Turkey: Suistimal Riskini Yönet(Eme)Mek

Last Updated: 29 August 2018
Article by Çiğdem Gürer

ÖZET

Suistimal, şirketlerin gelirlerinin %5'ini kaybetmesine neden olabilen bir risk iken, aslında bu riskle baş etmek mümkün. Her şirketin bu riskle baş etmek için, öncelikle mevcut süreçlerindeki riskleri ortaya koymasıyla başlayan bir "Suistimal Risk Yönetimi Programı" oluşturması gerekiyor. Peki, ama nasıl?

Anahtar Kelimeler: Suistimal Riski, Gelir Kaybı, Önleme, Ortaya Çıkarma, Tekrarını Engelleme.

GİRİŞ

Bir şirket yöneticisinin en büyük kâbuslarından biri şu olmalı: Bir sabah uyanıp, uzun yıllardır beraber dirsek çürüttüğü çalışanlarından birinin, şirketin yıllık brüt satışlarının %5'ine denk gelen bir tutarda suistimal gerçekleştirdiğini görmek!

Peki, aslında bunun hiç de uzak bir ihtimal olmadığını bilmek? Uluslararası Suistimal İnceleme Uzmanları Derneği ("ACFE")'nin iki yılda bir gerçekleştirdiği araştırma, hangi sektörde olursa olsun tüm şirketlerin, cirosunun %5'i ile %7'si arasında bir tutarı suistimal nedeniyle kaybetme riski olduğunu ortaya koymaktadır1. Üstelik bunu gerçekleştirenler, dışarıdaki kişi ve şirketlerle işbirliği yapsa da, nihayetinde şirketlerin kendi çalışanları; ücret ödedikleri, etik davranmalarını ve yüksek performans göstermesini bekledikleri, kendi çalışma arkadaşları...

Hâl böyle olunca, suistimal riskiyle baş etmek, yönetim kurullarına düşen önemli bir görev hâlini alıyor. Peki, mümkün mü? Başarılı ve şirkete özel bir "Suistimal Risk Yönetimi" politikasıyla elbette mümkün.

SUİSTİMAL RİSK YÖNETİMİ

Başarılı bir "Suistimal Risk Yönetimi Programı", üç aşamadan oluşur:

1) Tedbir Alma

Şirket yönetimlerinin suistimal konusunda ilk yapmaları gereken, suistimali önleyici tedbirler almaktır. Bunun için de yapılabilecek pek çok şey arasında en uygun maliyetli ve kolay olanlar, aşağıda özetlenmiştir:

  1. Suistimal Karşıtı Kültür Oluşturmak: Bu konunun sahibinin, şirketin üst düzey yönetimi olması; yapılan toplantılarda, tüm çalışanlara yazılan e-postalarda ve en önemlisi de verilen kararlarda, suistimalin, kim tarafından gerçekleştirilirse gerçekleştirilsin sıfır toleransla karşılaşacağının belirtilmesi gerekmektedir.
  2. Süreç Analizleri: Şirketin hassas süreçleri öncelikli olmak üzere; satış, satın alma, üretim, muhasebe, finans, insan kaynakları, bilişim teknolojileri, ar-ge gibi süreçleri üzerinde, suistimal önleme bakış açısıyla bir analiz yapılması, süreçteki risklerin ortaya çıkarılması ve gerekli kontrol mekanizmalarının konulması önemlidir. Böylelikle suistimal riski çok azaltılabilmekte, aynı zamanda da suistimal gerçekleştirme niyeti olan çalışanlara, bu konunun incelenip gözden geçirildiği gösterilerek onların bir adım geri atmaları sağlanabilmektedir.
  3. Politika ve Prosedürler: Yapılan analizlere uygun olarak, suistimal riskini azaltıcı sistemlerin şirket politika ve prosedürlerine dâhil edilmesi, yoksa bu prosedürlerin, bu sistemlerin de dâhil olduğu bir şekilde yazılması, iş yapış şekillerini standart ve kontrol edilebilir hale getirecektir.
  4. Davranış Kurallarının Oluşturulması (?): Her insanın değerleri farklı olduğu gibi, her şirket için de doğru ve yanlış davranışlar, uygun olan ve olmayan kararlar farklı olabilir. Şirketlerin, kendi çatısı altında doğru olan davranışları tanımladığı, insanlara işle ilgili verdikleri kararlarda yardımcı olacak "Davranış Kuralları"nı, bir diğer deyişle "İş Etiği Kuralları"nı, mümkünse şirket çalışanları ve yöneticilerinin de dâhil olduğu bir ekiple oluşturması önemlidir.

    Ancak "Davranış Kuralları"; yazılıp çekmecelerde, panolarda, intranetlerde unutulan bir doküman olmayıp; eğitimlerle, aktivitelerle hatırlatılan, üzerinde konuşulan, uygulama alanları tartışılan bir doküman olduğu takdirde suistimal riskini azaltıcı bir rol oynar.

    Hatta ileri aşamalarda, bu kurallardan, tedarikçilerin ve müşterilerin de haberdar edilmesi, onların da bu konuda eğitim alması sağlanabilir.
  5. Üçüncü Şahıs Değerlendirmeleri: Şirketlerin, suistimal riski ile karşılaşmalarına neden olan kişilerin, çalışanları, müşterileri ve tedarikçileri olduğu düşünülürse, bu paydaşların herhangi biriyle ilişki başlatmadan önce, ciddi bir değerlendirmeden geçirilmesi önemlidir. Bu, çalışan adayları için referans görüşmeleri, müşteri ya da tedarikçiler için de çalışılmaya başlamadan önce gerçekleştirilecek piyasa ve kredibilite araştırmaları olabilir.

2) Ortaya Çıkarma

Ne kadar tedbir alınırsa alınsın, konunun öznesi insan olunca, suistimal riskini sıfırlamak mümkün değildir. Bu nedenle önlemenin yanı sıra, ortaya çıkarmak için de sistemler kurulması önemlidir. Çünkü suistimallerin ortaya çıkma süresi ortalama 18 aydır ve bu, suistimalcinin şirketini, muhtemelen artan bir sıklık ve tutarla zarara uğrattığı anlamına gelir. Zararı en aza indirmek için de, suistimali mümkün olan en kısa zamanda ortaya çıkaracak mekanizmalar kurulması gerekir.

  1. Bildirim Mekanizması: Yapılan araştırmalar2, suistimalin en çok ortaya çıkmasını sağlayan metodun (%39.5), çalışanların yani suistimale en erken aşamada şahit olan kişilerin şüphelerini bildirebilecekleri bir raporlama mekanizması kurulması olduğunu göstermektedir. Bu nedenle de şirketlerin, kendilerine en uygun metodu belirleyip, bir raporlama mekanizması ve bu mekanizmanın kullanılması için de doğru kültürü oluşturmaları önem arz etmektedir.
  2. Veri Analizleri: Günümüzde şirketlerin çoğu, artık hem muhasebe sistemlerini hem de üretim, satış ve satın alma işlemlerini ERP dediğimiz programlar ile kayıt ve takip ediyorlar. Şimdilerde, veri analizi programları aracılığı ile şirketlerin, yukarıda anlatıldığı gibi daha önceden belirlenmiş risklerinin, çeşitli senaryolarla bu ERP'lere entegre edilmesi yöntemiyle, belirlenen riskler ortaya çıkar çıkmaz haberdar olunabilmektedir. Veri analizlerinin, bilgisayar programları üzerinden yapılmayan bölümleri olan stok sayımları, gizli müşteri, habersiz denetimler gibi prosedürler ise suistimallerin erken ortaya çıkarılması konusunda işe yaramaktadır. c) Soruşturmalar: Bildirimler şirket yönetimine ulaştıktan ya da herhangi bir şüphe hâsıl olduktan sonra, en önemli konu, ilk 48 saat içinde yapılacak çalışmalar ve alınacak önlemlerdir. Bu önlem ve çalışmaların, bir suistimal şüphesi doğmadan önce şirket yönetimleri tarafından, hukukçuların da görüşü alınarak bir protokole dönüşmesi ve tüm şirket yönetimi olarak, suistimal gibi aniden ortaya çıkan bir riske hazır bulunulması önemlidir. Suistimalin delilleri de, tıpkı diğer pek çok suç gibi, ilk şüphe ortaya çıktığında bulunması çok daha kolay delillerdir.

