France: Alerte Droit social - Le télétravail : N'attendez plus la canicule pour mieux encadrer le télétravail!

Le télétravail est aujourd'hui plébiscité par une majorité considérable de ses utilisateurs. Salariés bénéficiaires, managers encadrants et chefs d'entreprises y sont en effet favorables à plus de 80%1. Source d'équilibre personnel entre vie professionnelle et privée, tremplin vers plus d'autonomie, de confiance et de souplesse, le télétravail séduit parce qu'il permet de travailler plus et mieux. Ses atouts en font un levier notable de performance2 et de qualité de vie au travail. Plus encore, il permet de développer une marque employeur attractive pour les nouvelles générations.

Les actuelles périodes de canicule sont l'occasion de soulever quelques questions pratiques relatives à sa mise en Suvre. Pour y remédier, nous vous proposons quelques pistes pour un encadrement sécurisé du télétravail.

I. Le télétravail, c'est quoi ?

Le télétravail est la réalisation volontaire par un salarié de ses missions contractuelles en dehors des locaux de l'entreprise, au moyen des technologies de l'information et de la communication, alors même que celles-ci auraient pu être réalisées au sein des locaux de l'entreprise. Il peut s'exercer au domicile du salarié ou dans un télécentre, espace dédié.

Différentes sources juridiques régissent le télétravail :

  • La loi3;
  • Un Accord national interprofessionnel4 ;
  • Le cas échéant, un accord d'entreprise ou une charte, le contrat de travail.

Il se distingue :

  • des déplacements professionnels (travail ne pouvant être réalisé dans les locaux de l'entreprise) ;
  • du travail à domicile si les critères de ce dernier ne sont pas remplis (travail exécuté à domicile, moyennant une rémunération forfaitaire pour le compte d'un ou plusieurs établissements industriels, commerciaux ou artisanaux, alors considérés comme donneurs d'ouvrage).

Le télétravail doit être volontaire. La mise en Suvre contrainte du télétravail peut s'analyser en une modification du contrat de travail pouvant justifier une prise d'acte de la rupture du contrat et être considéré comme un licenciement injustifié.

II. Qui peut télétravailler ?

En théorie, le télétravail est légalement possible pour tous les salariés.

En pratique, certains postes de travail ne peuvent être délocalisés (travail en atelier, en équipe etc.). Par ailleurs, le télétravail peut être déconseillé à certains profils de salariés (manque d'autonomie, d'ancienneté etc.).

Les télétravailleurs réguliers doivent être identifiés comme tels sur le registre unique du personnel.

III. Quand télétravailler ?

Le télétravail peut être occasionnel ou permanent. Dans ce dernier cas, une attention particulière de l'employeur devra être apportée à la situation. 

En cas de circonstances exceptionnelles la loi encourage fortement le télétravail :

  • Menace d'épidémie ;
  • Cas de force majeure (inondation, neige, canicule, épisode de pollution...).

IV. Comment le mettre en place ?

Le télétravail peut être mis en Suvre :

  • Par un accord collectif
  • Par une charte mise en Suvre après avis du Comité social et économique s'il existe

Dans ces deux situations, il conviendra alors de préciser les éléments suivants :

  • Conditions de passage en télétravail ;
  • Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en Suvre du télétravail ;
  • Modalités de contrôle du temps de travail ;
  • Détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.

En pratique, il est conseillé de prévoir : le détail des conditions d'éligibilité au télétravail, la procédure de candidature, une période d'adaptation, la protection de la vie privée des télétravailleurs (protection de leur domicile, droit et devoir de déconnexion...).

  • Par accord formalisé par tout moyen (exemple : un email

Pour ou contre l'avenant télétravail ?

POUR : s'il s'agit de télétravail permanent. En effet, l'avenant entraîne inévitablement une perte de souplesse, mais il apporte néanmoins un cadre juridique précis sécurisant et clarifie les obligations réciproques. La formalisation contractuelle offre de surcroît un moment d'échange entre les RH et le télétravailleur utile à l'accompagnement du télétravail.

