Italy: Appalti Internazionali: 5 Regole per evitare controversie

Last Updated: 17 July 2017
Article by Giuseppe Broccoli

Gli appalti internazionali sono caratterizzati da un alto livello di litigiosità ed il claiming è una costante molto frequente spesso per extra works, per richieste di proroga del termine di consegna (extension of time), per richieste di penali per ritardi asseritamente imputabili all'Appaltatore (liquidated damages) ovvero per l'escussione da parte del Committente delle garanzie rilasciate dall'Appaltatore.

A. Introduzione

Gli appalti internazionali, soprattutto quelli per la costruzione di infrastrutture o di impianti industriali o produttivi, sono generalmente molto complessi prima di tutto per ragioni tecniche ma anche per ragioni culturali (si pensi alle differenze culturali e linguistiche tra le parti).

La loro durata è di medio periodo (alle volte anni) e questo aggiunge un'ulteriore difficoltà nei rapporti tra le parti sia per la concreta possibilità di modifiche delle condizioni iniziali (si pensi al costo della mano d'opera o delle materie prime) sia perché è frequente che parte del management cambi nel corso di una commessa.

Le regole di buon "project management" sono essenziali per condurre a buon fine un progetto e per ridurre al minimo il rischio di controversie.

Da un punto di vista legale esistono alcune regole di base che, se seguite correttamente, permettono anch'esse di limitare al massimo il rischio di controversie tra Appaltatore e Committente.

Non esistono ovviamente regole universali applicabili ad ogni commessa: basti pensare, infatti, alle differenze sostanziali che esistono tra:

  • la costruzione di infrastrutture (un ponte, una diga, una ferrovia); e
  • la costruzione di impianti produttivi (una fabbrica, una centrale elettrica)

oppure alle differenze che ci sono tra:

  • un contratto per la fornitura ed installazione di macchinari (anche se complessi) e
  • un contratto EPC.

Esistono però regole generali che, se seguite attentamente, consentono di limitare al minimo il rischio di controversie tra le parti.

B. Le Prime 5 Regole Essenziali

Ma quali sono le regole di base ma essenziali che, se seguite attentamente, ti consentono di ridurre il rischio di controversie in un appalto internazionale?

Si tratta per lo più di regole di buon project management che devono essere comprese ed applicate da tutti i soggetti coinvolti nella commessa (project manager, contract manager, document controller, legali interni) ed in modo interdisciplinare.

1. ANALIZZA l'intero contratto con la massima attenzione. Negli appalti internazionali, il contratto è di tipo "self-regulating" nel senso cioè che esso contiene (o cerca di contenere) ogni aspetto dei rapporti tra le parti con l'obiettivo di evitare il più possibile discussioni o controversie tra le parti stesse. Quindi, soprattutto se il contratto è predisposto dal Committente, all'interno del contratto troverai, quasi sempre, ogni singolo aspetto che regola i rapporti contrattuali. Si tratta solitamente di contratti molto complessi ma anche di contratti che sono spesso standard nel settore (si pensi ad esempio ai contratti FIDIC, ICC o LOGIC);

2. ESAMINA attentamente alcune specifiche clausole che spesso vengono lette in modo superficiale quali ad esempio quelle che regolano:

(a) l'oggetto del contratto (Scope of Work) ovverosia la clausola dedicata alla descrizione dei lavori da eseguire (è proprio sulla base della descrizione contenuta nel contratto che potrà essere valutato l'adempimento corretto o meno dell'Appaltatore);

(b) i termini di pagamento e il loro rapporto con il cronoprogramma (il cash flow negativo è una delle prime cause di insuccesso di commesse);

(c) le garanzie bancarie (bond) che devono essere prestate dall'Appaltatore o dal Committente e le condizioni che regolano le stesse (le garanzie a prima domanda sono le più diffuse e una loro eventuale escussione abusiva può determinare il fallimento non solo della commessa ma anche dell'azienda);

(d) le eventuali varianti allo Scope of Work (se le varianti sono mal regolate nel contratto, il rischio di controversie è molto più che concreto);

(e) le modalità con cui i test di completamento vengono eseguiti (molte controversie sorgono perché il Committente ritarda senza giustificato motivo i test sui lavori eseguiti);

(f) le cause che danno diritto alle parti di risolvere il contratto e l'eventuale compenso che spetta all'Appaltatore in caso di risoluzione senza motivo;

(g) le modalità per la risoluzione delle controversie;

(h) la legge applicabile al contratto.

