Turkey: Aydınlatma Yükümlülüğüne ilişkin Tebliğ yayınlandı

Last Updated: 10 January 2019
Article by Selin Ozbek Cittone and Batuhan Aytaç

10 Mart 2018 tarihinde "Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ" ("Tebliğ") Resmî Gazete'de yayımlandı.

Tebliğ, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("Kanun") 10. Maddesindeki aydınlatma yükümlülüğüne ilişkin usul ve esasları düzenliyor.

KANUN UYARINCA AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Kanun'un 10. maddesi uyarınca "kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sorumlusu veya yetkilendirdiği kişi, ilgili kişilere;

  • Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği,
  • Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
  • İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  • Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
  • 11 inci maddede sayılan diğer hakları

konusunda bilgi vermekle yükümlüdür.

TEBLİĞ KAPSAMINDA NELERE DİKKAT ETMELİ?

Tebliğ'in 5. maddesinin ilk fıkrasında aydınlatmanın "sözlü, yazılı, ses kaydı, çağrı merkezi" gibi fiziksel veya elektronik ortam kullanılmak suretiyle yapılabileceği anlaşılıyor. Dolayısıyla sadece yazılı metinlerin okunması ile değil sözlü, IVR, ses kaydı dinletilmesi gibi yöntemlerle de aydınlatma yapılabiliyor. Ancak aydınlatma yapıldığını ispat yükümlülüğü veri sorumlusunda olduğundan sözlü yapılan aydınlatmaların da ispat edilebilecek şekilde yapılması gerekmektedir.

İlgili kişinin açık rızasına veya Kanundaki diğer işleme şartlarına bağlı olarak kişisel veri işlendiği her durumda aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmelidir (m. 5/1-a). Burada önemli olan işleme için bir hukuka uygunluk sebebi olsa hatta kişinin açık rızası alınsa dahi söz konusu aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesinin zorunlu olduğudur.

Kişisel veri işleme amacı değiştiğinde, veri işleme faaliyetinden önce bu amaç için aydınlatma yükümlülüğünün ayrıca yerine getirilmesi gerekmektedir (m. 5/1-b). Bu yükümlülükten işleme faaliyetlerini genel olarak veya ileride yapılacak muhtemel işleme faaliyetlerini aydınlatma metninde belirterek kurtulmak mümkün değildir. Tebliğ, (g) bendinde "genel nitelikte ve muğlak ifadelere" yer verilemeyeceğini ve "gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadelerin" kullanılamayacağını belirtmektedir. Dolayısıyla geriye kalan tek çözüm veri işleme amacı değiştiğinde yeni amaç konusunda ilgili kişinin aydınlatılmasıdır.

Veri sorumlusunun farklı birimlerinde kişisel veriler farklı amaçlarla işleniyorsa, aydınlatma yükümlülüğü her bir birim nezdinde ayrıca yerine getirilmelidir (m. 5/1-c). Bu yükümlülüğün uygulamada nasıl yerine getirileceğine ilişkin soru işaretleri doğuyor. Bundan kastedilen, örneğin, çalışan adı ve soyadının İK tarafından işçi-işveren ilişkilerinin yürütülmesi, SGK'ya bildirim yapılması gibi amaçlarla işlenirken muhasebe tarafından maaş ödemelerinin yapılması amacıyla işleniyorsa bunun çalışana yönelik tek bir aydınlatma metninde birim bazında ayrıca belirtileceği midir yoksa birimlerin kendilerine özgü ayrı aydınlatma metinlerinin olması gerektiği midir? Bu konunun açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.

Sicile kayıt yükümlülüğünün bulunması durumunda, aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kişiye verilecek bilgiler, Sicile açıklanan bilgilerle uyumlu olmalıdır (m. 5/1-ç). Sicile kayıt başvurusunun içermesi gereken bilgiler arasında "kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği" ve "kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları" aydınlatma yükümlülüğü kapsamında da ilgili kişiye verilmesi gereken bilgilerdendir. Sicile kayıt için gerekli bilgilerle aydınlatma yükümlülüğü kapsamında verilen bilgiler çakıştığında bunların aynı olmasına dikkat edilmelidir.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi, ilgili kişinin talebine bağlı değildir (m. 5/1-d). İlgili kişinin talebi olsun olmasın kişisel verilerinin toplandığı, işlendiği ve aktarıldığı durumlarda aydınlatma yapılmalıdır.

Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin ispatı veri sorumlusuna aittir (m.5/1-e). Burada dikkat edilmesi gereken konu ispatı gerekli konu "ilgili kişinin aydınlatıldığının" değil, "aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğinin" ispatının zorunlu olduğudur. Bu iki durum veri sorumluları tarafından sıklıkla birbirine karıştırılmaktadır. İlgili kişinin içeriği Kanun ve Tebliğ ile tanımlanan aydınlatma metnine kolay ulaşabileceği bir ortam hazırlamak yeterlidir. Aydınlatma metninin okunduğuna dair bir onay almak şart değildir. Ancak yükümlülüğün yerine getirildiğinin ispatı gereklidir, dolayısıyla ilgili kişinin aydınlatılmasının sözlü yapılması gibi ispatı güç durumlardan kaçınılmasında fayda vardır.

Kişisel veri işleme faaliyetinin açık rıza şartına dayalı olarak gerçekleştirilmesi halinde, aydınlatma yükümlülüğü ve açık rızanın alınması işlemlerinin ayrı ayrı yerine getirilmesi gerekmektedir. (m. 5/1-f). Buradan kastedilenin ne olduğu tam net değildir. Kastedilen iki ayrı metinde bunun yapılması mıdır, yoksa aydınlatma metni ile birlikte bir açık rıza onayı alınmaması mıdır? Her halükârda bu iki mekanizmanın birbirinden bağımsız yapılması ve yönetilmesi bu yükümlülüğe uyum için faydalı olacaktır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında açıklanacak kişisel veri işleme amacının belirli, açık ve meşru olması gerekir. Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken, genel nitelikte ve muğlak ifadelere yer verilmemelidir. Gündeme gelmesi muhtemel başka amaçlar için kişisel verilerin işlenebileceği kanaatini uyandıran ifadeler kullanılmamalıdır (m. 5/1-g). Bu en dikkat edilmesi gereken yükümlülüklerden biridir. "Kişisel verileriniz şirketimiz tarafından 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun şekilde işlenmektedir" gibi genel ifadeler veya ortalama bir bireyin algı düzeyinin üstünde ifadeler kullanılmamalıdır. Ayrıca "... verilerinizi ... amacıyla işleyebiliriz" ifadesi yerine "... verilerinizi ... amacıyla işliyoruz" ifadesi kullanılmalıdır. (b) bendine ilişkin açıklamamızda da belirttiğimiz gibi eğer henüz var olmayan ama ileride var olabilecek bir işleme söz konusuysa aydınlatma söz konusu işleme yapılmaya başladığı an tekrar yapılmalıdır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında ilgili kişiye yapılacak bildirimin anlaşılır, açık ve sade bir dil kullanılarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir. (m.5/1-ğ). İlgili kişinin halihazırda aydınlatma metnindeki bazı terimleri, bilgileri bildiği farz edilmemelidir. Örneğin kişi çerezin veya CRM sisteminin ne anlama geldiğini bilmiyor olabilir. Ayrıca uzun ve zor anlaşılır cümlelerden ve paragraflardan kaçınılmalı, kolay okunabilecek ve anlaşılır yazılmalıdır. Küçük puntoların, metinlerin, sıkı satır aralıklarının kullanılmaması, sesle aydınlatma yapılıyorsa temiz ve kaliteli, herkes tarafından anlaşılabilir diksiyon ve fonetikle anlatım gerçekleştirilmesi gerekir. İlgili kişiler, hangi işleme süreçlerinin kendileri ile ilgili olduğunu anlayabilmelidir. Örneğin, bir müşterinin, yalnızca tedarikçilere ilişkin kişisel veri işleme süreçlerinin kendi için de söz konusu olduğunu düşünmemesi gerekir.

Kanunun 10 uncu maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendinde yer alan "hukuki sebep" ten kasıt, aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin Kanunun 5 ve 6 ncı maddelerinde belirtilen işleme şartlarından hangisine dayanılarak işlendiğidir. Aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi esnasında hukuki sebebin açıkça belirtilmesi gerekmektedir (m. 5/1-h). Bu yükümlülük, "kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi" için geçerlidir. Burada Kanunda geçen "hukuki sebep" ile kastedilenin ne olduğu açıklanmış, Kanun'un 5. ve 6. maddesindeki işlenme şartlarının kastedildiği belirtilmiştir. Veri sorumlularının, aydınlatma yükümlülüğünün toplamaya ilişkin kısmını yerine getirirken madde 5 ve 6'daki şartlardan hangisi söz konusuysa bu şartların Kanunda yazılı tabirlerini birebir kullanmaları faydalı olacaktır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, kişisel verilerin aktarılma amacı ve aktarılacak alıcı grupları belirtilmelidir (m. 5/1-ı). Alıcı veya alıcı gruplarının yalnızca faaliyetlerinin ve sektörlerinin belirtilmesinin yeterli olup olmadığı, alıcı veya alıcı gruplarının ticari unvanlarının veya isimlerinin belirtilmesinin gerekip gerekmediği gibi unsurlar hala netlik kazanmamıştır.

