All'articolo 106 del decreto legge n. 18 del 17 marzo 2020 (il "decreto") il Governo ha introdotto delle misure temporanee al fine di consentire alle società di tenere le proprie assemblee annuali di bilancio 2019 nel rispetto delle misure restrittive per contenere il diffondersi dell'epidemia COVID-19.

Le disposizioni approvate sono volte, in particolare, a consentire, almeno per la prossima stagione assembleare, e prescindere dalle disposizioni statutarie:

  • a tutte le società di capitali, di approvare il bilancio 2019 nel termine di 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale;
  • a tutte le società di capitali, di tenere le assemblee mediante partecipazione telematica ai lavori assembleari e/o con voto per corrispondenza o elettronico, anche escludendo la partecipazione fisica dei soci;
  • a tutte le società a responsabilità limitata, l'adozione di decisioni dei soci mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto;
  • a tutte le società aperte di tenere le assemblee senza la partecipazione fisica dei soci, mediante il solo conferimento di deleghe al rappresentante previsto dall'art. 135 undecies TUF.

I. Premessa

In questo periodo dell'anno gli amministratori della maggior parte delle società hanno già approvato o si apprestano ad approvare il progetto di bilancio e la convocazione dell'assemblea annuale dei soci.

L'emergenza Coronavirus e le misure restrittive emanate per contenerla rendono, però, impossibile tenere una riunione fisica dei soci, quantomeno per le società aperte e per le società chiuse con un numero non esiguo di azionisti.

II. Quando tenere l'assemblea

In situazioni normali, l'assemblea annuale di approvazione del bilancio deve tenersi entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale (ossia entro il 29 aprile). Gli statuti di diverse società già prevedono la possibilità di approvare il bilancio nel maggior termine di 180 giorni (quindi entro il 28 giugno), come consentito dall'art. 2364 del codice civile nel caso in cui "siano tenute alle redazione del bilancio consolidato" e "quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura e all'oggetto della società".

Il decreto consente a tutte le società di capitali di usufruire del termine di 180 giorni, a prescindere da quanto previsto in statuto.

Nei limiti in cui non vi sia necessità di assumere deliberazioni urgenti, le società che avevano in programma di tenere le proprie assemblee nei primi mesi dell'anno potrebbero quindi valutare l'opportunità di un rinvio sino ai mesi di maggio o giugno. In tale ipotesi, gli amministratori dovrebbero:

  • modificare il calendario finanziario della società, se quotata o ammessa alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione, dandone comunicazione al mercato e a Borsa Italiana; e
  • nel caso in cui l'assemblea fosse già stata convocata, annullare la convocazione e procedere nei termini di legge a una nuova convocazione 1.

III. L'assunzione di delibere dei soci senza la loro partecipazione fisica all'assemblea

Già prima del decreto, l'ordinamento italiano prevedeva strumenti per consentire ai soci di partecipare all'assemblea e/o esprimere il proprio voto a distanza, ove previsti dallo statuto. Non era comunque possibile escludere il diritto dei soci alla partecipazione fisica all'assemblea.

Il decreto interviene su tali aspetti, in quanto:

  • consente a tutte le società di capitali di prevedere l'espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e/o l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; consente inoltre, a tutte le società di capitali, di tenere l'assemblea anche mediante la sola partecipazione telematica dei soci ai lavori assembleari 2;
  • consente a tutte le società a responsabilità limitata l'adozione di decisioni dei soci mediante consultazione scritta o sulla base del consenso espresso per iscritto; e
  • consente a tutte le "società aperte" (con azioni quotate, ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione, o con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante), società cooperative, mutue assicuratrici, banche popolari e banche di credito cooperativo, di ricorrere alla nomina del rappresentante designato, di cui all'art. 135 undecies TUF3 e di tenere le assemblee senza la partecipazione fisica dei soci, mediante il solo conferimento di deleghe al rappresentante previsto dall'art. 135 undecies TUF (in alternativa o in aggiunta alla partecipazione telematica di cui sopra).

IV. Periodo di vigenza

Le norme sopra descritte si applicano alle assemblee convocate durante il periodo in cui è in vigore sul territorio nazionale lo stato di emergenza relativo al Coronavirus e, comunque, a quelle convocate entro il 31 luglio 2020.

Footnotes

1. Per le società quotate, la record date e i termini previsti per richiedere l'integrazione dell'ordine del giorno ai sensi dell'art. 126-bis TUF e presentare la lista per la nomina delle cariche sociali saranno calcolati tenendo a riferimento la nuova data dell'assemblea.

2. Il decreto chiarisce altresì che, nel caso di partecipazione all'assemblea mediante mezzi telematici non è neppure necessaria la presenza nello stesso luogo del presidente, del segretario o del notaio.

3. Il termine per il conferimento della delega è fissato al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell'assemblea.

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