¿Por qué es importante tener una buena práctica de documentación y registro de hechos previo y durante la ejecución de un contrato? Consideramos que es crucial dicha documentación ya que contribuye a que las partes tengan, en buena medida, una mayor probabilidad de fortalecer el reclamo que se formula; además, también contribuye a facilitar la carga de los árbitros en revisar dicha documentación con el propósito de determinar la causa de los hechos y la distribución de responsabilidad.
La práctica de buena documentación contribuye para probar sus pretensiones no solo mediante testimonios, sino con documentos. Para ello, debe generarse un registro desde los momentos más tempranos que dieron lugar a la relación, las ofertas que se realizaron, consideraciones y requerimientos presentados, minutas de reuniones, entre otros, que coadyuven a recordar la información que llevó a la toma de decisiones.
Adicional, debe procurarse que desde el momento que empieza a surgir una disputa, que ésta quede debidamente documentada, incluso generando un registro numérico de las comunicaciones, teniendo en mente cualesquiera requerimientos contractuales hubiesen para dejar constancia de los incumplimientos.
Un sistema de planificación para el registro y documentación de la disputa, de manera ordenada y clara, seguramente aumentará las posibilidades de éxito que tengan las partes en el arbitraje y será crucial también al momento en que el Tribunal Arbitral tenga que resolver la disputa.
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