Aydınlatma yükümlülüğü kapsamında kişisel verilerin, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerden hangisiyle elde edildiği açık bir şekilde belirtilmelidir (m. 5/1-i). Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik yollarla elde edilmeden tam olarak ne kastedildiği anlaşılamasa da Avrupa Konseyi 108 sayılı Kişisel Verilerin Otomatik İşleme Tabi Tutulması Karşısında Bireylerin Korunması Sözleşmesi çerçevesinde otomatik işleme tanımı "verilerin kaydı, bu verilere mantıksal ve/veya aritmetik işlemlerin uygulanması, verilerin değiştirilmesi, silinmesi, geri elde edilmesi veya dağıtılması işlemlerinin tamamen veya kısmen otomatik yöntemlerle gerçekleştirilmesi" olarak düzenlenmiştir. Uluslararası yaklaşımlara bakıldığında ise "otomatik" tabirinden "minimal insan müdahalesi" düşünülebilir. Bu çerçevede daha keskin çizgilerle otomatik olarak değerlendirilebilecek çerez, otomatik kaydedilen ses kayıtları, internet veya yazılım üzerinden alınan bilgiler gibi elde etme yöntemleri ile kişinin bizzat kendisinden alınarak sisteme veri sorumlusu tarafından işlenen, elden veya fiziksel olarak verilen dosyalar gibi otomatik olmadığı daha belirli olanların spesifik olarak ayrıştırılması gerekir. Ancak bu ayrımın "açık bir şekilde" belirtilme zorunluluğu da Kurum'un bu hususu bir an önce açıklığa kavuşturmasını gerektirmektedir.

Aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilirken eksik, ilgili kişileri yanıltıcı ve yanlış bilgilere yer verilmemelidir (m. 5/1-j). Kurum'un bilgilendirme toplantıları ve yaklaşımı dikkate alındığında ilgili kişiyi yanıltma hususunun geniş yorumlandığı düşünülmektedir. Nasıl olmayan bir işlemeyi varmış gibi göstermek veya tam aksi yanıltma ve yanlış bilgi verme oluyorsa, açık rıza gerekmediği halde açık rızaya dayalı işleme yapmak kişiye rızasını geri aldığında işlemenin durabileceği kanaati uyandırdığından yanıltıcı olarak değerlendirilebilecektir.

KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ KİŞİDEN ELDE EDİLMEMESİ HALİNDE AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ

Bu tip toplama yöntemleriyle sıklıkla karşılaşılmaktadır. Örneğin çalışanın referans gösterdiği kişilerin ve mevcut müşterilerden elde edilen potansiyel müşterilerin kişisel verileri bunlara örnek gösterilebilir. Tebliğ, bu şekilde elde edilen kişisel veriler için ne zaman aydınlatılma yapılacağını düzenlemektedir. Buna göre aydınlatmanın;

  • Kişisel verilerin elde edilmesinden itibaren makul bir süre içerisinde,
  • Kişisel verilerin ilgili kişi ile iletişim amacıyla kullanılacak olması durumunda, ilk iletişim kurulması esnasında,
  • Kişisel verilerin aktarılacak olması halinde, en geç kişisel verilerin ilk kez aktarımının yapılacağı sırada

yerine getirilmesi gerekir.

Bunlarla Da İlgilenebilirsiniz:

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Register for Access and our Free Biweekly Alert for
This service is completely free. Access 250,000 archived articles from 100+ countries and get a personalised email twice a week covering developments (and yes, our lawyers like to think you’ve read our Disclaimer).
 
Email Address
Company Name
Password
Confirm Password
Position
Mondaq Topics -- Select your Interests
 Accounting
 Anti-trust
 Commercial
 Compliance
 Consumer
 Criminal
 Employment
 Energy
 Environment
 Family
 Finance
 Government
 Healthcare
 Immigration
 Insolvency
 Insurance
 International
 IP
 Law Performance
 Law Practice
 Litigation
 Media & IT
 Privacy
 Real Estate
 Strategy
 Tax
 Technology
 Transport
 Wealth Mgt
Regions
Africa
Asia
Asia Pacific
Australasia
Canada
Caribbean
Europe
European Union
Latin America
Middle East
U.K.
United States
Worldwide Updates
Registration (you must scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions