Turkey: Kayitli Elektronik Posta Ve Elektronik İmza'nin İş Hukuku'ndaki Yeri

Last Updated: 26 July 2016
Article by Didem Aral

Fesih bildirimi ya da savunma istem yazısı gibi personele ilişkin evrakların kayıtlı elektronik posta ile personele tebliğ edilmesi mümkün mü ya da iş sözleşmesi, ücret hesap pusulası gibi dokümanların personel tarafından elektronik imza ortamında imzalanması geçerli kabul edilebilir mi? Tüm bu soruların cevapları ve konunun yargılamadaki işleyişi beklenirken henüz uyuşmazlığa konu olmuş ya da dava dosyalarına bu nitelikte sunulmuş deliller yaygın değildir. Konunun detaylandırılması için Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik İmza'nın yasal düzenlemesini irdelemek gerekmektedir.

KAYITLI ELEKTRONIK POSTA

Elektronik posta (e-posta), internetin yaygınlaşması, her türlü verinin kolaylıkla iletilebilmesi ve düşük maliyetli olması nedeniyle ülkemizde ve tüm dünyada en yoğun kullanılan iletişim araçlarından ve kanallarından birisi haline gelmiştir. E-posta yoluyla iletilen her türlü belgenin (e-posta iletilerinin) gönderici ve alıcı açısından teknik güvenilirliği ve yasal geçerliliği büyük önem taşımaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, Anonim, Limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler için kullanımı kanunen zorunlu hale getirilmiştir. Kullanımın zorunlu hale getirilmesiyle birlikte, kullanılmaması durumunda ise herhangi bir cezai yaptırım öngörülmemesi de dikkat çekmektedir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği olan güvenli ve yasal elektronik posta hizmetidir. Bu nedenlerle KEP kayıtları standart e-posta sistemlerinin sağlayamadığı güvenceyi sağlamaktadır. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik uyarınca Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcısı'nın KEP sistemi üzerinden sunduğu hizmetlere ilişkin olarak oluşturduğu kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmündedir ve aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır.

ELEKTRONIK İMZA

Temel anlamda elektronik imza, elektronik ortamda dokümanları imzalamak için kullanılan sayısal verilerdir. Elektronik imza sayesinde imzalanmış verinin, kimin tarafından imzalandığı ve güvenilirliği kontrol edilmektedir. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlar ile garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşmaktadır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na göre; Güvenli Elektronik İmza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiştir. Aynı kanun ile Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununa eklenen hükme göre; usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmünde kabul edilmektedir. Şu an yürürlükte olan Hukuk Muhakemeleri Kanunu'nda da aynı doğrultuda düzenlemeye yer verilmiştir. (Madde 205) Bu veriler aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmaktadır.

Zaman damgası belki de en az elektronik imza kadar önemli hukuki sonuçları olan ve kanunla düzenlenmiş bir diğer güvenli teknolojidir. Zaman damgası; bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayıt olarak tanımlanır. Güvenli elektronik imzanın elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurduğuna ilişkin Danıştay kararı da bulunmaktadır. 30 Ocak 2013 tarihli Danıştay Kararı'nda Elektronik İmza Kanunu'nun 5.madde sine atıfta bulunulmuş ve "Mahkeme kararlarının ıslak imza ile imzalanması ve imzalı bir karar örneğinin dava dosyasına konulması uygulamasına devam edilmekte ise de, elektronik imza ile imzalanmış olan mahkeme kararının ayrıca ıslak imza ile imzalanmamış olması giderilmesi gereken bir eksiklik olarak görülmemiştir." ifadesine yer verilmiştir.

KEP VE E-IMZA'NIN İŞ HUKUKU'NA YANSIMASI NASIL OLACAK?

Kayıtlı Elektronik Posta ve Elektronik İmza'nın yasal düzenlemelerini incelememiz sonrasında, bu sistemlerin İş Hukukundaki kullanım alanlarını somut örneklerle değerlendirmemiz uygun olacaktır. Öncelikle işçi-işveren ilişkisinde ispat külfeti mahkemeler nezdinde, işverenler aleyhine ağır şekil şartlarına tabi tutulmuştur. İş Mahkemelerinde personel tarafından imzalı ve yazılı evraklar önemli nitelik taşıdığından yeni sistemlerin mahkemeler nezdinde nasıl uygulanacağı merak konusudur. Bir diğer önemli nokta ise kayıtlı elektronik posta ve elektronik imzanın çalışana kullandırılmasının nasıl zorunlu hale getirileceği hususudur. Bu sistemlerin kullanımı, şahıslar için zorunlu değildir.

Kayıtlı Elektronik Posta konusundaki düzenlemenin iş hukukunda uygulanabilirliği merakla beklenmektedir. Bu durum özellikle elden ya da noter kanalı ile personele tebligat yapılmasının güç olduğu durumlarda gündeme gelmektedir. Her ne kadar düzenlemenin, kullanım alanları tam olarak çizilmemiş dahi olsa tebligatın geçerliliği ya da delil olarak İş Mahkemelerinde kullanılması işverenler için önemli hale gelecektir.

Ücret hesap pusulasının personel tarafından imzalanması ve personele teslim edilme zorunluluğu örneğinden konuyu inceleyelim; İşveren, işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Ücret ödemelerinde, ücretin detaylarının yazılı olduğu ücret hesap pusulalarının, içeriğinin ve miktarının, personel tarafından kabul edildiğinin kanıtı olarak, ücret hesap pusulaları imzalatılmalıdır. İşveren aleyhine açılan davalarda, imzalı ücret hesap pusulaları, ücretin ve ücret niteliğindeki diğer hakların (fazla mesai, dini-milli bayram ücretleri) ispatında çok önemli delil niteliğindedir. Hatta ücret hesap pusulasının personele verilmemesi durumunda işverenlere yüklenen idari para cezası da bulunmaktadır. Elektronik imza kullanan ve bu sistem üzerinden ücret hesap pusulasını imzalayan personel imzasının geçerliliğini yasal düzenleme korumakla birlikte bu yöntem ile imzalanan evrakın, imzalayan kişiye teslim edildiği anlamına geldiği konusunda netlik bulunmamaktadır. Bu durumda ücret bordrosunu e-imza sistemi üzerinden imzalayan personele, ücret bordrosunun teslim edildiği ya da işveren tarafından ücret bordrosunun teslim edilme yükümlülüğünün yerine getirilip getirilmediğiyle ilgili bir açıklık bulunmamaktadır. Teslim edilme noktasında netlik bulunmaması, personele imzalatılması gereken dokümanların bu yöntem kullanılarak yapılması konusunda tereddütler yaratmaktadır. Personele teslim edilmesi gereken iş sözleşmesi, savunma istem yazısı ve hatta fesih bildirimi evraklarında da aynı durum söz konusudur.

Özellikle vurgulanması gereken husus ise; elektronik imza ile personelin imzalayacağı evrakın geçerli olabilmesi için, evrak sistemi ile elektronik imza kullanımının, entegre olmasıdır. İmzalanan evrak çıktı alındığında elektronik imzalı şekilde çıktı alımına elverişli olmalıdır aksi halde imzalatma işlemi tamamlandığı düşünülse dahi ilgili personel evraklarının mahkeme dosyasına sunulması konusunda işlevsizlik olacaktır. Sistemin İş Mahkemelerindeki uygulaması netleşmediğinden, konuyla ilgili sorular beraberinde gelmektedir. Kayıtlı elektronik posta ve elektronik imza kullanımının, tarafları mağdur etmeden, yasal düzenleme çerçevesinde uygulamasının nasıl olacağını yargılama ile görebileceğiz

The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.

To print this article, all you need is to be registered on Mondaq.com.

Click to Login as an existing user or Register so you can print this article.

Authors
 
Some comments from our readers…
“The articles are extremely timely and highly applicable”
“I often find critical information not available elsewhere”
“As in-house counsel, Mondaq’s service is of great value”

Related Topics
 
Related Articles
 
Related Video
Up-coming Events Search
Tools
Print
Font Size:
Translation
Channels
Mondaq on Twitter
 
Register for Access and our Free Biweekly Alert for
This service is completely free. Access 250,000 archived articles from 100+ countries and get a personalised email twice a week covering developments (and yes, our lawyers like to think you’ve read our Disclaimer).
 
Email Address
Company Name
Password
Confirm Password
Position
Mondaq Topics -- Select your Interests
 Accounting
 Anti-trust
 Commercial
 Compliance
 Consumer
 Criminal
 Employment
 Energy
 Environment
 Family
 Finance
 Government
 Healthcare
 Immigration
 Insolvency
 Insurance
 International
 IP
 Law Performance
 Law Practice
 Litigation
 Media & IT
 Privacy
 Real Estate
 Strategy
 Tax
 Technology
 Transport
 Wealth Mgt
Regions
Africa
Asia
Asia Pacific
Australasia
Canada
Caribbean
Europe
European Union
Latin America
Middle East
U.K.
United States
Worldwide Updates
Registration (you must scroll down to set your data preferences)

Mondaq Ltd requires you to register and provide information that personally identifies you, including your content preferences, for three primary purposes (full details of Mondaq’s use of your personal data can be found in our Privacy and Cookies Notice):

  • To allow you to personalize the Mondaq websites you are visiting to show content ("Content") relevant to your interests.
  • To enable features such as password reminder, news alerts, email a colleague, and linking from Mondaq (and its affiliate sites) to your website.
  • To produce demographic feedback for our content providers ("Contributors") who contribute Content for free for your use.

Mondaq hopes that our registered users will support us in maintaining our free to view business model by consenting to our use of your personal data as described below.

Mondaq has a "free to view" business model. Our services are paid for by Contributors in exchange for Mondaq providing them with access to information about who accesses their content. Once personal data is transferred to our Contributors they become a data controller of this personal data. They use it to measure the response that their articles are receiving, as a form of market research. They may also use it to provide Mondaq users with information about their products and services.

Details of each Contributor to which your personal data will be transferred is clearly stated within the Content that you access. For full details of how this Contributor will use your personal data, you should review the Contributor’s own Privacy Notice.

Please indicate your preference below:

Yes, I am happy to support Mondaq in maintaining its free to view business model by agreeing to allow Mondaq to share my personal data with Contributors whose Content I access
No, I do not want Mondaq to share my personal data with Contributors

Also please let us know whether you are happy to receive communications promoting products and services offered by Mondaq:

Yes, I am happy to received promotional communications from Mondaq
No, please do not send me promotional communications from Mondaq
Terms & Conditions

Mondaq.com (the Website) is owned and managed by Mondaq Ltd (Mondaq). Mondaq grants you a non-exclusive, revocable licence to access the Website and associated services, such as the Mondaq News Alerts (Services), subject to and in consideration of your compliance with the following terms and conditions of use (Terms). Your use of the Website and/or Services constitutes your agreement to the Terms. Mondaq may terminate your use of the Website and Services if you are in breach of these Terms or if Mondaq decides to terminate the licence granted hereunder for any reason whatsoever.

Use of www.mondaq.com

To Use Mondaq.com you must be: eighteen (18) years old or over; legally capable of entering into binding contracts; and not in any way prohibited by the applicable law to enter into these Terms in the jurisdiction which you are currently located.

You may use the Website as an unregistered user, however, you are required to register as a user if you wish to read the full text of the Content or to receive the Services.

You may not modify, publish, transmit, transfer or sell, reproduce, create derivative works from, distribute, perform, link, display, or in any way exploit any of the Content, in whole or in part, except as expressly permitted in these Terms or with the prior written consent of Mondaq. You may not use electronic or other means to extract details or information from the Content. Nor shall you extract information about users or Contributors in order to offer them any services or products.