PLUTÔT CONTRE : s'il s'agit de télétravail ponctuel. En pratique, il est dans ce cas préférable de conserver une certaine souplesse et se référer aux règles collectives (charte, accord collectif).

V. Quel équipement doit-on mettre à disposition et comment ?

L'équipement du salarié en télétravail doit lui permettre de réaliser ses fonctions dans des conditions de santé et de sécurité optimales. Le télétravail étant par définition réalisé par l'intermédiaire des technologies de l'information et de la communication, l'employeur devra les mettre à disposition du télétravailleur n'en possédant pas.

L'employeur est, par ailleurs, tenu d'informer le télétravailleur des restrictions à l'usage des équipements informatiques ou de service de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de celles-ci.

VI. Quels frais doit-on rembourser ?

Si la loi ne prévoit plus expressément la prise en charge des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail (matériels, logiciels, abonnements...), il n'en demeure pas moins que ces dépenses sont inhérentes à l'emploi. Lorsque la dépense résulte des conditions d'exécution du travail et impose au salarié une charge supérieure à celles liées à la vie courante, il est conseillé de maintenir leur remboursement au titre des frais professionnels.

Régime social :

En tant que frais professionnel,  leur remboursement pourra être exclu de l'assiette des cotisations, à condition d'être justifié par la réalité des dépenses supportées par le salarié.

VII. Comment assurer le suivi du télétravail ?

L'employeur a une obligation de santé et de sécurité au travail. Lorsque ce dernier ne s'exerce pas sous ses yeux, une vigilance particulière s'impose pour prévenir les situations de burn-out ou d'isolement. Le suivi du télétravail s'opère tout d'abord par un rôle actif du manager. Penser à former les managers sur ces sujets, les sensibiliser et pourquoi pas prendre en compte leurs capacités à gérer le télétravail de leurs équipes dans leur bonus.

Le suivi du télétravail s'opère également par le biais de l'entretien annuel de suivi du télétravail. Ce dernier doit porter sur les conditions d'activité et la charge de travail du télétravailleur. Il est conseillé d'en conserver une trace écrite contresignée par le salarié dans son dossier. Le salarié en télétravail conserve à tout moment une priorité pour occuper ou reprendre un poste dans les locaux.

VII. Comment gérer un accident en télétravail ?

Il est important de savoir que même en situation de télétravail, l'accident survenu sur le lieu du travail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle est présumé être un accident du travail.

En cas d'accident :

⇨ Si ce dernier a eu lieu au domicile de la victime, celle-ci doit faire sa déclaration par RAR, sans délai ;

⇨ S'il survient au télécentre, la victime peut effectuer sa déclaration soit au représentant de l'employeur sur place, soit, en cas d'absence de personnel d'encadrement, à son employeur par RAR5.

Conseils pratiques :

⇨ Vérifier l'assurance du lieu où est réalisé le télétravail ;

⇨ interdire le télétravail dans des lieux potentiellement dangereux ou non propices à la concentration (exemple : lieux de restauration rapide...).

Footnotes

1  Etude réalisée par Malakoff Médéric Humanis en partenariat avec l'IFOP du 30/11/2018 au 11/12/2018 ; étude Randstad Awards 2016 ; étude Telework research network.

2 Baisse de l'absentéisme, meilleure productivité (salariés plus calmes, moins fatigués, conditions de travail plus favorables), économies pour l'entreprise, le salarié et bienfaits pour l'environnement.

3  Articles L.1222-9 à L.1222-11 du Code du travail notamment

4 ANI télétravail du 19 juillet 2005 étendu le 30 mai 2006 : applicable dans toutes les entreprises appartenant à un secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires, ses dispositions pouvant être toutefois écartées par un accord d'entreprise portant le même objet

5 Lettre Min., DSS SDFATH 161 du 7/07/1998

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