıda ilgili bölümde de belirttiğimiz gibi bu Rehber, saltyol gösterici niteliktedir. Ancak Kurul'un kararlarında değerlendirme yaparken nelere dikkat edeceği hakkında bir fikir vermektedir.

  • Yönetmelik'in 6. maddesi uyarınca, veri sorumluları tarafından hazırlanacak veri saklama ve imha politikasında, kişisel verilerin hangi şekillerde imha edileceğinin bilgisinin politikada yer alması şartı düzenlememekle birlikte, maddedeki diğer şartlarla birlikte kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirlere ve kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklamaya yer verilmesi şartını düzenlemektedir. Bu bağlamda, veri sorumlularının bu Rehber'i de dikkate alarak politikalarını oluşturmaları ve sorumluluklarının farkında olarak uyum için gerekli teknik ve hukuki tedbirleri vakit kaybetmeden almaları gerekmektedir. Kanımızca bu tedbirlerin de veri sorumlusunun sağlama kabiliyetine göre değerlendirilmesi gerekmektedir. Yok etmenin sağlanabilmesi, veri sorumlusuna katlanabileceğinden fazla bir maddi külfet yüklüyorsa bu durumun da değerlendirmede dikkate alınması gerektiği kanaatindeyiz. Kullanılacak imha teknikleri ise somut olayın ve ilgili verilerin niteliğine göre değişiklik gösterebilecektir.
  • Bu kapsamda, özellikle bulut çözümlerini kullanan, iş modelleri gereği 3. kişilere çokça veri aktarımında bulunan veya verileri anonim hale getirdiğini düşünerek faaliyet gösteren veri sorumlularına, süreçlerini yeniden gözden geçirilmesi ve işledikleri veriler açısından kendilerine yüklenen sorumlulukları yerine getirebilmek için, gerekirse yeni iş modelleri oluşturmalarını öneririz.

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.