In your use of the Website and/or Services you shall: comply with all applicable laws, regulations, directives and legislations which apply to your Use of the Website and/or Services in whatever country you are physically located including without limitation any and all consumer law, export control laws and regulations; provide to us true, correct and accurate information and promptly inform us in the event that any information that you have provided to us changes or becomes inaccurate; notify Mondaq immediately of any circumstances where you have reason to believe that any Intellectual Property Rights or any other rights of any third party may have been infringed; co-operate with reasonable security or other checks or requests for information made by Mondaq from time to time; and at all times be fully liable for the breach of any of these Terms by a third party using your login details to access the Website and/or Services

however, you shall not: do anything likely to impair, interfere with or damage or cause harm or distress to any persons, or the network; do anything that will infringe any Intellectual Property Rights or other rights of Mondaq or any third party; or use the Website, Services and/or Content otherwise than in accordance with these Terms; use any trade marks or service marks of Mondaq or the Contributors, or do anything which may be seen to take unfair advantage of the reputation and goodwill of Mondaq or the Contributors, or the Website, Services and/or Content.

Mondaq reserves the right, in its sole discretion, to take any action that it deems necessary and appropriate in the event it considers that there is a breach or threatened breach of the Terms.

Mondaq’s Rights and Obligations

Unless otherwise expressly set out to the contrary, nothing in these Terms shall serve to transfer from Mondaq to you, any Intellectual Property Rights owned by and/or licensed to Mondaq and all rights, title and interest in and to such Intellectual Property Rights will remain exclusively with Mondaq and/or its licensors.

Mondaq shall use its reasonable endeavours to make the Website and Services available to you at all times, but we cannot guarantee an uninterrupted and fault free service.

Mondaq reserves the right to make changes to the services and/or the Website or part thereof, from time to time, and we may add, remove, modify and/or vary any elements of features and functionalities of the Website or the services.

Mondaq also reserves the right from time to time to monitor your Use of the Website and/or services.

Disclaimer

The Content is general information only. It is not intended to constitute legal advice or seek to be the complete and comprehensive statement of the law, nor is it intended to address your specific requirements or provide advice on which reliance should be placed. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers make no representations about the suitability of the information contained in the Content for any purpose. All Content provided "as is" without warranty of any kind. Mondaq and/or its Contributors and other suppliers hereby exclude and disclaim all representations, warranties or guarantees with regard to the Content, including all implied warranties and conditions of merchantability, fitness for a particular purpose, title and non-infringement. To the maximum extent permitted by law, Mondaq expressly excludes all representations, warranties, obligations, and liabilities arising out of or in connection with all Content. In no event shall Mondaq and/or its respective suppliers be liable for any special, indirect or consequential damages or any damages whatsoever resulting from loss of use, data or profits, whether in an action of contract, negligence or other tortious action, arising out of or in connection with the use of the Content or performance of Mondaq’s Services.

General

Mondaq may alter or amend these Terms by amending them on the Website. By continuing to Use the Services and/or the Website after such amendment, you will be deemed to have accepted any amendment to these Terms.

These Terms shall be governed by and construed in accordance with the laws of England and Wales and you irrevocably submit to the exclusive jurisdiction of the courts of England and Wales to settle any dispute which may arise out of or in connection with these Terms. If you live outside the United Kingdom, English law shall apply only to the extent that English law shall not deprive you of any legal protection accorded in accordance with the law of the place where you are habitually resident ("Local Law"). In the event English law deprives you of any legal protection which is accorded to you under Local Law, then these terms shall be governed by Local Law and any dispute or claim arising out of or in connection with these Terms shall be subject to the non-exclusive jurisdiction of the courts where you are habitually resident.

You may print and keep a copy of these Terms, which form the entire agreement between you and Mondaq and supersede any other communications or advertising in respect of the Service and/or the Website.

No delay in exercising or non-exercise by you and/or Mondaq of any of its rights under or in connection with these Terms shall operate as a waiver or release of each of your or Mondaq’s right. Rather, any such waiver or release must be specifically granted in writing signed by the party granting it.

If any part of these Terms is held unenforceable, that part shall be enforced to the maximum extent permissible so as to give effect to the intent of the parties, and the Terms shall continue in full force and effect.

Mondaq shall not incur any liability to you on account of any loss or damage resulting from any delay or failure to perform all or any part of these Terms if such delay or failure is caused, in whole or in part, by events, occurrences, or causes beyond the control of Mondaq. Such events, occurrences or causes will include, without limitation, acts of God, strikes, lockouts, server and network failure, riots, acts of war, earthquakes, fire and explosions.

By clicking Register you state you have read and agree to our Terms and Conditions