3) Tekrarından Kaçınma

Bir Çin atasözü, "her felaketin aynı zamanda bir fırsat da olabileceği"ni söyler. Suistimal de şirketlerin başına gelmesi hiç istenmeyen kötü olaylardan biri olmakla birlikte, eğer gerçekleşmişse, onu bir fırsata dönüştürmek, yapılabilecek en akıllıca tercihtir. Bunun için de suistimal ortaya çıkmadan önce ve çıktıktan sonra atılacak adımlar vardır.

  1. İletişim: Bir suistimal durumunda şirket içinde ve dışında gerçekleştirilecek iletişim büyük önem taşır. Çalışanların moral ve motivasyonu; müşterilerin, tedarikçilerin, finans kurumlarının, kamuoyunun ve kamu kurumlarının şirkete olan yaklaşımının olumsuz olmaması tamamen gerçekleşecek iletişime bağlıdır. Bu konuda başarılı olabilmek için de öncesinden hazırlıklı olmak gerekir.
  2. Kontrollerin / Politika ve Prosedürlerin Güncellenmesi: Suistimalin gerçekleşmesine olanak veren alanlar, kontrollerin yeterli olmadığı, doğru dizayn edilmediği ya da etkinliğini yitirdiği alanlardır. Bu nedenle, bu alanlar belirlenerek gerekiyorsa yeni kontrol mekanizmaları konulması, gerekiyorsa kontrol mekanizmalarının güncellenmesi, bunlara bağlı olarak da yeni işleyişi anlatan politika ve prosedürlerin güncel hale getirilmesi önem taşımaktadır. Böylece aynı konuda başka risklerle karşılaşılması olasılığı azaltılmış olur.
  3. Eğitimlerin Tekrarlanması: Gerek suistimalin daha çabuk ortaya çıkarılması, gerekse şirketteki kabul edilebilir ve edilemez davranışların netleştirilmesi için, belirli periyodlarda "İş Etiği Kuralları" eğitimlerinin ve "Suistimal Farkındalık" eğitimlerinin, yeni vaka çalışmalarıyla tekrarlanması, etkili bir yöntem olacaktır.

SONUÇ

Suistimal, her ne kadar şirketlere hem para hem motivasyon hem zaman hem kredibilite hem de itibar kaybettirebilen önemli bir risk olsa da bu riski ciddi düzeyde azaltmak mümkündür. Bunun içinse yapılacak tek şey, çok ciddi maliyetlere ve zaman kayıplarına neden olmayan, "Suistimal Risk Yönetimi Programları"nın hayata geçirilmesidir.

Footnotes

1. ACFE, Report to the Nations, 2016

2. ACFE, Report to the Nations, 2016

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Register for Access and our Free Biweekly Alert for
This service is completely free. Access 250,000 archived articles from 100+ countries and get a personalised email twice a week covering developments (and yes, our lawyers like to think you’ve read our Disclaimer).
 
Email Address
Company Name
Password
Confirm Password
Position
Mondaq Topics -- Select your Interests
 Accounting
 Anti-trust
 Commercial
 Compliance
 Consumer
 Criminal
 Employment
 Energy
 Environment
 Family
 Finance
 Government
 Healthcare
 Immigration
 Insolvency
 Insurance
 International
 IP
 Law Performance
 Law Practice
 Litigation
 Media & IT
 Privacy
 Real Estate
 Strategy
 Tax
 Technology
 Transport
 Wealth Mgt
Regions
Africa
Asia
Asia Pacific
Australasia
Canada
Caribbean
Europe
European Union
Latin America
Middle East
U.K.
United States
Worldwide Updates
Registration (you must scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions