Germany: ISO 37002 Whistleblowing-Managementsysteme: der neue globale Standard für Whistleblowing von Organisationen

Last Updated: 21 March 2019
Article by Jan Stappers

ISO 37002 ist eine Richtlinie für Whistleblowing-Managementsysteme, die derzeit von der International Organization for Standardization (ISO) entwickelt wird. Die Fertigstellung des internationalen Standards ist für Ende 2021 geplant. Die Notwendigkeit eines Standards für Whistleblowing-Managementsysteme ist eindeutig; ein Whistleblowing-System zu haben, reicht nicht aus, um Ihre ethischen Codes zu verfolgen. Die Erfolgsfaktoren für das Whistleblowing innerhalb von Unternehmen sind die Schaffung von Vertrauen für diejenigen Personen, die etwas zu sagen haben. Der ISO-Standard ist ein sehr wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem gemeinsamen Standard, der diese Art von Vertrauen aufbauen kann. Wichtige Elemente sind Datensicherheit, die Sicherstellung eines anonymen Dialogs mit dem Hinweisgeber, und Schutz für diejenigen, die offen Bericht erstatten. In diesem Artikel werden Hintergrund, Umfang und Mehrwert der ISO 37002-Norm beschrieben.

ISO 37002, der neue globale Standard für Whistleblowing-Managementsysteme – worum geht es dabei?

ISO 37002 enthält Richtlinien für die Implementierung, Verwaltung, Bewertung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines robusten und effektiven Verwaltungssystems in einer Organisation für die Meldung von Missständen". Der internationale Standard wird nicht sektorspezifisch sein und sich somit für Organisationen aller Größen eignen, von KMUs bis zu multinationalen Unternehmen. ISO 37002 basiert auf den Grundsätzen des Vertrauens, der Unparteilichkeit und des Schutzes, und zielt darauf ab, Organisationen dabei zu unterstützen, den gesamten Zyklus des Whistleblowing zu steuern:

  • Feststellung und Meldung von Bedenken wegen Fehlverhaltens
  • Beurteilung der Bedenken wegen Fehlverhaltens
  • Mittel zur Behandlung von Bedenken wegen Fehlverhaltens
  • Schließen von Whistleblowing-Fällen

Die neue ISO-Norm für Whistleblowing-Managementsysteme bietet Organisationen praktische Anleitungen zu einer Vielzahl von Aspekten der Whistleblowing-Verwaltung. ISO 37002 ist eine Richtliniennorm. Sie enthält keine Anforderungen, enthält jedoch Anleitungen zu Whistleblowing-Managementsystemen und empfohlenen Vorgehensweisen. Die Ziele des neuen Standards sind:

  • Anleitung von Organisationen, einheitliche Rahmenbedingungen für die Meldung von Missständen einzurichten, die ein schützendes Umfeld schaffen und Fehlverhalten souverän melden, um Bedenken rasch und angemessen anzugehen;
  • Unterstützung beim Aufbau von Vertrauen zwischen einer Organisation und ihren Stakeholdern, einschließlich der Mitarbeiter;
  • Reaktion auf Bedenken hinsichtlich der Meldung und Behandlung von Fehlverhalten angesichts der zunehmenden Anzahl öffentlich gemeldeter Fälle;
  • Unterstützung von Good Governance und Transparenz. Die Absicht ist, dass ISO 37002 als eigenständiges Dokument verwendet wird. Der vorgeschlagene Standard könnte auch in Verbindung mit anderen Standards verwendet werden, z. B. Organisationsführung und die Bekämpfung von Korruption, Compliance und andere Managementsysteme.
  • Leitende Organisationen bei der Förderung einer Kultur der Transparenz, in der die Menschen zuversichtlich sind, Bedenken wegen Fehlverhaltens melden zu können.

Warum ist das Whistleblowing von Unternehmen zu einem selbstverständlichen und wichtigen Bestandteil der Compliance-Struktur geworden?