3. MANTIENI adeguatamente e correttamente documentazione scritta di ogni evento del rapporto contrattuale. Troppo spesso, nei rapporti con il Committente, si ritiene che una telefonata sia preferibile ad una lettera formale. Non solo si deve tenere la corrispondenza con il Committente, ma si deve tenere nota (mediante, ad esempio, apposite minute di meeting) di ogni tipo di evento e di riunione sia interna che con il Committente o con i fornitori. Solo una puntale e precisa 'registrazione' dei fatti consentirà di ricostruire correttamente come i fatti si sono svolti in caso di controversie;

4. COMUNICA immediatamente al Committente ogni evento che ti dà diritto ad una proroga del termine di consegna dei lavori ovvero a richieste di aumenti del corrispettivo ed inizia un dialogo (supportato da documentazione) il più possibile costruttivo che tenda a prevenire ogni forma di controversia. Molti contratti standard (ad esempio i contratti FIDIC) prevedono tempistiche ben precise per presentare claim. Sulla base della legge applicabile al contratto, il mancato rispetto di tali tempistiche può addirittura far venir meno il diritto dell'Appaltatore di chiedere un corrispettivo ulteriore o una proroga del termine di completamento dei lavori;

5. MANTIENI sempre aggiornato il cronoprogramma ed utilizzalo come una vera e propria registrazione degli eventi che hanno avuto qualsiasi tipo di impatto sulle tempistiche di esecuzione dei lavori. Questo permetterà di dimostrare ogni evento che ha determinato un ritardo nell'esecuzione della commessa e le responsabilità connesse. ll cronoprogramma non deve essere inteso infatti come un documento 'statico' che una volta compilato si mette da parte, ma anzi come uno dei principali strumenti attraverso il quale dimostrare quale evento ha determinato un ritardo e stabilirne dunque le relative responsabilità.

C. Alcune cause dell'alta litigiosità negli Appalti Internazionali

In termini generali, in un contratto di appalto internazionale (e non solo) l'Appaltatore vuole massimizzare, in modo legittimo, il proprio margine ed il Committente vuole, in modo altrettanto legittimo, spendere il meno possibile. Forse è proprio in questo che risiede la prima fonte delle controversie tra le parti di un contratto internazionale di appalto.

In termini meno astratti, le ragioni dell'alto numero di controversie negli appalti internazionali sono varie (in aggiunta, come detto, a fattori legati a differenze culturali, legali e linguistiche):

  • la persistente crisi del settore costringe spesso gli Appaltatori ad accettare commesse internazionali 'al costo' riducendo il proprio margine nella speranza che, in corso di opera, si riesca poi ad ottenere 'qualcosa in più' dal Committente;
  • di frequente accade anche che esistano lacune nella descrizione dei lavori predisposta dal Committente o che la descrizione dei lavori sia generica (o venga letta in modo superficiale dall'Appaltatore) e questo costringe spesso l'Appaltatore a stabilire un prezzo per le opere che poi si rivelerà insufficiente (in assenza di varianti) a coprire i costi per tutti i lavori effettivamente eseguiti e da eseguire;
  • una cattiva gestione della commessa (ad esempio per ragioni tecniche o per mancanza di risorse adeguate) determina spesso problemi sia in termini di tempistiche che di qualità di esecuzione delle opere;
  • spesso accade anche che il Committente ritardi l'accettazione dell'opera (più o meno ragionevolmente) determinando ulteriori costi che l'Appaltatore difficilmente riesce a recuperare.

D. Conclusioni

I contratti di appalto internazionali sono di per sè stessi contratti complessi per varie ragioni, sia di natura tecnica che di natura prettamente contrattuale. Si pensi solo al fatto che si tratta di contratti che vengono stipulati per la costruzione di impianti o strutture complesse.

Ma ancora, si tratta di contratti che vengono firmati tra parti di culture diverse ed il fattore culturale ha un grande impatto nella gestione delle commesse estere (si pensi ad un contratto stipulato tra un soggetto italiano ed un soggetto sud-americano o arabo o indiano).

Senz'altro uno degli elementi vincenti di ogni commessa estera è quello di cercare di comprendere la cultura con cui ci si confronta e cercare di capire a fondo le differenze culturali che separano l'Appaltatore dal Committente.

Fermo restando tutto ciò le regole sopra indicate sono regole di buon senso che poche volte vengono seguite con la dovuta attenzione ma che, sulla base di esperienze concrete, consentono spesso di limitare al massimo controversie che possono avere effetti deleteri sulle parti.

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Appalti Internazionali: 5 Regole per Evitare Controversie

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