Die Entscheidung, einen internationalen Standard für Whistleblowing-Managementsysteme zu entwickeln, kommt zu einem günstigen Zeitpunkt. In den letzten Jahren haben Nachrichtenagenturen eine Reihe von Berichten über Missstände wie MeToo und Cambridge Analytica veröffentlicht. Die breite Öffentlichkeit befürwortete die Menschen, die die auf die Missstände hinwiesen. Immer mehr Organisationen gingen der Forderung nach mehr Transparenz nach und erkannten die Wichtigkeit von Hinweisgebern bei der Vorbeugung und Aufdeckung von Fehlverhalten von Unternehmen. Das Whistleblowing hat an Bedeutung gewonnen. Die Ergebnisse der WhistleB 2018-Kundenstudie spiegeln diese positive Einstellung zum Whistleblowing wider:

  1. Kunden erhalten deutlich mehr Meldungen zur Meldung von Missständen.

Im Durchschnitt erhielten Organisationen pro 400 Angestellte im Jahr eine Nachricht – eine Verdoppelung seit der letzten Befragung. Diese Entwicklung wird wahrscheinlich durch die veränderte Einstellung zu Whistleblowern und durch die Tatsache, dass mehr Organisationen ihre Systeme für externe Parteien öffnen, vorangetrieben (siehe Punkt 4 unten).

  1. Berichte liefern wertvolle Informationen, aber Anonymität ist ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Kunden berichteten, dass viele Whistleblower-Meldungen zu Ermittlungen führten, und gaben an, dass Whistleblower-Meldungen ihnen ermöglichen, frühzeitig gegen Fehlverhalten vorzugehen. Strenge Datensicherheit und die Möglichkeit anonym zu berichten ist jedoch unerlässlich. Etwa die Hälfte der Nachrichten führte zu einem anonymen Dialog.

  1. Am häufigsten werden finanzielle Unregelmäßigkeiten und Missbrauch am Arbeitsplatz gemeldet.

Fast die Hälfte aller von den Befragten eingegangenen Berichte betrafen Wirtschaftsbetrug und Unregelmäßigkeiten. Im letzten Jahr haben jedoch auch Missbrauchsfragen am Arbeitsplatz zugenommen.

  1. Externe Parteien werden eher zur Berichterstattung aufgefordert.

Während Mitarbeiter weiterhin die Hauptquelle für Whistleblowing-Nachrichten sind, werden Zulieferer, Kunden und andere Parteien zunehmend aufgefordert ebenfalls zu berichten. Wir führen dies auf Organisationen zurück, die Whistleblowing immer mehr als proaktiven Teil ihrer Geschäftsethik betrachten.

  1. Online-Berichterstattung dominiert.

Unsere Kunden erhalten 90% ihrer Berichte über den Online-Kanal. Dies liegt an der Verbreitung von intelligenten Geräten, der Leichtigkeit, mit der Beweismaterial an webbasierte Berichte angehängt werden kann, und strengeren Anforderungen an die Verwaltung persönlicher Daten.

Organisatorisches Whistleblowing – ein globales Phänomen

Ein wichtiger Schritt wurde von der Europäischen Kommission im Jahr 2018 unternommen, als sie ein neues Gesetz zur Stärkung des Schutzes von Hinweisgebern in der gesamten EU vorschlug. Die Begründung ist, dass Skandale aufgrund mangelnder Transparenz zeigen, dass Hinweisgeber eine wichtige Rolle bei der Aufdeckung von Aktivitäten spielen können, die dem öffentlichen Interesse und dem Wohl unserer Bürger und unserer Gesellschaft" schaden. Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern oder einem Jahresumsatz von über 10 Mio. EUR müssen ein internes Verfahren für die Bearbeitung von Hinweisgebern einrichten. Alle staatlichen und regionalen Verwaltungen und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern werden ebenfalls von dem neuen Vorschlag erfasst.

In den letzten Jahren forderten verschiedene europäische Gremien den Schutz von Hinweisgebern. Beispiele sind die Empfehlung des Europarates an die Mitgliedstaaten zum Schutz von Hinweisgebern aus dem Jahr 2014 sowie die Entschließung des Europäischen Parlaments zu legitimen Maßnahmen zum Schutz von Hinweisgebern, die im öffentlichen Interesse handeln, von 2017. Diese Initiativen haben die Gesetzgeber beeinflusst wachsende Zahl von Ländern, die neue oder überarbeitete Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern erlassen; Beispiele sind das Gesetz von 2017 zur Änderung des australischen Finanzministeriums (zur Verbesserung des Schutzes von Hinweisgebern für Whistleblower), das Gesetz Nr. 179/2017 (Italien) und das französische Loi Sapin II.

Whistleblowing wird seit vielen Jahren von verschiedenen Organisationen thematisiert. Bereits zu Beginn dieses Jahrhunderts hat sich die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) mit der Bedeutung der Verbesserung des ethischen Verhaltens befasst, das sich immer stärker auf den Schutz von Hinweisgebern konzentriert.

Auch die Global Reporting Initiative (GRI) befasst sich seit langem mit organisatorischen Missständen als Teil der globalen Standards der GRI für die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Disclosure G4-58 (Disclosure zu Ethik und Integrität) wurde im Oktober 2016 durch die GRI-Standards ersetzt und ist jetzt Disclosure 102-17 (Mechanismen für Ratschläge und Bedenken bezüglich Ethik) in der GRI 102: General Disclosures 2016-Norm. Formeln werden zur Verfügung gestellt, um Interessenvertreter in Bezug auf ethisches und gesetzmäßiges Verhalten und organisatorische Integrität zu konsultieren oder Bedenken bezüglich dieser Angelegenheiten zu melden. Disclosure 102-17 gibt folgendes an:

Die berichtende Organisation muss die folgenden Informationen melden:

Eine Beschreibung der internen und externen Mechanismen für:

  1. Beratung in Bezug auf ethisches und gesetzmäßiges Verhalten und organisatorische Integrität;
  2. Berichterstattung über Bedenken hinsichtlich unethischem oder rechtswidrigem Verhalten und organisatorischer Integrität.

Durch Korruptionsskandale angeregt, haben Branchenorganisationen ihre eigenen Standards zur Bekämpfung von Whistleblowing eingeführt oder aktualisiert; Beispiele sind der neue Standard 16949: 2016 der International Automotive Task Force (IATF), der erstmals eine Politik der Ethikeskalation (Whistleblower-Richtlinie) in einem Automobilqualitätsstandard umfasst, zudem hat die Australian Bankers Association hat die Überprüfung der Whistleblowing Protections durch australische Banken beauftragt.

ISO 37002-Standard für Whistleblowing-Managementsysteme – was wird es beinhalten?

ISO 37002 wird als High Level Structure (HLS) strukturiert. Die HLS besteht aus 10 Klauseln, die alle ISO-Managementsystemstandards verwenden müssen, um Konsistenz und bessere Integration zwischen Systemen verschiedener Disziplinen sicherzustellen. Der HLS-Ansatz beinhaltet einen präzisen Entwurf. Beispielsweise wird derzeit über den Wortlaut der ISO 37002 diskutiert, da der Leitfaden allgemeine Managementsystembegriffe und -definitionen sowie disziplinspezifische Begriffe enthalten wird.

Organisationen, die keine Managementsystemstandards angenommen haben, können ISO 37002 als eigenständige Anleitung in ihrer Organisation übernehmen. Organisationen haben die Möglichkeit, den Anwendungsbereich des Systems zur Meldung von Missständen durch die Berichterstattung von außerhalb der Organisation zu erweitern.

WG3 gibt an, einen Rahmen für die Einrichtung eines klaren und robusten organisatorischen Hinweisgebersystems zu schaffen. WG3 räumt ein, dass die Schaffung eines Schutzumfelds, in dem Menschen vertrauensvoll Bedenken melden können, entscheidend für die wirksame Verhütung und Bekämpfung von Fehlverhalten ist. ISO 37002 befasst sich mit der Notwendigkeit von Organisationen, Whistleblower und andere Personen zu schützen, die als Folge der Meldung von Fehlverhalten betroffen sein könnten. Vergeltungsmaßnahmen werden als besonderes Risiko für die Meldung von Missständen erwähnt. Dieser Ansatz gibt Aufschluss über das Verständnis der WG3 in Bezug auf die komplexe Frage der Einrichtung und Verwaltung einer effektiven Infrastruktur für die Meldung von Missständen, die sich nicht auf die Sichtweise des Arbeitgebers beschränkt, sondern auch auf die besondere Perspektive des Hinweisgebers.

Warum ist organisatorisches Whistleblowing so wichtig?

Im Jahr 2017 veröffentlichte die Europäische Kommission den Bericht Schätzung der wirtschaftlichen Vorteile des Schutzes von Hinweisgebern bei der Vergabe öffentlicher Aufträge". Dem Bericht zufolge gibt es ein starkes wirtschaftliches Argument für den Schutz von Hinweisgebern. In allen untersuchten Ländern wurde festgestellt, dass die potenziellen Gewinne durch die Rückforderung missbrauchter öffentlicher Mittel die Kosten für den Aufbau und die Wartung solcher Systeme allein im Bereich der öffentlichen Beschaffung übersteigen.

Laut dem Bericht der Association of Certified Fraud Examiner (ACFE) aus dem Jahr 2018 an die Nations – Globale Studie zu Betrug und Missbrauch am Arbeitsplatz – verlieren Organisationen jedes Jahr durchschnittlich 5 Prozent ihres Jahreseinkommens an Betrug. Ein sicheres Hinweisgebersystem ist die optimale Lösung, um Fehlverhalten zu vermeiden. In demselben Bericht heißt es, dass Betrugsverluste in Organisationen mit Whistleblowing-Hotlines um 50% geringer waren als diejenigen ohne Whistleblower-Hotline.

Whistleblowing wird häufig als Risiko für Vorstände, Ausschüsse, Direktoren und den Ruf der Organisation angesehen. Mit einer soliden Infrastruktur für die Meldung von Missständen bietet Whistleblowing jedoch die Möglichkeit, die Kultur besser zu verstehen und zu verwalten, wodurch Unregelmäßigkeiten intern beseitigt werden können, bevor sie von außen unkontrollierbar werden.

Obwohl es eine Reihe von bestehenden und nützlichen Bezugspunkten gibt, gibt es derzeit keinen einzigen international anerkannten Standard für das Whistleblowing. Bestehende Dokumentation konzentriert sich weitgehend auf rechtliche Verpflichtungen und was Regierungen im Hinblick auf die Whistleblowing-Gesetzgebung tun sollten. Dies ist zwar wichtig, jedoch nicht geeignet oder praktikabel, um Organisationen das Verständnis von Whistleblowing-Prinzipien und die wirksame Umsetzung von Richtlinien und Verfahren zu ermöglichen.

Die ISO 37002 Whistleblowing-Managementsysteme – Richtlinien sind wahrscheinlich der zukünftige globale Standard für das Whistleblowing von Organisationen. Angesichts der komplexen Handlungsspielräume der Organisation, die der derzeitige Rechtsrahmen in Bezug auf Whistleblowing und verwandte Themen wie Datenschutz bietet, ist die Erteilung praktischer Leitlinien eine sehr begrüßenswerte Entwicklung. Organisationen können sich auf die zukünftigen Richtlinien vorbereiten, indem sie die derzeit vorhandene Whistleblowing-Struktur abbilden.

Der Standard ISO 37002 Whistleblowing Management Systems soll bis Ende 2021 fertiggestellt sein.

WhistleB ist seit langem ein Befürworter des Schutzes von Hinweisgebern. Wir sind der festen Überzeugung, dass Organisationen, wenn sie transparent sind und sichere Methoden zur Meldung von Fehlverhalten ohne Vergeltungsrisiko bieten, langfristig erfolgreicher sind. Unsere Kunden profitieren von der Erfahrung von WhistleB bei der Einrichtung und Aufrechterhaltung einer soliden Whistleblowing-Struktur. Weitere Informationen zum Whistleblowing-Managementsystem nach ISO 37002 und zum Whistleblowing-Management im Allgemeinen kontaktieren Sie jan.stappers@whistleb.com.

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EU:s direktiv kan ses som ett svar på en global mega-trend för främjande av transparens. Vilka krav ställer den nya lagen? Och vad är avgörande för en trovärdig hantering av visselblåsarärenden?

 
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